راهنمای کامل استفاده از حقوق و دستمزد نانوواچ
راهنمای گامبهگام برای مدیران و کاربران سازمان.
۱. شروع کار و ثبتنام
برای شروع، به آدرس سامانه مراجعه کرده و روی «ثبتنام» کلیک کنید. اطلاعات پایهی سازمان (نام شرکت، نوع فعالیت، تعداد کارمندان تقریبی) را وارد کرده و شماره موبایل خود را تایید کنید. بلافاصله بعد از ثبتنام، یک دورهی آزمایشی رایگان برای شما فعال میشود که میتوانید بدون محدودیت تعداد کاربر، تمام امکانات را امتحان کنید.
نکته: رمز عبور اولیه هنگام ثبتنام به شما نمایش داده میشود — حتماً آن را در جای امنی یادداشت کنید. اگر فراموشش کردید، از گزینهی «فراموشی رمز عبور» در صفحهی ورود استفاده کنید (نیاز به شماره موبایل معتبر ثبتشده در حساب دارد).
۲. راهاندازی سریع سازمان
بعد از ورود، ویزارد «راهاندازی سریع» شما را در چند قدم ساده راهنمایی میکند:
- تعریف یک یا چند قالب قرارداد (مثلاً «تماموقت»، «پارهوقت») با نام دلخواه خودتان.
- تعیین حقوق پایهی هرکدام از این قالبها.
- در صورت تمایل، اتصال به سامانهی حضور و غیاب نانوواچ.
این ویزارد بهطور خودکار مولفههای اصلی حقوق (حقوق پایه، اضافهکاری، فوقالعادههای قانونی) را برایتان آماده میکند — نیازی به دانش تخصصی مالی یا فنی ندارید.
۳. مدیریت کارمندان و قراردادها
از منوی «پرسنل»، کارمند جدید اضافه کنید: اطلاعات فردی، عکس پروفایل، کد ملی و تاریخ استخدام را وارد کنید. سپس برای هر کارمند یک قرارداد فعال از روی قالبهای ساختهشده انتخاب کنید.
نکته: هر کارمند باید حتماً یک قرارداد فعال داشته باشد تا حقوقش قابلمحاسبه باشد. اگر کارمندی هنوز قرارداد ندارد، در اجرای حقوق بهعنوان خطا مشخص میشود، بدون اینکه مانع محاسبهی بقیهی کارمندان شود.
در صورت نیاز، میتوانید مقادیر خاص هر کارمند (مثلاً حقوق پایهی متفاوت با بقیهی همقالبیهایش) را مستقیم در قرارداد آن کارمند بازنویسی کنید.
۴. تنظیمات حقوق و دستمزد
این بخش، قلب پیکربندی سیستم است و شامل چند زیرصفحه:
- مولفههای حقوق — اقلامی که روی فیش ظاهر میشوند و فرمول محاسبهی هرکدام.
- قالبهای قرارداد — هر قالب مجموعهای از مولفههاست که به کارمندان همان قالب اعمال میشود.
- انواع مزایا، کسورات، وام، و بیمه — کاتالوگ کامل اقلام قابلتعریف برای کارمندان.
- نرخهای حقوقی سازمان — نرخ فوقالعادهی تعطیلات، حق ماموریت، ساعت کاری استاندارد.
- تقویم تعطیلات — برای تشخیص خودکار روزهای تعطیل رسمی.
نکته: «متغیرهای محاسباتی» یک ابزار پیشرفته برای سازمانهایی با نیازهای محاسباتی پیچیده است و بهطور پیشفرض مخفی است. اگر نیاز واقعی به آن دارید، با پشتیبانی تماس بگیرید تا برایتان فعال شود.
۵. اجرای ماهانهی حقوق
۵.۱. آمادهسازی دادهی کارکرد
پیش از اجرای حقوق هر دوره، اطمینان حاصل کنید که دادهی حضور و غیاب (از طریق اتصال خودکار نانوواچ یا وارد کردن دستی/اکسل) برای همان دوره ثبت شده باشد.
۵.۲. شروع اجرا
از منوی «دورههای حقوقی» ← «اجراهای حقوق»، «شروع اجرای جدید» را بزنید و دورهی موردنظر را انتخاب کنید. سیستم برای هر کارمند فعال، حقوق را محاسبه میکند؛ اگر کارمندی مشکل داشته باشد (مثلاً بدون قرارداد)، فقط همان یک نفر خطا میگیرد و بقیه بهدرستی پردازش میشوند.
۵.۳. رفع خطا و بازمحاسبه
در صورت وجود خطا، پیام دقیق آن مشخص میکند چه چیزی باید اصلاح شود. بعد از رفع مشکل، «بازمحاسبه» را بزنید — فقط کارمندهای خطادار دوباره پردازش میشوند.
۵.۴. تایید و تسویه
بعد از محاسبهی بدون خطا، اجرا باید مراحل «ارسال برای تایید»، «تایید نهایی»، و «ثبت پرداخت» را طی کند — طبق زنجیرهی تاییدی که خودتان تعریف کردهاید.
نکته: برای اصلاح یک فیش تاییدشده یا تسویهشده، از «ثبت تعدیل حقوقی» استفاده کنید، نه بازمحاسبهی مستقیم — این کار ردی رسمی و قابلپیگیری از هر اصلاح باقی میگذارد.
۵.۵. عیدی و سنوات
محاسبهی عیدی و سنوات پایان سال، جدا از چرخهی ماهانه، از همین بخش «اجرای حقوق» در دسترس است.
۶. زنجیرهی تایید حقوق
نانوواچ یک زنجیرهی تایید ۵ سطحی (سرپرست، مدیر، مدیر منابع انسانی، مدیر مالی، مدیرعامل) ارائه میدهد. از صفحهی «تاییدکنندههای زنجیرهی تایید» میتوانید برای هر سطح، یک کاربر مشخص را تخصیص دهید. اگر سطحی تخصیص نداشته باشد، فقط مدیر سازمان میتواند بهجای آن تایید کند.
کارتابل «تاییدهای در انتظار من» تمام مواردی که منتظر تایید شما هستند را در یکجا نشان میدهد — با امکان تایید (همراه یادداشت اختیاری) یا رد (همراه دلیل الزامی).
۷. اتصال به سامانهی حضور و غیاب نانوواچ
اگر سازمان شما از نانوواچ استفاده میکند، از صفحهی «اتصال به نانوواچ» اطلاعات اتصال را وارد کرده و کارکرد کارمندان را همگامسازی کنید. این همگامسازی همیشه با کلیک و تایید شماست — هیچ دادهای بدون اطلاع شما وارد سیستم نمیشود.
نکته: کارمندی که تازه از نانوواچ سینک شده، ممکن است هنوز قرارداد کاملی نداشته باشد. قبل از اجرای حقوق، پروفایل این کارمندان را تکمیل کنید.
۸. مدیریت سازمان و کاربران
از صفحهی «حساب کاربری» و بخش «سازمان»، میتوانید نام و لوگوی سازمان را ویرایش کنید، ادمینها و کاربران را مدیریت کنید، وضعیت اشتراک را ببینید، و لاگ فعالیت کاربران را بررسی کنید.
۹. اشتراک و صورتحساب
جزئیات اشتراک، تعداد کاربران مجاز، و صورتحسابهای صادرشده از صفحهی «صورتحسابها» قابلمشاهده و دانلود هستند.
نکته: فاکتور رسمی هر صورتحساب فقط بعد از تایید پرداخت موفق قابلدانلود میشود — این برای اطمینان از صحت اسناد رسمی مالی شماست.
۱۰. سوالات متداول
چرا حقوق یک کارمند صفر یا ناقص محاسبه شد؟
معمولاً به این دلیل است که کارمند قرارداد فعال ندارد یا حقوق پایهاش در قرارداد ثبت نشده. به پروفایل کارمند و قراردادش سر بزنید.
چرا بیمه یا مالیات صفر محاسبه شد؟
اگر مجموع درآمد کارمند کمتر از سقف معافیت مالیاتی ماهانه باشد، مالیات بهدرستی صفر میشود. اگر گمان میکنید اشتباه است، با پشتیبانی تماس بگیرید.
چطور یک فیش تاییدشده را اصلاح کنم؟
از «ثبت تعدیل جدید» در صفحهی همان فیش استفاده کنید.
رمز عبورم را فراموش کردهام، چه کنم؟
از صفحهی ورود، «فراموشی رمز عبور» را بزنید و مراحل تایید با پیامک را دنبال کنید. اگر شماره موبایل ثبتشده ندارید، ابتدا با پشتیبانی تماس بگیرید تا شمارهتان ثبت شود.
برای هرگونه پرسش دیگر، تیم پشتیبانی نانوواچ همیشه در کنار شماست.