منظور از بهترین نرم افزار حضور و غیاب، نرم افزاری است که باید چندین ویژگی مهم داشته باشد. در ادامه مقاله، این موضوع را به‌طور کامل خواهیم شکافت. نرم افزار حضور و غیاب از طریق دستگاه کنترل تردد و به ترتیب پارامتر‌هایی که توسط کارفرما تعیین شده است، اطلاعات دقیق ورود و خروج افراد را به شما ارائه می‌دهد. این نوع سیستم کنترل تردد به‌صورت عمده در اماکن اداری مثل مدارس، شرکت‌ها و دانشگاه‌ها و دفاتر کار اداری کارایی دارد. اطلاعاتی که این نرم افزار در اختیار کارفرمایان قرار می‌دهد، شامل ساعت دقیق ورود و خروج، میزان دیرکرد، اضافه‌کار، میزان کارکرد مفید، محاسبه کارکرد به‌صورت ساعتی، روزانه و غیره است.
برای آشنایی با ویژگی‌های مورد نیاز بهترین نرم افزار حضور و غیاب، ادامه مطلب را از دست ندهید.
معرفی سیستم حضور و غیاب
محاسبه ساعات کارکرد کارکنان در محیط اداری، ثبت زمان تردد آن‌ها به‌صورت دقیق، محاسبه زمان تاخیر افراد در مجموع یک دوره زمانی، محاسبه دقیق زمان‌هایی که افراد زودتر از وقت در محل حاضر بوده‌اند از چیزهایی هستند که بدون شک هر کارفرمایی به دنبال آن است. علاوه‌برآن، اجرای این سیستم در محیط‌های کاری مثل شرکت‌ها و مدارس سبب ایجاد نظم در کار خواهد شد، چراکه انجام این کار به‌صورت دستی توسط خود کارکنان یا کارفرما مطمئنا دارای اشکالات و اشتباهاتی خواهد بود.
دراینصورت، ممکن است ازطرفی در حق برخی از افراد اجحاف شده و درعین‌حال برای برخی دیگر حقوق بیش‌ازحد معین پرداخت شود و از طرف دیگر مستلزم صرف زمان طولانی بوده و افرادی که این کار را انجام می‌دهند، باید دقت بسیار بالایی داشته باشند. البته با بالا‌رفتن تایم کاری، ضریب خطا نیز در انسان بالا می‌رود. درحالی‌که نرم افزار حضور و غیاب، تمامی این اطلاعات را از طریق دستگاه کنترل تردد جمع‌آوری کرده و با دقت بالا و مدت زمانی کوتاه به کارفرما ارائه می‌دهد. این موضوع باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه شما خواهد شد. استفاده از این سیستم پیشرفته برای مکان‌هایی که دارای تعداد کارکنان بالا هستند، بسیار مناسب و به‌صرفه است. بنابراین می‌توان گفت که به کارگیری و استفاده از بهترین نرم افزار حضور و غیاب، یک جایگزین بسیار عالی برای روش قدیمی و هزینه‌بر این کار است.
انواع نرم افزار حضور و غیاب
موضوعی که همواره در مورد سیستم حضور و غیاب مجموعه‌ها مورد بحث قرار گرفته، این است که برای یک محیط خاص چه نوع سیستمی باید اجرا شود؟ همچنین این سوال در ذهن افراد وجود دارد که چند نوع نرم افزار حضور و غیاب در بازار موجود است؟ بهترین نرم افزار حضور و غیاب کدام است؟
باید گفت که این سیستم، 5 نوع دارد که در ادامه آن‌ها را به شما معرفی می‌کنیم:
- نرم افزار حضور و غیاب ios و اندروید:
در این روش با نصب‌کردن اپلیکیشن حضور و غیاب مناسب سیستم عامل گوشی هوشمند خود می‌توانید به ثبت اطلاعات ورود و خروج کارکنان بپردازید.
- حضور و غیاب توسط اکسل:
روش دیگری که برای این کار وجود دارد، استفاده از اپلیکیشن اکسل است. به‌این‌صورت که کارفرما یا کارکنان اطلاعات را در اکسل به ثبت برسانند.
- نرم افزار حضور و غیاب آنلاین:
این کار به هیچ‌گونه سخت‌افزار و دستگاهی نیاز نداشته و می‌توان به‌راحتی اطلاعات مربوط به تردد افراد را ثبت کرد.
- نرم افزار حضور و غیاب تحت وب:
با نرم افزار حضور و غیاب تحت وب بدون احتیاج به یک سیستم کامپیوتری هم قابل انجام است. تنها نیاز آن اتصال به اینترنت است. دراینصورت در هر زمان و مکانی، امکان ثبت اطلاعاتی مثل درخواست مرخصی، ماموریت، ساعت ورود و خروج و غیره وجود دارد و نیازی به حضور در محل خاصی نیست.
- نرم افزار تحت ویندوز:
این نرم افزار فقط بر روی سیستم عامل ویندوز قابل نصب است. یعنی فقط به وسیله کامپیوتر و لپ‌تاپ می‌توان از آن استفاده کرد.
راهنمای خرید بهترین نرم افزار حضور و غیاب
این بخش به توضیح موارد مهمی اختصاص دارد که هنگام خرید و شناخت بهترین نرم افزار حضور و غیاب باید به آن توجه کافی داشته باشید تا از مشکلات احتمالی جلوگیری کنید:
- سیستمی که برای نصب نرم افزار حضور و غیاب نیاز دارید:
بیشتر این نرم افزار را می‌توان بر روی سیستم‌های کامپیوتری مثل ویندوز و همچنین سیستم عامل‌های موبایلی همچون اندروید و ios نصب کرد. اما درصورتی که امکان استفاده از این سیستم‌ها برای شما ممکن نباشد، راه‌های دیگری نیز هست. مثلا می‌توانید از نرم افزار تحت وب و آنلاین بهره ببرید.
- تعداد پرسنل:
تعداد کارکنان شرکت و زمینه فعالیت آن و همین‌طور نیاز کارفرما نقش زیادی در انتخاب بهترین نرم افزار حضور و غیاب دارد. به‌عنوان مثال ممکن است نرم افزار یک شرکت از لحاظ تعداد کارکنان، هیچ‌گونه محدودیتی نداشته باشد. درحالی‌که نرم افزار شرکت دیگر، مختص سازمان‌های کوچک تا متوسط باشد که تعداد کارکنان کمتری دارند.
[irp posts=”7697″ name=”اهمیت حضور و غیاب کارمندان | هرآنچه لازم است بدانید!”]
- گزارش‌دهی و امکانات نرم افزار:
شما به‌عنوان کارفرمای یک مجموعه باید با توجه به دقت نرم افزار حضور و غیاب در ارائه گزارش از فعالیت کارکنان دست به انتخاب بهترین نرم افزار حضور و غیاب بزنید. علاوه بر آن باید به شرایط و نیازمندی‌های شرکت نیز توجه داشته باشید.
- درنظرگرفتن بودجه:
از جمله مواردی که در افزایش یا کاهش قیمت بهترین نرم افزار حضور و غیاب نقش دارند، نوع نرم افزار، تعداد کارکنان، سیستم عامل مورداستفاده و عواملی از این قبیل هستند. بنابراین هزینه شما با توجه به نیاز شرکت و انتخابی که می‌کنید، تعیین خواهد شد.
- زمان تردد پرسنل:
درصورتی‌که شرایط شما به شکلی است که قصد دارید از راه دور، بر فعالیت کارکنان نظارت دقیق داشته باشید، توصیه می‌شود که از نرم افزارهای تحت وب و آنلاین استفاده کنید. همچنین نرم افزار حضور و غیاب ios و اندروید نیز برای شما مناسب هستند.
- سازگاری نرم افزار با تلفن همراه:
این که شما بتوانید از راه دور بر فعالیت کارکنان کنترل داشته باشید، یک امتیاز ویژه برای نرم افزار انتخابی محسوب می‌شود. نکته‌ای که باید بدانید این است که نرم افزار حضور و غیاب فقط به نرم افزارهای قابل اجرا بر روی سیستم‌های کامپیوتری مثل ویندوز خلاصه نمی‌شود. بلکه شما می‌توانید از نرم افزارهای موبایلی نیز استفاده کنید. البته می‌بایست نرم افزاری را انتخاب کنید که با تلفن همراه شما سازگار باشد.
- امکان یکپارچه‌کردن اطلاعات با سایر نرم افزارها:
امکان یکپارچه‌کردن داده‌های نرم افزار با دیگر نرم افزارها ویژگی است که نباید از آن غافل شد. چراکه می‌تواند زمینه رشد و پیشرفت در کارهای شرکت را فراهم آورد.
- تشخیص زمان دقیق:
هنگامی که دست به انتخاب نرم افزار می‌زنید، باید به یک نکته مهم و تاثیرگذار در روند امور مجموعه‌تان توجه کنید و آن هم، میزان دقت نرم افزاری است که توسط شما انتخاب خواهد شد.
- قابلیت هشدار پیش‌گیرانه:
بعضی از نرم افزارهای حضور و غیاب موجود در بازار در مواقع ضروری، هشدار‌های لازم را به افراد می‌دهند. مثلا هنگامی که به پایان وقت اداری نزدیک می‌شویم، این سیستم با یک هشدار، افراد را مطلع می‌کند. همچنین اگر کارکنان فراموش کنند که اطلاعات ورود و خروج خود را در سیستم ثبت کنند، هشدار دریافت خواهند کرد. این مورد هم یک مزیت است که نقش یادآوری به افراد را در مواقع ضروری ایفا می‌کند.
- تعداد دستگاه‌های ثبت زمان:
اگر در مجموعه خود از چندین دستگاه کنترل تردد بهره می‌برید، باید دستگاهی را خریداری کنید که قابلیت اجرا بر روی چند دستگاه برای آن تعریف شده باشد.
شناخت مزایا و معایب بهترین نرم افزار حضور و غیاب
این نرم افزار در کنار مزیت‌های بسیارش که در روند اجرای کار مجموعه قابل مشاهده است، معایبی نیز دارد. از جمله مزایای بهترین نرم افزار حضور و غیاب بالابردن سرعت و دقت کار ثبت رفت و آمد کارکنان است. همان‌طور که گفتیم، این سیستم سرعت و دقت بسیار بالاتری در قیاس با روش‌های قدیمی و به‌کارگیری نیروی انسانی دارد. مزیت دیگر این است که کارفرما اطمینان حاصل می‌کند که در اثر اشتباهات، حقوق خودش و یا پرسنل مجموعه‌اش ضایع نخواهد شد.
زیرا تمامی اطلاعات به‌صورت دقیق، در سیستم ثبت می‌شوند. این اطلاعات به‌صورت دائمی موجود بوده و کارفرما در صورت نیاز می‌تواند به این اطلاعات استناد کند. یعنی تا زمانی‌که داده‌ها توسط کاربران پاک نشوند، می‌توان از آن‌ها استفاده کرد و اگر اشتباهی وجود داشت آن را برطرف کرد.
حال می‌رسیم به معایب نه‌چندان زیاد آن که البته باید از آن‌ها مطلع باشید:
خرید بهترین نرم افزار حضور و غیاب یک هزینه اضافه و مجزا است که باید توسط کارفرما پرداخت شود. این موضوع ممکن است در نظر افراد خوشایند نباشد. علاوه‌برآن، این نرم افزار تا یک سال نیاز به پشتیبانی دارد که شامل هزینه‌های اضافه‌تری نیز می‌شود. علاوه‌بر همه این‌ها برخی از نرم افزارها ممکن است با یک دستگاه کنترل تردد خاص سازگاری نداشته باشند.
اگر به معایب نرم افزار حضور و غیاب دقت کنید، متوجه می‌شوید که در مقایسه با مزیت‌های این سیستم، چندان قابل توجه نیستند. بنابراین خرید و دانلود این نرم افزار برای هر مجموعه‌ای مناسب و به‌صرفه است. در بخش بعد در مورد سوالات پرتکراری که در مورد این سیستم پرسیده می‌شوند، صحبت خواهیم کرد. پس این بخش را از دست ندهید تا از اطلاعات دیگری که نیاز است بدانید، آگاه شوید.
پاسخ به سوالات پر تکرار در مورد بهترین نرم افزار حضور و غیاب
سوالاتی وجود دارد که از طرف کاربران به‌صورت مکرر پرسیده می‌شوند. برای همین تصمیم گرفتیم به همه این سوالات در این مقاله، پاسخی روشن بدهیم تا ابهامات شما در‌این‌باره برطرف شوند. سوال اول این است که:
- آیا نرم افزار رایگان را خریداری کنیم یا خیر؟
برخی از شرکت‌ها در صورت خرید دستگاه کنترل تردد از طرف کارفرما، یک نرم افزار حضور و غیاب را به‌صورت رایگان ارائه می‌دهند. این نرم افزار می‌تواند در ثبت داده‌های ورود و خروج کاربران موثر باشد. اما در موارد دیگری مثل درخواست مرخصی، محاسبه اضافه‌کار و یا حتی کسر کار با توجه به تاخیر کارکنان، مثل تاخیر در ورود به محل مجموعه و غیره را به‌درستی جمع‌آوری نمی‌کند. بنابراین به شما می‌گوییم در مجموعه‌ای با تعداد بالای پرسنل که نیازمند محاسبات متعدد و پیچیده است، از دریافت نرم افزار رایگان خودداری کنید. چراکه این سیستم‌ها قابلیت ارائه اطلاعاتی با این حجم را ندارند. اما اگر مجموعه شما کوچک بوده و تعداد افراد کمی دارد، مشکلی نیست. می‌توانید از نرم افزار رایگانی که برخی شرکت‌ها به کارفرما می‌دهند نیز استفاده کنید اما نباید توقع زیادی از کارکرد آن داشته باشید.
- هزینه‌های معقول برای خریداری نرم افزار حضور و غیاب چقدر است؟
به‌طورکلی این نرم افزارها یک قیمت دقیق ندارند. زیرا عواملی وجود دارند که بر قیمت آن تاثیر بگذارد. عواملی همچون تعداد کاربران، نیازمندی‌های مجموعه موردنظر، نوع نرم افزار، تعداد دستگاه‌های کنترل تردد کارکنان و عوامل دیگر. بنابراین قیمت نرم افزار حضور و غیاب با توجه به انتخاب کارفرما، افزایش یا کاهش می‌یابد. این محصول می‌تواند از ۱۰۰ هزار تومان تا چندین میلیون هزینه داشته باشد. اگر بخواهید که یک نرم افزار سفارشی‌شده داشته باشید، هزینه‌های شما بیشتر هم می‌شود.
- آیا می‌توان داده‌ها را از نرم افزار قبلی به سیستم جدید انتقال داد؟
یکی از دغدغه‌های کارفرمایان برای خرید نرم افزار جدید این است که اطلاعات‌شان از دست نرود. یعنی بتوانند آن اطلاعات قبلی را نیز بر روی نرم افزار قبلی بارگذاری کنند. درصورتی‌که دو دستگاه دیتابیس یکسان داشته باشند، جای نگرانی نیست و این کار امکان‌پذیر است. برای مثل دیتابیس هر دو نرم افزار باید sql و access باشد تا بتوان اطلاعات را بدون هیچ مشکلی انتقال داد. البته این کار می‌بایست توسط گروه ویژه نرم افزار انجام شود تا اطلاعات و داده‌های ارزشمند شما به‌درستی منتقل شوند.
- آیا امکان استفاده از نرم افزار کنترل تردد به عنوان جایگزین نرم افزار حضور و غیاب وجود دارد؟
باید بگوییم که خیر. انجام این کار ممکن نیست. چراکه کارکرد و وظیفه این دو سیستم با هم متفاوت است. در حقیقت این دو به‌عنوان مکمل هم به شمار می‌روند. هر یک از آن‌ها قابلیت‌هایی دارد که در کنار قابلیت‌های نرم افزار دیگر می‌تواند خدماتی عالی ارائه دهد. وظیفه نرم افزار کنترل تردد ثبت زمان دقیق عبور و مرور کارکنان است. درحالی‌که نرم افزار حضور و غیاب وظایف دیگری را بر عهده می‌گیرد. وظایفی همچون ثبت درخواست مرخصی، اضافه‌کار و کسر کارکرد با توجه به تاخیر، میزان کارکرد کارکنان و غیره که البته در این مطلب بارها به آن‌ها اشاره کردیم.
- آیا می‌توانیم با استفاده از این نرم افزارها حقوق کارکنان و پرسنل مجموعه را نیز محاسبه کنیم؟
گفتیم که وظیفه این سیستم، محاسبه زمان و نظارت بر کارکرد پرسنل مجموعه شما است. بنابراین باید بدانید که این نرم افزارها این قابلیت را ندارند و برای محاسبه حقوق کارکنان نیز باید یک نرم افزار مخصوص محاسبه حقوق کارکنان تهیه کنید. البته اخیرا برخی از شرکت‌ها این قابلیت را به نرم افزار حضور و غیاب ساخته‌شده توسط خودشان اضافه می‌کنند. کارفرمایان باید هنگام خرید به این موضوع توجه کرده و ببینند که آیا به آن نیاز دارند یا خیر. با این کار می‌توانید از وقوع اشتباه و افزایش هزینه‌ها جلوگیری کنید.
- آیا امکان ارتقا نرم افزار حضور و غیاب وجود دارد؟
این ویژگی به نوع نرم افزار و شرکت سازنده آن بستگی دارد. اما بعضی از شرکت‌ها با گذشت زمان دست به ارتقا و بروزرسانی محصولات خود می‌زنند. در این آپدیت‌ها علاوه‌بر برطرف‌کردن اشکالات موجود در نرم افزار، قابلیت‌های جدیدی را نیز به آن می‌افزایند.
- آیا لزوما باید نرم افزار و دستگاه حضور و غیاب را از یک شرکت دریافت کنیم؟
خیر؛ لزوما نیاز به انجام این کار نیست. این مورد در واقع نوعی محدودیت برای کارفرما ایجاد می‌کند. شرکت‌های داخلی چنین محدودیتی را برای افراد در نظر نمی‌گیرند. اما برخی از شرکت‌های خارجی ممکن است این کار را انجام دهند. به‌طوری‌که اگر دستگاه کنترل تردد و نرم افزار حضور و غیاب را با هم از آن‌ها نخرید، به شما خدمات پس از فروش ارائه نمی‌کنند. پس با توجه به شرکتی که با آن طرف حساب هستید، می‌توانید به این پرسش پاسخ دهید. یعنی وجود این محدودیت از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت است. برخی از شرکت‌ها این محدودیت را دارند درحالی‌که برخی دیگر ندارند.
- اعتبار لایسنس نرم افزار چقدر است؟
آخرین سوالی که در مورد نرم افزار حضور و غیاب پرسیده می‌شود، مربوط به مدت‌زمان منقضی‌شدن اعتبار لایسنس نرم افزار است. درحقیقت این مورد هم مانند مورد قبلی به شرکت فروشنده محصول بستگی دارد. برخی از آن‌ها لایسنس نرم افزار حضور و غیاب را به‌صورت دائمی به کارفرما ارائه می‌دهند؛ دراینصورت هزینه‌های دیگری را نیز باید بپردازید. این هزینه‌ها در ازای آپدیت نرم افزار و همچنین پشتیبانی آن از شما دریافت می‌شود. درحالی‌که برخی دیگر از شرکت‌ها لایسنس نرم افزار حضور و غیاب را برای مدت یک سال ارائه می‌دهند و بعد از یک سال برای تغییر تنظیمات نرم افزار باید آن را تمدید کنید.
کلام پایانی
در این مقاله به‌صورت کامل درباره بهترین نرم افزار حضور و غیاب با شما صحبت کردیم. با توجه به مطالب گفته‌شده در بالا باید دقت بالایی در خرید نرم افزار به خرج دهید. چراکه این محصول در انواع مختلف در بازار موجود است و به شکل‌های متفاوتی ارائه می‌شوند. مثلا هنگام خرید از برخی از شرکت‌ها حتما باید در کنار خرید نرم افزار حضور غیاب، دستگاه کنترل تردد را نیز از خودشان خریداری کنید وگرنه از خدمات آن‌ها بهره‌مند نخواهید شد.
علاوه‌برآن باید دانست که هر شرکت، نرم افزاری با قابلیت‌های متفاوت ارائه می‌دهد. این موضوع بر هزینه نرم افزار تاثیرگذار خواهد بود. پس شما باید با توجه به هزینه‌هایی که برای این کار در نظر گرفته‌اید، اقدام به انتخاب محصول کنید و همین‌طور باید بسته به نوع مجموعه و تعداد پرسنل و هدف‌تان از خرید نرم افزار، مورد دلخواه را انتخاب کنید. پس با دقت در این مقاله درمی‌یابید که اگر در مورد محصول، اطلاعات کافی را به دست بیاورید از مشکلاتی که ممکن است ایجاد شوند، پیش‌گیری خواهید کرد. درضمن این کار میزان رضایت شما از محصول خریداری‌شده را نیز بالاتر می‌برد.
امروزه نرم افزار حضور و غیاب پرسنل به‌عنوان یک نیاز غیرقابل‌انکار برای کارفرمایان و مجموعه‌های آن‌ها به شمار می‌رود. با استفاده از این محصول، می‌توانید سبب ایجاد پیشرفت در راندمان کاری شرکت و کارکنان مشغول در آن شوید. زیرا طبق گفته‌های قبلی حالا دیگر می‌دانید که نرم افزار حضور و غیاب در مقایسه با روش‌های سنتی و قدیمی همچون استخدام نیروی انسانی برای ثبت اطلاعات کارکنان شرکت، سرعت و دقت بسیار بیشتری دارد. چون انجام این کار توسط انسان با هزینه‌های بالا همراه بوده و در صورت فعالیت زیاد و خستگی، میزان اشتباهات در ثبت اطلاعات به طرز چشم‌گیری افزایش خواهند یافت.
درحالی‌که انجام این کار با استفاده از یک سیستم اتوماتیک هرگز این مشکلات را نخواهد داشت. شرکت‌هایی که از این نرم افزار استفاده می‌کنند، شاهد ایجاد یک نظم فوق‌العاده در کارکرد کارکنان هستند. چراکه با ورود یک سیستم این‌چنینی به سازوکار مجموعه، همه کار‌ها بر اساس قواعد و پارامترهای خاصی انجام می‌شوند که همین مورد، سبب ایجاد نظم در مکان‌های اداری است.
