1. راهنمای استفاده از پنل کاربری تحت وب نانوواچ
معرفی پنل کاربری تحت وب
در اولین قدم برای استفاده از خدمات حضور و غیاب نانوواچ لازم است که در پنل کاربری تحت وب نانوواچ ثبت نام کنید. سپس نیاز است که تمامی مراحل ایجاد و پیاده سازی تنظیمات کسب و کار خود را با توجه به این راهنما انجام دهید شما با استفاده از پنل کاربری تحت وب نانوواچ میتوانید همواره به تمامی اطلاعات پرسنل خود در لحظه دسترسی داشته باشید و همچنین توانایی مدیریت کاملی بر فرآیندهای پرسنل خود از قبیل انواع درخواستها، شیفتها و… را داشته باشید.
ثبت نام در پنل تحت وب
برای ثبت نام در نرمافزار حضور و غیاب نانوواچ ابتدا نیاز است به صفحه ثبتنام مراجعه کنید و مطابق عکس زیر شماره موبایل خود را در محل مشخص شده وارد کنید. و دکمه ارسال کد فعال سازی را فشار دهید تا کد فعال سازی از طریق پیامک برای شما ارسال شود.
پس از طی کردن مراحل فوق با صفحهای مطابق شکل زیر مواجه میشوید که باید کدی که از طریق پیامک برای شما ارسال شده است را در کادر مشخص وارد کنید و با فشار دادن دکمه ارسال به مرحله بعد منتقل میشوید.
در این مرحله مطابق تصویر زیر باید اطلاعات پایه کسب و کار خود و یک ایمیل و کلمه عبور را برای دستیابی به پنل کاربری خود در آینده را وارد کنید.
سپس با فشار دادن دکمه ایجاد کسب و کار کسب و کار شما در سامانه نانوواچ ایجاد میشود و مانند صفحه زیر یک پیام خوشآمدگویی را مشاهده میکنید.
ورود به پنل تحت وب
لازم به ذکر است که پرسنل برای ورود به پنل کاربری خود برای نخستین بار لازم است که به بازیابی کلمه عبور یا ورود با اپلیکیشن نانوواچ مراجعه کنند.
بازیابی کلمه عبور
پرسنل هر کسب و کار لازم است برای ورود به پنل کاربری تحت وب خود برای نخستین بار به صفحه بازیابی کلمه عبور مراجعه کند و مطابق با تصویر زیر ایمیل خود که صاحب کسب و کار برای او در قسمت اضافه کردن پرسنل مشخص کرده است را وارد کند. پس از وارد کردن ایمیل خود لازم است که دکمه بازیابی کلمه عبور را فشار دهید.
ورود با اپلیکیشن نانوواچ
پرسنل هر کسب و کار لازم است برای ورود به پنل کاربری تحت وب خود به صفحه ورود با اپلیکیشن نانوواچ مراجعه کند و مطابق با تصویر زیر شماره موبایل خود که صاحب کسب و کار برای او در قسمت اضافه کردن پرسنل مشخص کرده است را وارد کند. پس از وارد کردن شماره موبایل خود لازم است که دکمه ارسال کد امنیتی یکبار مصرف را فشار دهد.
پس از وارد کردن شماره موبایل خود و فشار دادن دکمه ارسال کد امنیتی یکبار مصرف با صفحهای مطابق زیر روبرو میشوید، در این مرحله لازم است کد ارسال شده توسط اپلیکیشن نانوواچ برای شما را قسمت مشخص شده وارد کنید و دکمه ورود را فشار دهید تا وارد پنل تحت وب نرمافزار نانوواچ شوید
داشبورد من
با ورود به پنل کاربری خود در سامانه نانوواچ با صفحه داشبورد من مواجه میشوید، که در این صفحه کاربر میتواند اطلاعاتی مختصر درباره کارکرد، اضافه کار، تاخیر و تعجیل، کسر کار، انواع ماموریتها و مرخصیهای خود را مانند عکس زیر مشاهده کند.
لازم به ذکر است که صاحب کسب و کار و ادمین در این قسمت همواره میتوانند اطلاعات مربوط به حساب کاربری کسب و کار (زمان باقی مانده از اشتراک خود) خود را مشاهده کنند.
کارتابل من
گزینه کارتابل من فقط زمانی در دسترس است که کاربر، سرپرست یکی از گروههای کاری کسب و کار شما باشد، در این گزینه سرپرست گروه میتواند در خواستهای اعضای گروه خود مانند فراموشی ثبت تردد، ماموریت و مرخصی را تایید یا رد کند.
تایید و رد درخواستها در کارتابل
برای تایید یا رد درخواستها دو روش در دسترس روش اول انتخاب کردن یک یا چند مورد (تیک زدن زدن چک باکسها) و انتخاب یکی از گزینههای تایید یا رد مانند عکس زیر، و روش دوم با کلیک بر روی هر درخواست میتوانید جزییات هر درخواست را مشاهده کنید و در لحظه فرآیند تایید یا رد انجام دهید.
میز کار من
کاربر در گزینه میز کار من میتواند ترددها، کارکرد روزانه، درخواستها و کارکرد دورهای خود را مانند عکس زیر مشاهده و بررسی کند.
لازم به ذکر است که کاربر با انتخاب گزینه درخواستها میتواند تمامی درخواستهای خود را با جزییات مشاهده و یا درخواستی جدید ثبت نماید.
ترددهای من
کاربران در این قسمت میتوانند تمامی ترددهای خود را مانند عکس زیر مشاهده و بررسی کنند.
کارکرد روزانه من
کاربران در این قسمت میتوانند کارکرد روزانه خود را مانند عکس زیر مشاهده و بررسی کنند. در کارکرد روزانه مقدار ساعت کاری، غیبت، تاخییر و تعجیل و… قابل مشاهده است.
در خواستهای من
کاربران در این قسمت میتوانند تمامی درخواستهای خود را مشاهده کنند و همچنین درخواستی جدید مانند مرخصی و ماموریت را برای خود مانند عکس زیر مشاهده و ثبت کنند.
این قسمت در آینده شامل اطلاعات کامل تری برای ثبت انواع درخواست میشود.
ثبت درخواست
کاربر در این قسمت با کلیک بر روی گزینه ثبت درخواست مانند شکل زیر با سه گزینه مرخصی، ماموریت، اضافه کار و فراموشی ثبت تردد مواجه میگرد.
کاربر پس از انتخاب یکی از گزینهها مانند ثبت مرخصی با صفحهای مانند عکس زیر مواجه میشود.
در این قسمت توسط گزینه اول میتواند نوع مرخصی خود که در اینجا ساعتی است را انتخاب کند، سپس در گزینه دوم با کلیک بر روی تاریخ میتواند تاریخ مرخصی خود را انتخاب کند، در گزینه بعدی ساعت شروع مرخصی ساعتی خود را انتخاب میکند، و در گزینه بعدی ساعت پایان مرخصی ساعتی خود را انتخاب میکند و در انتها اگر نیاز بود یک توضیح برای خود و سرپستی که قرار است این درخواست را تایید کند مینویسد و در پایان دکمه ذخیره را انتخاب میکنید تا این درخواست ثبت شود.
به طور مثال یک نمونه فرم پر شده درخواست مرخصی ساعتی در عکس زیر قرار گرفته است.
به طور مثال یک نمونه فرم پر شده درخواست مرخصی استحقاقی در عکس زیر قرار گرفته است.
همچنین ثبت درخواستهای دیگر هم مشابه مراحل قبل میباشد، به طور مثال در عکس زیر یک نمونه فرم درخواست فراموشی ثبت تردد را مشاهده میکنید
کارکرد دورهای من
کاربران در این قسمت میتوانند کارکرد دورهای خود که معمولا به صورت ماهانه است را مشاهده کنند، کارکرد شامل اطلاعاتی مانند کسرکار، تاخیر و تعجیل، اضافهکار، ماموریت و…. است.
مشاهده کارکرد دورهای من
لازم به ذکر است که کاربران برای مشاهده کارکرد دورهای خود نیاز است مانند عکس زیر تاریخ مورد نظر خود را بدون یک روز کم یا زیاد کردن وارد کنند، زیرا نرم افزار به صورت دقیق تا همان بازهای که انتخاب کنند را محاسبه و نمایش میدهد.
تنظیمات کسب و کار
یکی از مهمترین گزینههای پنل کاربری نرمافزار حضور و غیاب نانوواچ گزینه تنظیمات کسب و کار میباشد. صاحب کسب و کار برای استفاده از این نرم افزار باید در اولین قدم تمامی مراحل تنظیمات کسب و کار را مطابق با این آموزش انجام دهد تا بتواند باعث رشد و تعالی کسب و کار خود شود.
ترتیب مراحل تنظیمات کسب و کار را در زیر میتوانید مشاهده کنید:
- ایجاد شیفتهای کاری
- ایجاد تقویمهای کاری
- مشخص کردن روشهای ثبت تردد
- ایجاد سیاستهای سازمانی
- اضافه کردن پرسنل
- ایجاد کردن گروههای کاری
لازم به ذکر است اجرای به ترتیب موارد فوق از اهمیت بالایی برخوردار است
ایجاد کردن شیفت
در اولین قدم برای استفاده کاربردی از نرمافزارحضورغیاب نانوواچ پس از ثبت کسب و کار نیاز است تا شیفتهای مورد نظر خود را مطابق با نیاز خود از طریق ویدیوهای آموزشی زیر انجام دهید.
ایجاد کردن شیفت عادی در سامانه حضور و غیاب نانوواچ
ایجاد کردن شیفت چرخشی در اپلیکیشن حضور و غیاب نانوواچ
ایجاد کردن تقویم
کاربران در مرحله بعدی به جهت استفاده صحیح از شیفتها نیاز است که برای شیفتهای خود تقویمی ایجاد کنند، در فیلم آموزشی زیر نحوه ایجاد تقویم برای انواع شیفت توضیح داده شده است تا کاربران بتوانند با توجه نیاز خود تقویم یا تقویمهای کاری خود را ایجاد کنند.
مشخص کردن روشهای ثبت تردد
برای مشخص کردن شاخصهای ثبت تردد نیاز است مطابق تصویر زیر مراحل را از طریق اپلیکیشن نانوواچ داخل تلفن همراه خود انجام دهید.
پس از مشخص کردن شاخصهای ثبت تردد لازم است مطابق تصویر زیر به گزینه روشهای ثبت تردد در پنل کاربری تحت وب نانوواچ مراجعه کرده و با انتخاب گزینه تنظیمات هر یک از روشهای ثبت تردد، پرسنل مجاز برای استفاده از هر شاخص ثبت تردد را مشخص کنید.
برای افزودن مجوز تردد پرسنل در هر شاخص مطابق با تصویر فوق پس از انتخاب گزینه تظیمات با تصویر زیر روبرو میشوید، در این مرحله کافی است تا پرسنل مورد نظر خود را مانند شکل زیر مشخص کرده و در پایان با فشار دادن دکمه +افزودن مجوز تردد میتوانید دسترسی شاخص مورد نظر را برای پرسنل مورد نظر فعال کنید.
ایجاد کردن سیاست سازمانی
برای ایجاد کردن سیاست سازمانی جدید لازم است پس از انتخاب گزینه سیاستهای سازمانی از پنل نرمافزاری حضورغیاب نانوواچ مانند تصویر زیر دکمه + سیاست جدید را فشار دهید.
پس از فشار دادن دکمه + سیاست جدید با تصویر زیر روبرو میشوید در این مرحله نیاز است اطلاعات خواسته شده را مطابق با سیاست سازمانی مد نظر خود تکمیل نمایید و در پایان دکمه ذخیره را فشار دهید تا این سیاست برای کسب و کار شما ذخیره شود.
اضافه کردن پرسنل
صاحب کسب و کار یا ادمین میتوانند در بخش اضافه کردن پرسنل با کلیک بر روی دکمه + پرسنل جدید پرسنل خود را اضافه کنند.
لازم به ذکر است با انتخاب دکمه سبز رنگ مرخصیهای اول دوره پرسنل میتوان به مقدار دلخواه به مرخصیهای اول دوره پرسنل اضافه کرد.
کاربر پس از کلیک بر روی گزینه + پرسنل جدید با صفحه زیر روبهرو میشوند.
در این صفحه لازم است تمامی اطلاعات پرسنلی کارمندان خود را با دقت مطابق با تصویر زیر تکمیل کرده و در پایان گزینه ذخیره را فشار دهید، تا به پرسنل شما به کسب و کار شما دعوت شوند.
دراین مرحله یک پیام حاوی لینک دانلود اپلیکیشن نانوواچ برای پرسنل شما ارسال میشود تا بتواند وارد نرمافزار حضور و غیاب نانوواچ شود.
در گزینه سیاستهای سازمانی لازم است تا سیاست سازمانی که در مرحله قبل ایجاد کردید برای پرسنل خود انتخاب کنید یا از گزینه ارثبری از سیاست سازمانی گروه استفاده کنید.
در گزینه تقویم در عکس زیر نیاز است تا تقویمی که در مرحله قبل ایجاد کردید را برای پرسنل خود انتخاب کنید.
در گزینه روشهای ثبت تردد لازم است روش ثبت ترددی که مورد تایید شما است را برای هر پرسنل انتخاب که میتواند از یک تا چند روش انتخاب شود.
گزینه نقشهای پرسنل شامل مواردی از قبیل پرسنل، اپراتور، ویرایشگر، ادمین و صاحب و کسب و کار میباشد، که میزان سطح دسترسی پرسنل را در نرمافزار مشخص میکند.
کاربرد گزینه اجازه ثبت تردد به صورت آفلاین این موضوع است که اگر خاموش باشد پرسنل شما در زمان ثبت تردد حتما باید یه اینترنت دسترسی داشته باشند تا بلافاصله پیام ثبت ترددش برای سرپرست موربوطه ارسال شود.
گزینه غیر فعال زمانی کاربرد دارد که پرسنلی از کسب و کار شما جدا میشود ولی شما تمایل به نگهداری اطلاعات کارکرد وی برای محاسبات حسابداری و پرداخت حقوق و دستمزد به آن شخص را دارید. پرسنلی که غیر فعال میشوند دیگر اجازه استفاده نرمافزار نانوواچ را ندارند.
گزینه تاریخ اتمام کار برای زمان ثبت پرسنل کارایی نداشته و برای زمانی استفاده میشود که پرسنل از مجموعه جدا شده و تاریخ آخرین روزکاری ایشان را در این قسمت وارد میکنید و بر مینای این تاریخ میزان مانده مرخصی پرسنل قابل محاسبه می باشد.
ایجاد کردن گروههای کاری
به جهت ایجاد کردن گروه کاری مطابق با چارت سازمانی خود با انتخاب گزینه گروههای کاری از داخل تنظیمات کسب و کار با صفحهای مطابق عکس زیر روبهرو میشوید، که نیاز است برای ایجاد یک گروه کاری ابتدا قفل گروهها را باز کرده سپس بر روی دکمه + گروه جدید مطابق عکس زیر کلیک کنید.
پس از کلیک بر روی گزینه + گروه جدید با فرمی مانند عکس زیر روبهرو میشوید، که ابتدا باید نام گروه خود را انتخاب کنید مانند گروه مدیران سپس نیاز است تنظیمات گروه مانند سیاست سازمانی پیشفرض، ارسال اعلان تردد پرسنل به سرپرستان گروههای بالاتر، روال تایید درخواستها، سطح سلسله مراتب در خواستها، ترتیب درخواستها بین سطوح و امکان ثبت تردد دستی پرسنل توسط سرپرستان را مشخص کنید و در نهایت سرپرست یا سرپرستان و اعضای گروه را انتخاب کنید.
لازم به ذکر است اگر تمایلی به ایجاد زیر گروه برای هر گروه داشتین میتوانید از گزینه + استفاده کنید تا زیر گروه جدیدی ساخته شود، چنانچه تمایل به حذف گروهی داشتین میتوانید از آیکون قرمز سطل زباله استفاده کنید.
در تصویر زیر میتوانید یک نمونه چارت سازمانی در نرمافزار حضورغیاب نانوواچ را مشاهده کنید.
تنظیمات عمومی
صاحب کسب و کار در این قسمت میتواند تنظیمات عمومی کسب و کار خود مانند بارگزاری تصویر لوگوی خود، نام کسب و کار، منطقه زمانی که کسب و کار در آن قرار دارد و تاریخ شروع دوره کاری خود در ماه را مشخص کند.
ایجاد کردن واحدهای کاری
به جهت ایجاد کردن واحد کاری مطابق با نیاز خود جهت گزارشگیریهای خاص و تحلیل پرسنل لازم است بر روی دکمه + واحد جدید مطابق عکس زیر کلیک کنید.
موبایلهای متصل
در این قسمت مدیران و سرپرستان میتوانند تعداد دستگاه متصل هر پرسنل را مشاهده کنند و در صورت نیاز آنها فعال یا غیر فعال کنند، که مانند تصویر زیر با کلیک کردن بر روی دکمه لغو دسترسی میتوانید دسترسی آن موبایل را غیرفعال کنید.
دستگاهها
در این قسمت مدیران و سرپرستان میتوانند در صورت استفاده از دستگاه اثرانگشت نانوواچ تمامی دستگاههای فعال خود و محل نصب هر دستگاه و تعداد کاربران فعال در هر دستگاه را مشاهده کنند.
گزارشها
کاربر در این قسمت میتواند اطلاعاتی جامع درباره پرسنل خود را مشاهده کند و همچنین فرایندهایی مانند محاسبه کارکرد پرسنل برای مسایل مربوط به حقوق و دستمزد را محاسبه و پردازش کند. که به صورت خلاصه به شرح زیر میباشند:
ترددهای پرسنل : مشاهده تمامی ترددهای تمام پرسنل با قابلیت فیلتر کردن و دریافت خروجی اکسل
درخواستهای پرسنل : این قسمت شامل تمام درخواستهای پرسنل میباشد، که علاوه بر قابلیت دریافت خروجی اکسل، قابلیت ویراش توسط صاحب کسب و کار، ادمین و ویرایشگر را نیز دارا میباشد.
کارکرد روزانه پرسنل : این قسمت شامل کارکرد روزانه تمام پرسنل میباشد که قابلیت اعمال انواع فیلتر و دریافت خروجی اکسل را نیز دارا میباشد.
محاسبه کارکرد : در این قسمت کاربر با انتخاب دوره کاری میتواند محاسبه کارکرد یک، چند یا همه پرسنل را انجام دهد.
کارکرد دورهای پرسنل : کاربران در این مرحله پس از ثبت درخواست محاسبه کارکرد در مرحله قبل میتوانند خروجی اکسل کارکرد پرسنل خود را در دوره کاری که محاسبه کارکرد زده شده دریافت کنند.
گزارش سالیانه مرخصیها : کاربر در این قسمت میتوانند به صورت خلاصه و در یک نگاه وضعیت مرخصی تمام پرسنل را مشاهده و تحلیل کند.
ترددهای پرسنل
در این قسمت تمامی ترددهای پرسنل قابل مشاهده هست و در صورت لزوم برای محاسبه اجباری زمان بین ۲ تردد به صورت کارکرد به طور مثال ۲۴ یا ۳۶ ساعت کارکرد برای یک پرسنل کافی است مطابق شکل زیر علامت لینک سبز رنگ ۲ تردد مد نظر خود را روشن کرده و با زدن دکمه سبز لینک میتوانید این ۲ تردد را به هم متصل کرده و تمام زمان بینشان را به عنوان کارکرد برای پرسنل در نظر بگیرید.
درخواستهای پرسنل
در قسمت درخواستهای پرسنل ادمین میتواند تمامی درخواستهای پرسنل را ببیند یا با انتخاب کردن درخواستها و فشار دادن دکمه تغییر وضعیت درخواستها به صورت دستی درخواستهای پرسنل را ویرایش کند.
ثبت درخواست گروهی
با فشار دادن دکمه سبز رنگ ثبت درخواستهای گروهی ادمین میتواند به صورت دستی برای پرسنل خود انواع درخواست که در قسمت میز کار من توضیح داده شده است را برای پرسنل مورد نظر خود ثبت کند.
نمونه درخواست ثبت مرخصی گروهی
کارکرد روزانه پرسنل
این قسمت شامل کارکرد روزانه تمام پرسنل میباشد که قابلیت اعمال انواع فیلتر و دریافت خروجی اکسل را نیز دارا میباشد. همچنین در صورت نیاز میتوان مطابق تصویر زیر برای یک روز خاص مانند حالت قبل ادمین به صورت دستی برای پرسنل خود انواع درخواست را ثبت کند.
محاسبه کارکرد دورهای
در این قسمت کاربر با انتخاب دوره کاری میتواند محاسبه کارکرد یک، چند یا همه پرسنل را انجام دهد.
کارکرد دورهای پرسنل
کاربران در این مرحله پس از ثبت درخواست محاسبه کارکرد در مرحله قبل میتوانند خروجی اکسل کارکرد پرسنل خود را در دوره کاری که محاسبه کارکرد زده شده دریافت کنند.
گزارش سالیانه مرخصیها
کاربر در این قسمت میتوانند به صورت خلاصه و در یک نگاه وضعیت مرخصی تمام پرسنل را مشاهده و تحلیل کندهمچنین میتوانید مقدار مانده مرخصی از سال قبل را برای انتقال به سال جدید مشخص کنید.
راهنمای دریافت خروجی اکسل از پنل تحت وب نانوواچ
در بعضی از قسمتهای گزارشها در نانوواچ تعدادی دکمه در گوشه سمت چپ بالا مطابق عکس زیر قرار دارد که ممکن است تعدادشان در بعضی از صفحات کمتر باشند، از این دکمهها برای دریافت خروجی اکسل بهینه شده از پنل حضور و غیاب نانوواچ استفاده میشود.
دکمه سبز یا فیلترها
با استفاده از این گزینه میتوانید اطلاعات را بر اساس تاریخ، گروههای کاری، واحدهای کاری و یا یک یا چند پرسنل خاص ویرایش کنید.
دکمه آبی یا فیلدها
بعد از فیلتر گزارشات در مرحله قبلی در این قسمت میتوانید مقادیری که نیاز هست در خروجی فایل اکسل موجود باشد را انتخاب کرده و در نهایت قالب زمانی مورد نظر خود را انتخاب کنید و یک خروجی اکسل دریافت کنید.
دکمه بنفش یا آرشیو
این گزینه فقط در صفحه کارکرد روزانه در دسترس است و با انتخاب این گزینه و مشخص کردن تاریخ مد نظر در فرم مطابق عکس زیر میتوانید تمامی اطلاعات را تا آن تاریخ آرشیو کرده تا دیگر قابل ویرایش یا تغییر نباشند.
حساب من
شما در این بخش میتوانید وضعیت و اطلاعات حساب خود را مشاهده کنید. در این قسمت شما میتوانید نوع اشتراک خود در سامانه نانوواچ را مشاهده کنید و همواره اقدام به خرید یا تمدید حساب کاربری خود بکنید.