تمام سازمانهای دولتی و غیردولتی با هدف ارائه خدمات یا تولید محصولات به وجود آمدهاند. بهمنظور ارائه خدمات مورد نظر، مدیران و کارکنان باید مجموعه اقداماتی را انجام دهند تا به هدف سازمانی دست یابند. سازمانهای موفق در سالهای اخیر با مدیریت فرایند کسب و کار یا بهاختصار BPM توانستهاند در بازار رقابت از سایر رقبا پیشی بگیرند. مدیریت فرایند کسب و کار به سازمانها کمک میکند فرایندها و استراتژیهای خود را با اهداف سازمان همسو کرده و میان تمامی بخشهای سازمان هماهنگی و تعامل ایجاد کنند.
درحقیقت یکی از بزرگترین چالشهای هر سازمانی، سیستم مدیریت فرایند کسب و کار است. شاید تصور برخی صاحبان کسب و کار این باشد که پرداختن به موضوع فرایند کسب و کار (BPM) برای فرایندها و پروژههای سنگین کاربرد دارد یا اینکه این عمل بسیار هزینهبر است، اما در حال حاضر یکی از مهمترین بخشهای مدیریتی در سازمانها و صنایع موضوع BPM است که میتواند موجب افزایش بهرهوری، اثربخشی و کارایی فرایندهای سازمان شود. در این مقاله قصد داریم درباره سیستم مدیریت فرایند کسب و کار و اهداف آن مطالبی را ارائه دهیم تا با کاربردهای این مدیریت و مزایای آن بیشتر آشنا شوید.
- مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟
- انواع سیستمهای مدیریت فرایند کسب و کار
- مراحل تشکیلدهنده سیستم مدیریت فرایند کسب و کار
- هدف BPM چیست؟
- کاربرد مدیریت فرایند کسب و کار
- مدیریت فرایند کسب و کار چه مزایایی دارد؟
بهطورکلی میتوان گفت سیستم مدیریت فرایند کسب و کار شامل ترکیبی از طراحی فرایند، اتوماسیون کسب و کار، مدلسازی، اندازهگیری، کنترل، بهینهسازی و اجرای فعالیتهای تجاری است که بهمنظور حمایت از اهداف سازمان، مدیران، کارکنان و مشتریان صورت میگیرد. اگر شما نیز در حوزههای تجاری فعالیت دارید، بهمنظور کسب موفقیت بیشتر و پیشبرد اهداف سازمانی لازم است با مفاهیم مدیریت فرایند کسب و کار آشنا شوید.
مدیریت فرایند کسب و کار یا bpm چیست؟
Business Process Management یا بهاختصار BPM به معنای مدیریت فرایند کسب و کار است. در سیستم مدیریت فرایند کسب و کار تمامی فرایندها بهصورت خودکار و یکپارچه بهمنظور اجرای اهداف سازمان و انجام معاملات سازمانی انجام میشود؛ به عبارت دیگر مدیریت فرایند کسب و کار رویکردی سازمانیافته است که با هدف افزایش کیفیت خدمات و محصولات صورت میگیرد. همچنین BPM سعی میکند فرایندهای سازمان را با اهداف استراتژیک همسو کند و در جهت افزایش رضایت مشتری گام بردارد.
بهطورکلی BPM نتایج فرایندهای کسب و کار سازمان را تحلیل میکند و آنها را بهبود میبخشد. سیستم مدیریت فرایند کسب و کار چرخهای تکراری و شامل طراحی فرایند، مدلسازی فرایند، اجرا کردن فرایند، کنترل و بهینهسازی فرایند است. تمام فرایندهای کسب و کار برای یک سازمان اجرا میشود، اما گاهی اوقات امکان تعامل فرایندها در یک سازمان با سازمانهای دیگر وجود دارد. سازمانها در ابتدا باید فرایندهای کار خود را تحلیل کنند و نقاط ضعف و قوت فرایندهای سازمان را تشخیص دهند. در گام بعدی باید فرایندهایی را که ناکارآمد هستند، تغییر دهند تا موجب افزایش اثربخشی فعالیتها شوند.
انواع سیستمهای مدیریت فرایند کسب و کار
سیستمهای مدیریت فرایند کسب و کار برحسب اهدافشان به سه دسته تقسیم میشوند:
-
مدیریت فرایند کسب و کار یکپارچه
این نمونه از مدیریت فرایند کسب و کار روی فرایندهایی تسلط دارد که بدون دخالت انسان میان سیستمهای سازمان انتقال مییابند. درحقیقت این نمونه از سیستمها دارای اتصالدهندههای گستردهای هستند که به رابط برنامهنویسی دسترسی دارند و فرایندهای یکپارچه و چابکی را طراحی میکنند.
-
مدیریت فرایند کسب و کار سند محور
این نوع سیستم زمانی استفاده میشود که هدف فرایندهای شما دستیابی به یک توافقنامه یا قرارداد باشد؛ به عبارت دیگر وظیفه این نوع سیستم مدیریتی قالببندی، مسیریابی، تأیید و دریافت قرارداد امضاشده است.
-
مدیریت فرایند کسب و کار انسانمحور
این مدل سیستم مدیریتی، افراد را در اولویت قرار میدهد. این شیوه برای فرایندهایی انجام میشود که باید انسان آنها را اجرا کند؛ به عبارت بهتر هنگامی که نتوانیم تحت هیچ شرایطی اتوماسیون را جایگزین انسان کنیم، باید از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار انسانمحور استفاده کنیم. فرایندهای انسانمحور اموری مانند خدمات مشتری، پذیرش سازمانی کارکنان، بررسی شکایات، تکمیل گزارش هزینهها و هدایت فعالیتهای تجاری را در برمیگیرد. یکی ار ابزارهایی که به مدیران در این زمینه کمک میکند، برنامه حضور غیاب است.
مراحل تشکیلدهنده سیستم مدیریت فرایند کسب و کار
بهطورکلی هسته اصلی تمام کسب و کارها، مدیریت فرایند کسب و کار است. عناصر تشکیلدهنده سیستم مدیریت فرایند کسب و کار به شرح زیر است:
- تعیین شاخصهای کلیدی
معمولاً شاخصهای کلیدی را سطوح بالایی سازمان تعیین میکنند؛ زیرا شاخصهای کلیدی در هر کسب و کاری با یکدیگر متفاوت هستند و مدیران سازمان بهدرستی روی شاخصهای اساسی برای دستیابی به اهداف سازمانی تسلط دارند. بسیاری از شاخصهای کلیدی با یکدیگر همپوشانی دارند، اما شناسایی و نگارش دقیق هریک از شاخصها برای بهینهسازی فرایندهای سازمان امری بسیار مهم است.
[irp posts=”11748″ ]
- طراحی فرایند
گام اول در سیستم مدیریت فرایند کسب و کار شناسایی و طراحی فرایندهای سازمان است. این طراحی شامل تعریف دقیقی از چگونگی انجام مراحل کار، استانداردها، میزان سرعت انجام فرایندها، هشدارها، مکانیسم واگذاری کار، اجزای آموزشی، قالبهای اصلی، توافقنامه سطح خدمات و همچنین تعریف شاخصهای ارزیابی عملکرد میشود. بهطورکلی فرایندهای تعریفشده ابعاد متفاوت سازمان را نمایش میدهند.
- مدلسازی فرایند
فرایندها را باید بهگونهای طراحی کرد تا تمام ذینفعان از آن درک یکسانی داشته باشند. اگر نتوانیم تصویر واضحی از اهداف و مسیر تکمیل پروژه در اختیار کارکنان قرار دهیم، عملکرد سازمان دچار اختلال میشود و با خسارتهای زیادی روبهرو خواهیم شد؛ از اینرو با مدلسازی فرایندها بهراحتی میتوانیم انتظارات خود را از کارکنان بیان کنیم.
- تعریف بهترین وضعیت
یکی از مراحل مهم در سیستم مدیریت فرایند کسب و کار، تعریف شرایط ایدهآل و چگونگی تغییر شرایط موجود برای دستیابی به شرایط ایدهآل است. با نگارش طراحی فرایند و چگونگی انجام کار میتوانیم بخشهای ناکارآمد و گلوگاهها را پیدا کنیم و با برطرف کردن شرایط نامساعد گام مهمی برای بهبود وضعیت و کاهش ریسک فرایندها برداریم؛ برای مثال هنگامی که زمان انجام فرایندها را با شیوههای مختلف کمتر میکنیم، میتوان گفت وضعیت ایدهآل مورد نظر را برای سازمان به وجود آوردهایم. مدیران سازمان میتوانند با تعریف شرایط ایدهآل، کارکنان را برای دستیابی به بهترین وضعیت هدایت کنند.
- اجرا کردن فرایند
بعد از مرحله مدلسازی، باید فرایندهای سازمان را عملیاتی کرد. در ابتدا میتوانید فرایندها را در چند بخش جزئی سازمان اجرا کنید و بعد از مشاهده اثرات آن درصورت تأیید میتوانید آن را برای تمام اجزای سازمان اعمال کنید.
- کنترل فرایند
در این مرحله مدیران سازمان براساس شاخصهای کلیدی عملکرد که در ابتدای طراحی فرایند تعیین شدهاند، فرایندها را بررسی میکنند و از نقاط قوت و ضعف آنها آگاه میشوند.
- همکاری فرایند
در مرحله همکاری فرایند به تمامی کارکنان این امکان داده میشود تا با یکدیگر همکاری کنند و تولید خدمات را بهبود بخشند.
- بهینهسازی فرایند
در مرحله بهینهسازی فرایند، تغییرات مورد نیاز برای بهبود فرایندها و رفع اشکال آنها شناسایی میشود.
- اتوماسیون فرایند
در این مرحله تمام فرایندها، کاربرها و نرمافزارهای کاربردی، یکپارچه و منسجم میشوند.
هدف BPM چیست؟
مدیریت فرایند کسب و کار بهصورت چرخهای مداوم برای بهبود عملکرد سازمان استفاده میشود. در مراحل ابتدایی بیشترین هدف BPM رشد و حفظ کسب و کار، تسلط بر بازار و همچنین افزایش مشتریان است و در مراحل بعدی رویکردهای دیگری برای سازمان در نظر گرفته میشود. بهطورکلی هدف BPM بهبود نظم، افزایش کارایی فعالیتها، کاهش هرج و مرج، افزایش کیفیت خدمات و محصولات، افزایش درآمد، کاهش اتلاف وقت، افزایش سود، کاهش میزان خروج تعداد مشتریان و کارکنان، افزایش ارزش مشتری، کاهش خطاها، کاهش هزینههای عملیاتی، افزایش بهرهوری در سازمان، افزایش موفقیت در بازار رقابت، مدیریت ریسک و… است.
کاربرد مدیریت فرایند کسب و کار
- یکی از کاربردهای مدیریت فرایند کسب و کار این است که چگونگی عملکرد تمام اجزا را تشخیص داده و برای دستیابی به نتایج ملموس، بهینهسازی مداوم را انجام میدهد. درحقیقت هدف BPM آن است که پروژهها و فرایندهای ارائه خدمات یک سازمان را بازبینی کند و در همین راستا اقدامات لازم را نیز برای آنها انجام دهد.
- گاهی اوقات در فرایندهای منابع انسانی در سازمانها بیانضباطی و پیچیدگی فراوانی وجود دارد؛ برای مثال برخی واحدهای منابع انسانی بهمنظور پر کردن درخواستها باید فرمهای کاغذی را تکمیل کرده و تأییدیههای کتبی را دریافت کنند. مدیریت فرایند کسب و کار این پیگیریهای فیزیکی را حذف کرده و جایگزین سادهتری را بهکمک یک نرمافزار برای مکانیزهکردن فرایندها درخواست میکند.
- یکی دیگر از کاربردهای مدیریت فرایند کسب و کار، خودکارسازی فرایندهاست. هنگامی که به سیستم مدیریت فرایند کسب و کار دستوری داده میشود، اگر درخواستی توسط پرسنل صورت بگیرد که با قوانین سازمان و دستورات اتخاذشده در سیستم همخوانی نداشته باشد، سیستم مدیریت فرایند کسب و کار بهطور خودکار آن درخواستها را رد میکند و با این کار سبب بهبود روند فرایندها میشود.
- یکی از چالشهای مهم فرایند فروش در سازمانها آن است که تأیید و تهیه فاکتورهای درخواستی باید بهواسطه واحد مالی سازمان صورت بگیرد. سازمان برای انجام این کار باید زمان زیادی را صرف هماهنگی فاکتورهای درخواست کند. در این میان سیستم مدیریت فرایند کسب و کار سعی میکند با خودکارسازی تأیید فاکتورهای درخواستی و مکانیزه کردن فرایندهای تولید فاکتور به واحد فروش کمک کند و موجب بهبود عملکرد سازمان شود.
- یکی دیگر از کاربردهای مدیریت فرایند کسب و کار این است که به افراد ناشناس اجازه دسترسی به اطلاعات سازمان را نمیدهد.
- مدیریت فرایند کسب و کار به سازمانها کمک میکند اطلاعات لازم را برای تأیید درخواستها در اختیار سیستم قرار دهد و پروسه تأیید را کوتاه کند.
- سیستم مدیریت فرایند سبب کاهش کسب و کار هزینههای بالای مدیریت رسیدگی و جمعآوری فایلهای کاغذی میشود.
مدیریت فرایند کسب و کار چه مزایایی دارد؟
در این قسمت سعی داریم مزایای بهکارگیری مدیریت فرایند کسب و کار را بیان کنیم:
- بهبود مستمر
- تمامی سازمانها باید توانایی مقابله با تغییرات جدید را داشته باشند. برخی تغییرها ممکن است ناشی از وجود رقبای تازهکار، پیشرفت فناوری یا تعیین مقررات جدید باشد. این تغییرات ممکن است بر فعالیتهای تجاری سازمان اثرگذار باشد؛ بنابراین هرگونه تغییری نیاز به چابکی در رقابت و واکنش سریع دارد تا سازمان در رقابت بازار عملکرد خوبی داشته باشد. بهکمک BPM سازمانها قادر هستند عملکردها و فرایندهای خود را متناسب با تغییر شرایط محیط هماهنگ و همسو کنند.
- یکی دیگر از مزایای اجرای رویکرد مدیریت فرایند کسب و کار افزایش کارایی سازمان است. تمام سازمانها تلاش میکنند فرایندهای کار خود را کارآمدتر و روانتر انجام دهند. از طرفی شناسایی فرایندهای ناکارآمد بسیار دشوار است و همچنین تغییر آنها بهسختی صورت میگیرد. همانطور که میدانید فرایندها و عملکردهای ناکارآمد، هزینه و زمان زیادی را هدر میدهند؛ به همین دلیل همه سازمانها به رویکردهایی نیاز دارند تا ناکارآمدیها را شناسایی و حذف کنند.
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار به مدیران و پرسنل اجازه میدهد درک بهتری از تمام مراحل فرایند تجاری داشته باشند. افزایش دانش مدیران و کارکنان به آنها اجازه میدهد راهحلهای جدیدی را بیابند که سازمان را از سردرگمی و ناکارآمدی فرایندها نجات دهند.
- مدیریت فرایند کسب و کار از نرمافزار RAM برای ردیابی فرایندهای تجاری و نظارت بر آنها استفاده میکند. BPM میتواند بهطور مداوم روندها و فرایندهای خودکار را ثبت کند و اثربخشی تمام مراحل فرایندها را در زمانهای مختلف اندازهگیری کند. مدیریت فرایند کسب و کار عملکرد هر مرحله از فرایندها را مطالعه میکند و با این کار درک بهتر و دقیقتری از فعالیتهای کسب و کار به دست میآورد، همچنین با مطالعه عملکردها میتواند فرایندهای تجاری را اصلاح کند یا آنها را افزایش دهد.
- ایجاد انطباق و تضمین امنیت یکی دیگر از مزایای استفاده از سیستم مدیریت کسب و کار است. BPM عملکردها و فرایندهای سازمان را با قوانین تغییریافته منطبق میکند و محل کار را در مقابل سرقت و تهدیدات کلاهبرداری ایمن نگه میدارد. بسیاری از سازمانها بررسیهای تطبیقی را بهعنوان یک فرایند پرهزینه و پیچیده در نظر میگیرند؛ به همین دلیل سیستم مدیریت فرایند کسب و کار فرایندهای جدیدی را با شرایط ایدهآل طراحی میکنند تا طبق قوانین و استانداردها عملیات سازمان تغییر یابد.
- هنگامی که کارکنان جدیدی وارد سازمان میشوند، برای افزایش دانش آنها و همچنین انتقال اطلاعات سازمان به آنها، باید ایمیلها و اسناد زیادی را در اختیار آنها قرار دهیم. بررسی این اسناد میتواند کارکنان را خسته کند؛ به همین دلیل سیستم مدیریت فرایند کسب و کار با استفاده از نقشهبرداری گردش کار و همچنین مستندسازی فرایندها، روند انتقال دانش را سادهتر کرده است. انتقال آسان دانشها و اطلاعات موجب کاهش موارد انحرافی، سازگاری مسیرهای پیشرو و حذف شکافهای ارتباطی میان بخشهای گوناگون سازمان میشود.
[irp posts=”8406″ ]
- یکی دیگر از مزایای استفاده از سیستم مدیریت کسب و کار کاهش هزینههاست. هنگامی که اطلاعات و دانشها بهراحتی قابلیت اشتراکگذاری دارند، موجب ایجاد همکاری بهتر و بهبود روند تصمیمگیریها میشود. بهبود مداوم فرایندها و گزارش عملکرد آنها موجب بهینهسازی گردش کار میشود و آن را نیز سرعت میبخشد. از طرفی اعلانها و هشدارها موجب کاهش خطاهای عملکردی و حذف ضایعات میشود؛ درنتیجه سیستم مدیریت فرایند کسب و کار علاوه بر افزایش بهرهوری نیروی کار موجب افزایش کیفیت محصولات نیز میشود. لازم است بدانید پیشرفتهای ایجادشده سبب صرفهجویی در هزینههای سازمان خواهد شد.
- سیستم مدیریت فرایند کسب و کار علاوه بر ارائه تصویر واضح از گردش کار که موجب کاهش هزینههای اجرای تراکنشها میشود، با افزایش تولید محصولات، بهبود خدمات و افزایش سرعت زمان چرخه کار درآمد کلی سازمان را افزایش میدهد. سیستم مدیریت فرایند کسب و کار با اثرگذاری بر فروش محصولات موجب اولویتبندی فعالیتهای سازمان میشود. از طرفی گزارش عملکرد فرایندها موجب شناسایی سریعتر گلوگاهها و نقاط ضعف فرایندها میشود. با گذشت زمان تمام پیشرفتهای ذکرشده موجب افزایش سرعت تولید محصولات در بازار میشود که درنتیجه درآمد و فروش کل سازمان افزایش خواهد یافت.
- اطلاعاتی که بهکمک مدیریت فرایند کسب و کار در فرایندهای تجاری سازمان لحاظ میشود، موجب ایجاد فرصتهایی برای بهبود مداوم فرایندهای سازمان میشود. درحقیقت سیستم مدیریت فرایند کسب و کار به سازمانها کمک میکند با پیشرفتهای مداوم و کوچک در بازار رقابت موفق شوند.
- سیستم مدیریت فرایند کسب و کار دید واضح و روشنی از فرایندهای سازمان به شما میدهد. همچنین به مدیران کمک میکند در تصمیمگیریهای خود در راستای منافع سازمان عمل کنند و سرعت عملیات را افزایش دهند.
- یکی دیگر از مزایای مهم سیستم مدیریت فرایند کسب و کار افزایش رضایت مشتریان است. یکی از اهداف اصلی سازمانها برای بهبود خدمات و محصولات خود افزایش میزان رضایت مشتریان است. سیستم مدیریت فرایند کسب و کار با برنامهریزی دقیق خود به کسب و کارها کمک میکند تا خدمات و محصولات خود را با ضعفها و خطاهای کمتری به مشتریان ارائه دهند.
- افزایش رضایت پرسنل از دیگر مزایای استفاده از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار است. هنگامی که در سازمانها از BPM استفاده میشود، اشتباهات و خطاهای کارکنان به حداقل مقدار خود میرسد؛ درنتیجه با بهبود فرایندهای کار رضایت شغلی کارکنان نیز افزایش مییابد.
- هنگامی که سازمانها از BPM استفاده میکنند، تغییراتی در کل سازمان به وجود میآید که بروز این تغییرات در قوانین سازمان، نیازهای بازار و غیره موجب ایجاد فرصتهای جدید برای کسب تجربه و مهارت مدیران و کارکنان میشود.
- همانگونه که اشاره کردیم، بروز هرگونه تغییرات در قسمتهای مختلف سازمان موجب میشود سازمان بهکمک BPM با سرعت زیاد خود را با آن سازگار و منطبق کند. نکته مهم این است که انطباق و سازگاری مداوم سازمان با تغییرات موجب پایداری و استحکام سازمان میشود.
- بهطورکلی سیستم مدیریت فرایند کسب و کار تمام مشکلات سیستمهای سنتی را از بین میبرد و علاوه بر آن موجب کاهش هزینهها، پیشرفت مداوم فرایندها، افزایش بهرهوری، صرفهجویی در زمان، کنترل نتایج فرایندها، افزایش سرعت اجرای عملکردها و فرایندها، یکپارچهسازی نرمافزارهای متفاوت، تعریف شاخصهای اساسی و کلیدی عملکرد، توسعه سازمانی، ایجاد مزیت رقابتی، جلب رضایت متقاضیان، یکپارچهسازی فرایندهای سازمانی، درک تمام فرایندهای سازمان، سرمایهگذاری در فناوریهای جدید، افزایش سرعت گزارشدهی، شناسایی گلوگاهها و موارد ناکارآمد، ارائه نتایج شفاف اجرای فرایندها و… میشود.
سخن پایانی
در گذشته بسیاری از سازمانها و صنایع به سرمایه و پول توجه بیشتری داشتند و پول را عامل موفقیت کسب و کار خود میدانستند؛ درنتیجه به مبحث فرایندها و روال انجام کارها توجه خاصی نداشتند، اما امروزه در کنار سرمایه فاکتورهایی از قبیل طراحی فرایندها، بهبود و مدیریت آنها موجب افزایش موفقیت و دستیابی افراد به اهداف سازمانی میشود.
مدیریت فرایند کسب و کار با توجه به رویکرد افراد تعاریف مختلفی دارد، اما بهطورکلی BPM به روال انجام کارهایی گفته میشود که در یک چارچوب مشخص و تعیینشده توسط یک تیم برای دستیابی به اهداف سازمان صورت میگیرد؛ به عبارت بهتر بهکارگیری دانش و اصول مدیریتی به همراه تکنیکها و ابزارهای فناوری اطلاعات را که موجب ایجاد فرایندهای عالی برای کسب و کار میشود مدیریت فرایند کسب و کار میگویند.
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار راهی نظاممند و منسجم برای بهبود فرایندهای یک کسب و کار است و به مدیران اجازه میدهد تا نقاط ضعف فرایندهای تجاری خود را شناسایی کنند و راهکارهای مفیدی را برای کاهش ریسکها و حذف امور ناکارآمد ارائه دهند. این درک مدیران میتواند به افزایش درآمد، صرفهجویی در زمان و هزینهها، بهبود کارایی عملکردها و رضایت مشتریان منجر شود.
اگر شما نیز صاحب کسب و کارهای تجاری هستید، برای آنکه در بازار رقابت از رقبای خود پیشی بگیرید و کارایی عملکردهای سازمان خود را بهبود بخشید، توصیه ما به شما این است که از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار استفاده کنید تا از مزایای آن بهرهمند شوید. ما در این مقاله درباره مدیریت فرایند کسب و کار، کاربردها و اهداف آن مطالبی را برای شما عزیزان ارائه دادیم. امیدواریم بهکمک این مطالب موجب رشد و توسعه کسب و کار خود شوید. در پایان از همراهی شما بسیار سپاسگزاریم.