نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب چیست؟ کاربرد + مزایا

زمان‌بندی و ردیابی حضور و غیاب کارمندان، از چالشی‌‌ترین وظایفی بود که بخش منابع انسانی سازمان‌ها با آن مواجه می‌شد؛ از این‌رو ثبت اطلاعات درباره شیفت کاری، حضور و غیاب و مرخصی کارکنان برای پردازش به‌موقع حقوق و دستمزد آن‌ها امری بسیار مهم است. با این حال، کسب‌ و کارها برای بهبود سود و ثبات خود، اغلب به رویکردی بیرونی روی می‌آورند. آن‌ها با درک مزایای استفاده از سیستم مدیریت حضور و غیاب تحت وب، از این فناوری مدرن بهره می‌گیرند. ما در این مقاله قصد داریم به کاربرد و مزایای استفاده از نرم‌ افزار حضور و غیاب تحت وب بپردازیم؛ پس با ما همراه شوید.

کاربرد سیستم حضور و غیاب تحت وب

پیش از این، حضور و غیاب کارمندان یا به‌صورت دستی با استفاده از قلم و کاغذ انجام می‌شد یا در صفحات گسترده اکسل در سیستم‌های رایانه‌ای به ثبت می‌رسید. بر همین اساس، تشخیص مدت‌زمان دقیق کارکرد کارمندان امر چندان آسانی نبود. تأخیر در دسترسی به معیارهای حضور و غیاب کارمندان نیز سبب تأثیر منفی بر بهره‌وری آن‌ها، بخش‌های سازمان و درنهایت کل سازمان می‌شد.

در حال حاضر، حتی سازمان‌های تجاری کوچک نیز سیستم حضور و غیاب خود را به سیستم مدیریت حضور و غیاب تحت وب تغییر داده‌اند. فقط یک سیستم مدیریت حضور و غیاب آنلاین کارآمد و مؤثر می‌تواند به کارفرما کمک کند تا شناخت دقیقی از نحوه کار کارمند و ساعات کاری او به دست آورد. این نوع نرم‌افزارها نمایی کلی از ساعات کاری هر کارمند در طول هفته/ ماه، مدت‌زمان کار روزانه، وقت‌شناسی و برخی ویژگی‌های اضافی مانند حقوق، دستمزد و یکپارچه‌سازی بیومتریک ارائه می‌دهند.

به‌طورکلی کاربرد سیستم حضور و غیاب تحت وب این است که حضور و غیاب و فعالیت‌های افراد یک سازمان را ردیابی و مدیریت کند. این نوع سیستم حضور و غیاب، برای ارائه اطلاعات دقیق و به‌موقع طراحی شده است. وظیفه اصلی یک سیستم حضور و غیاب وب این است که بررسی حضور و غیاب کارمندان را ساده‌تر کند، از رعایت مقررات و سیاست‌های سازمان اطمینان یابد و بهره‌وری و کارایی را افزایش دهد.

[irp posts=”7697″ ]

مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب تحت وب

در ادامه به مهم‌ترین مزایای سیستم‌های حضور و غیاب مبتنی بر وب می‌پردازیم.

• مقرون‌به‌صرفه

یکی از بارزترین مزایای سیستم حضور و غیاب تحت وب، مقرون‌به‌صرفه بودن آن است. همه سازمان‌ها زمانی که مجبور به انجام هر کاری به‌صورت دستی شوند، با افزایش هزینه روبه‌رو خواهند شد؛ به همین دلیل مدیران با بهره‌مندی از سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر وب که به‌طور خودکار عمل می‌کنند، می‌توانند حضور و غیاب کارمندان را بدون تلاش اضافی تحت نظر داشته باشند. به این ترتیب، کارمندان و منابع انسانی وقت خود را در سیستم حضور و غیاب سنتی دستی تلف نمی‌کنند و این زمان را برای ارائه بهره‌وری به سازمان در نظر می‌گیرند. نتیجه این موضوع، افزایش بهره‌وری و کاهش احتمال وقوع خطا و درنهایت موفقیت کسب ‌و کار شماست.

سیستم مدیریت حضور و غیاب آنلاین طیف گسترده‌ای از ویژگی‌ها از جمله مدیریت کارمندان، ردیابی زمان، بررسی بهره‌وری و نظارت بر عملکردها را ارائه می‌دهد. بر همین اساس می‌توان گفت استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب تحت وب کار را برای سازمان‌ها مقرون‌به‌صرفه و آسان می‌کند.

• صرفه‌جویی در زمان

سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب تحت وب به‌طور اتوماتیک کار می‌کنند؛ بنابراین کمک به مدیریت یکپارچه زمان را می‌توان یکی از جالب‌ترین مزایای سیستم‌های حضور و غیاب مبتنی بر وب به شمار آورد. این نوع سیستم حضور و غیاب علاوه بر اینکه کارهای اداری شما را به میزان چشمگیری کاهش می‌دهد، سبب صرفه‌جویی هنگام جمع‌آوری سوابق حضور و غیاب دقیق کارمندانتان خواهد شد. علاوه‌ بر این، به بهبود و تغییر فضای محل کار شما نیز کمک می‌کند. در سیستم مدیریت حضور و غیاب آنلاین می‌توانید تمام فرایندهای دستی زمان‌بر را به‌آسانی و سریع تحت نظر بگیرید؛ برای مثال، می‌توانید تغییرات شیفت و وظایف اختصاصی هر کارمند را تنها با چند کلیک پیگیری کنید.

• افزایش دقت در کار

در بیشتر کارهایی که دستی انجام می‌شوند، دامنه خطاها افزایش می‌یابد و اصلاح آن‌ها زمان‌بر و پرهزینه است. مدیران منابع انسانی ممکن است مرتکب اشتباهات انسانی کوچکی شوند که تأثیرات بزرگی بر کارمندان می‌گذارد. در چنین مواقعی، مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب مبتنی بر وب را بیشتر درک می‌کنیم. سیستم حضور و غیاب تحت وب می‌تواند دامنه خطاها را از بین ببرد و اطلاعات دقیقی در اختیار ما قرار دهد. این سیستم سوابق زمانی دقیق و داده‌های مطمئنی در نرم‌افزار حقوق و دستمزدتان به شما ارائه می‌دهد. علاوه ‌بر این، با حذف ورود دستی داده‌ها، خطاهای اجتناب‌ناپذیر و پرهزینه را به‌طور مؤثر به حداقل می‌رساند؛ بنابراین، کسب اطلاعات دقیق از عملکرد کارمندان و حقوق و دستمزد آن‌ها، از مزایای بزرگ سیستم حضور و غیاب آنلاین است.

[irp posts=”13168″ ]

• حذف داده‌های تکراری

یکی دیگر از مزایای قابل‌توجه سیستم حضور و غیاب تحت وب، کاهش خطر تکرار داده‌هاست. با استفاده از یک سیستم حضور و غیاب دستی، شما باید تمام داده‌های ورودی را چندین بار بررسی کنید. بی‌شک، انجام چند باره یک کار، تحویل به‌موقع آن را بسیار سخت و چالش‌برانگیز می‌کند. به این ترتیب، تمام منابع ارزشمند شما بی‌جهت هدر می‌رود. علاوه ‌بر این، بخش منابع انسانی باید وظایف دیگری مانند تدوین برنامه، اعطای اضافه‌کاری و مرخصی، استخدام کارمند و… را نیز انجام دهد. بر همین اساس می‌توان گفت هرگونه خطا یا تکرار در داده‌ها می‌تواند ضرر مالی زیادی برای کسب و کار شما داشته باشد؛ بنابراین استفاده از سیستم حضور و غیاب تحت وب به‌طور مؤثر به حذف هرگونه داده تکراری کمک می‌کند.

• حفظ یکپارچگی فرهنگ شرکت

با استفاده از سیستم حضور و غیاب مبتنی بر وب، امکان دخالت و دسترسی اشخاص ثالث به داده‌های کارمندان به صفر می‌رسد. این موضوع سبب رضایت و قدردانی کارمندان خواهد شد. علاوه ‌بر این، کارمندان با وجود سیستم حضور و غیاب مبتنی بر وب می‌توانند برای برنامه‌ریزی و تنظیم جدول زمانی خود، اطلاعات لازم را در اختیار داشته باشند. نتیجه این ویژگی‌ها، ایجاد و حفظ فرهنگ سازمانی یکپارچه است. یک فرهنگ سازمانی قدرتمند، روحیه کارمندان‌ شما را به‌طور مؤثر تقویت خواهد کرد و در ازای آن، محل کار فعال و شادی را برای شما به ارمغان خواهد آورد.

• دستیابی به سرور متمرکز

بهترین بخش درباره سیستم مدیریت حضور و غیاب متمرکز مبتنی بر وب این است که از هر نقطه‌ای می‌توانید به آن دسترسی داشته باشید. شرکت شما ممکن است در مناطق مختلف کشور یا سراسر جهان فعالیت کند. با وجود یک سیستم حضور و غیاب، تمام سوابق حضور و غیاب کارمندان شما از هر کجا که وارد سازمان شوند، ذخیره شده و در دسترس خواهد بود. به‌عنوان یک سرپرست یا مدیر، بدون توجه به اینکه از چه دستگاه یا شبکه‌ای وارد سیستم می‌شوید، به این داده‌ها دسترسی انحصاری خواهید داشت.

علاوه ‌بر این، اگر همکاران شما در مکان دیگری باشند، می‌توانند با استفاده از یک مرورگر وب وارد سیستم حضور و غیاب شوند. این ویژگی نقطه روشنی برای مدیران منابع انسانی است؛ زیرا آن‌ها بر تمام داده‌های مورد نیاز خود مدیریت و کنترل دارند.

جمع‌بندی

سیستم حضور و غیاب تحت وب، فرایند ردیابی حضور و غیاب را برای مدیران ساده می‌کند. همچنین به آن‌ها اجازه می‌دهد بیشتر بر اهداف و کمتر بر وظایف اداری تمرکز کنند. همچنین داده‌ها و ابزارهای ارزشمندی را برای تجزیه‌ و تحلیل الگوهای حضور و غیاب، بهبود ارتباط با کارمندان و اطمینان از دقت و شفافیت در سوابق حضور و غیاب فراهم می‌کند. سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین طیف وسیعی از مزایا از جمله دقت بسیار بالا، راحتی، امکان تجزیه ‌و تحلیل داده‌ها و کاهش هزینه را ارائه می‌دهند؛ از این‌ رو این مزایا، سیستم‌های حضور و غیاب تحت وب را به ابزاری ارزشمند تبدیل کرده‌اند.