هر سازمان یا کسب‌وکاری به دنبال بهبود علمکرد خود است. البته مسئولیت ایجاد یک برنامه منظم برای این بهبود عملکرد، در ابتدا برعهده‌ی مدیر مجموعه است تا اصول را پیاده سازی کرده و سپس سایر اعضای سازمان یا کارمندان نیز در اجرای آن مشارکت داشته باشند. بیشتر مدیران برای اینکه در یک مسیر صعودی پیشرفت قرار بگیرند، از برنامه بهبود مستمر استفاده می‌کنند. ممکن است شما نیز این نام را شنیده باشید و حالا بخواهید برای پیشرفت شخصی یا کاری خود از آن بهره بگیرید. در این صورت می‌توانید با ما همراه شوید، چراکه در ادامه قصد داریم به بررسی تعریف برنامه بهبود مستمر در سازمان پرداخته و سپس دیگر گزینه‌های مربوط به آن را بررسی نماییم.
برنامه بهبود مستمر چیست؟
«برنامه بهبود مستمر» همانطور که از نام آن هم مشخص است، به برنامه‌ای اشاره دارد که می‌تواند بهبود مستمر یک سازمان، شرکت یا محیط کاری را به همراه داشته باشد. درواقع در تعریف بیشتر این مفهوم می‌توان گفت:
- برنامه بهبود مستمر یک استراتژی است که تمرکز شرکت بر بهبود شیوه مدیریت و عملکردهای کاری را حفظ می‌کند.
- بهبود مستمر فرآیند و روشی است که برای افزایش بهره‌وری شرکت در نظر گرفته می‌شود که هدف آن یک رشد ثابت و سازگار و سپس بهبود کیفیت در تمامی سرویس‌ها و فرآیندهای سازمان است.
- بهبود مستمر براساس اطلاعات بازخوردی از رضایت‌سنجی مشتریان، بازرسی‌ها، ارزیابی عملکرد از کارشناسان، پشتیبان‌ها و پیمانکاران در سطح سازمان اجرایی صورت می‌گیرد.
- برنامه بهبود مستمر کمک می‌کند تا نسبت به انجام اقدامات اصلاحی و بهبود مستمر در کسبوکار یا سازمان اقدامات لازم صورت بگیرد.
با توجه به آن‌چه گفته شد، مشخص است که برنامه بهبود مستمر یک برنامه منظم است که تابعیت از آن می‌تواند رشد مستمر سازمان را به همراه داشته باشد. در ادامه به بررسی اهداف بهبود مستمر در سازمان خواهیم پرداخت.
اهداف برنامه بهبود مستمر در سازمان
برنامه بهبود مستمر در صورت اجرا می‌تواند اهداف بسیاری را برای سازمان محقق کند که یک نظم و انسجام در پیشرفت را به همراه خواهد داشت. از جمله این اهداف می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- افزایش کیفیت خدمات قابل ارائه به مشتریان یک کسبوکار
- عمق بخشیدن به هدف سازمانی
- در یک مسیر قرار دادن اهداف سازمان و کارکنان
- ایجاد یک پایگاه داده جامع برای ثبت و نگهداری سوابق عملکرد شرکت
- افزایش انگیزه کارکنان در تمام سطوح سازمان
- افزایش حس تعلق و وفاداری در بین کارکنان نسبت به سازمان و اهداف آن
- افزایش مسئولیت فردی برای برنامه‌ریزی و اجرا
- تکمیل قدرت رسمی سازمان با قدرت بر پایه دانش و مهارت‌های فردی
می‌بینید که برنامه بهبود مستمر در کسبوکار می‌تواند اهداف زیادی را به همراه داشته باشد. درواقع تحقق این اهداف است که می‌تواند سازمان را در مسیر رشد مستمر قرار دهد. در ادامه به بررسی این موضوع می‌پردازیم که چگونه فرهنگ بهبود مستمر را در محل کار خود نهادینه کنیم.
چطور فرهنگ بهبود مستمر را در محل کار ایجاد کنیم؟
برای اینکه برنامه بهبود مستمر در کسب و کار ایجاد شود، باید فرهنگ آن در کار را ایجاد کرد. برای این امر چند مرحله وجود دارد که آن‌ها را می‌توان به‌صورت زیر بیان کرد:
- انتخاب برنامه بهبود مستمر مناسب
انواع برنامه‌ها و ابزارهای بهبود مستمر وجود دارد که شما می‌توانید در بین آن‌ها برنامه موردنظر خود را انتخاب نمایید. از جمله این برنامه‌ها می‌توان چنین گزینه‌هایی را نام برد:
- برنامه انجام، بررسی، اقدام «PDCA»
در این روش، مرحله «برنامه» اولین مرحله از فرآیند جمع‌آوری اطلاعات و داده‌ها است. سپس در مرحله «انجام» برنامه خود را باید در مقیاس کوچک اجرا کرد. آن‌گاه پس از یک مدت زمان مشخص، نتایج روش خود را در مقیاس کوچک بررسی کرده و سپس تنظیمات لازم را انجام خواهید داد. با رسیدن به مرحله «اقدام» نیز باید راه‌حل یا روش خود را در مقیاس کامل اعمال کنید. این چرخه را هرچند بار که لازم است، باید اجرا کرد تا بهبود مستمر انجام شود!
- نقشه‌برداری جریان ارزش «Value stream mapping»
این روش به به تیم‌ها در شناسایی و حذف منابع و زمان تلف‌شده در سازمان کمک می‌کند تا کارها سریع‌تر و آسان‌تر انجام شوند. درواقع تیم‌ها امکان ساخت فرایند و روش‌های بصری را با این روش خواهند داشت. آن‌ها اطلاعاتی را در مورد وضعیت فعلی کار خود جمع‌آوری کرده و سپس مراحل لازم را برای برداشتن یک هدف پیشنهادی را ترسیم می‌کنند!
- استراتژی اس پنج «S5 Strategy»
این مورد که یک روش ژاپنی ترجمه شده، شامل پنج مرحله «سازماندهی»، «نظم و ترتیب»، «پاکیزه‌سازی»، «استانداردسازی» و «نگهداری» است. در مرحله اول باید منابع غیرضروری را شناسایی و از روند کار حذف کرد. آن‌گاه پس از جمع‌آوری منابع لازم، آن‌ها را باید سازماندهی کرد تا در مکان‌‌های مناسب قرار گیرند. در مرحله «پاکیزه‌سازی» باید تمیز و مرتب کردن مداوم فضای کاری برای داشتن یک جریان کاری آرام را در دستور کار قرار داد. در مرحله بعدی، وقتی که «استانداردسازی» می‌کنید، درواقع فرایند‌های خاصی را برای سازماندهی محیط کار توسعه خواهید داد. مرحله «نگهداری» نیز به کارکنان اجازه می‌دهد که به‌روش خودشان خود‌مدیریتی داشته باشند!
در بین روش‌های فوق می‌توان برنامه بهبود مستمر موردنظر خود را انتخاب کرده و آن را در سازمان، شرکت یا کسبوکار خود به کار گرفت.
- کنترل رشد
دار این مرحله که شما برنامه بهبود مستمر مناسب خود را انتخاب و به کار گرفته‌اید، باید به‌صورت مرتب پیشرفت کار خود را کنترل نمایید. درواقع باید ببینید که آیا تیم‌ها اهداف عملکردی را برآورده می‌کنند یا خیر و آن‌ها را تأیید کنید. برای این منظور می‌توانید جلسات منظم برگزار کنید. با این کار می‌توانید مطمئن شوید که همه افراد با اهداف تعیین شده احساس راحتی می‌کنند و منابع موردنیاز خود را در اختیار دارند. همچنین مطمئن می‌شوید که برای هر هدف عملکردی، زمان مشخصی تعیین شده تا اعضای تیم بتوانند جدول زمانی داشته باشند.
[irp posts=”10056″ ]
- تعیین اهداف قابل کنترل
تعیین کردن اهداف کوچک و واقع‌گرایانه برای موفقیت هر کاری ضرورت دارد. برای مثال، افزایش 2 الی 5 درصدی رضایت مشتریان در پایان ۳ ماه، یک هدف واقع‌بینانه برای تیم خدمات مشتری است. در این صورت کارکنان می‌توانند ارتباط موثر با مشتریان برقرار کنند و از مشتریان بخواهند که پس از هر تعامل بازخورد ارائه دهند تا ببینند که آن درصدها محقق شده یا خیر؟!
- بازخورد کارکنان
فعال بودن تمام اعضا و به اشتراک‌گذاری مقدار پیشرفت‌تان، نقش اساسی در برنامه بهبود مستمر دارد. باید به نظرات کارکنان نیز اهمیت داد تا آن‌ها نیز نسبت به پروژه تعهد و انگیزه داشته باشند. آن‌گاه اگر مشکلی بر سر راه پیشرفت آن‌ها وجود داشته باشد، مدیر یا دیگر کارکنان می‌توانند برای رفع آن چاره‌اندیشی کنند. البته گاهی خود کارکنان می‌توانند ایده‌های جذاب و کارآمدی را برای پیشرفت کار پیشنهاد دهند که کل برنامه را بهتر جلو ببرد!
- به‌روزرسانی مستمر تیم
پس از طی کردن تمام مراحل فوق، لازم است تا تیم خود را به‌صورت مستمر به‌روزرسانی کنید. به این معنی که کوچک‌ترین پیشرفت در کارها را به آن‌ها گزارش دهید تا دقیقاً احساس کنند که تلاش و برنامه آن‌ها دارد پروژه را با پیشرفت همراه می‌کند. این کار به کارکنان انگیزه می‌دهد تا روی وظایف خود متمرکز بمانند و همچنین به‌سرعت به مسائلی که به رفع آن‌ها نیاز دارند، رسیدگی نمایند!
[irp posts=”10061″ ]
می‌بینید که بهبود مستمر به پیگیری و تلاش مستمر نیاز دارد. اما این روند فقط در ابتدا کمی چالش‌برانگیز است. وقتی تیم بتواند پیشرفت‌های حاصل از این روش را به عینه ببیند، برنامه بهبود مستمر و ابزارهای بهبود مستمر می‌توانند به روش اصلی و همیشگی سازمان تبدیل خواهد شد!!
نمونه برنامه‌های بهبود مستمر
نمونه‌های بسیاری را می‌توان برای برنامه‌های بهبود مستمر نام برد. درواقع هر سازمانی که مراحل نامبرده در قسمت‌های فوق را به‌درستی اجرا کرده باشد، حتماً شاهد پیشرفت در کار خود خواهد بود. بنابراین اگر بخواهیم نمونه‌هایی برای برنامه بهبود مستمر نام ببریم، موارد زیر را می‌توان بیان کرد:
- افزایش فروش
در یک شرکت وارد کننده قطعات الکترونیک که فروش متوسطی دارد، مدیر تصمیم می‌گیرد تا فروش را افزایش داده و کار خود را رونق دهد. بنابراین یک جلسه با کارکنان خود برگزار کرده و یک برنامه بهبود مستمر را برای اجرا انتخاب می‌کنند. مدیر به کارکنان اطمینان می‌دهد که در صورت افزایش فروش، درصدی از سود را به آن‌ها خواهد داد. کارکنان برنامه داده شده را مو به مو اجرا می‌کنند.
مدیر بعد یک ماه که جلسه بازخورد کارکنان را برگزار می‌کند، می‌بیند که کارکنان به فروش بیشتر نزدیک شده‌اند و حتی چند درصد فروش آن‌ها افزایش داشته است. اما کارکنان با چالشی روبه‌رو هستند که اجازه نمی‌دهد فروش از آن درصد بالاتر برود. بنابراین پیشنهادات جدیدی ارائه می‌کنند. بعد از یک ماه مدیر متوجه می‌شود که مشکلات برطرف شده و فروش آن‌ها تا آن درصدی که تعیین کرده بودند افزایش داشته است!
- بهبود کیفیت محصولات
یک شرکت تولید کننده شوینده متوجه می‌شود که برخی از مشتریان از کیفیت محصولات آن راضی نیستند و همین امر موجب کاهش فروش آن‌ها شده است. در این صورت مدیریت یک برنامه بهبود مستمر را به کار می‌گیرد. در این برنامه قرار است تا کارکنان بیشتر روی کیفیت محصول مانور بدهند، طوری‌که کیفیت بالا برود اما هزینه بیشتری برای شرکت در پی نداشته باشد. در جلسات اول بازخورد، کارکنان با چالش‌های بسیاری روبه‌رو هستند، اما به‌روزرسانی‌های مدیریت سبب می‌شود تا کارکنان حتی از نیم درصد پیشرفت کار خود نیز آگاه شوند و به تلاش ادامه دهند. این تیم پس از چندین ماه، در نهایت موفق می‌شود تا مشکلات کیفیت محصول را برطرف کرده و فروش را به طرز چشمگیری بالا ببرد!!
دو نمونه فوق می‌توانند یک دید کلی نسبت به به‌کار گیری برنامه بهبود مستمر و مشکلات مسیر آن را برای کا مشخص کنند. بنابراین شما نیز می‌توانید در این باره دست به اقدام بزنید.
