اگر با عوامل حواس پرتی در محیط کار مواجه هستید، با راهکارهای ارائه‌شده در این مقاله می‌توانید بهره‌وری در کارتان را افزایش دهید. با برداشتن گام‌های کوچک می‌توانید کنترل بیشتری بر کارهای خود داشته باشید، حواس‌پرتی‌ها را محدود کنید و توجه و تمرکز خود را در محل کار بهبود ببخشید. اولین قدم، شناسایی عوامل حواس پرتی است تا در قدم بعد آن‌ها را حذف و درصورت امکان کنترل کنید. شما در بسیاری از مواقع نمی‌توانید ایمیل‌ها و جلسات کاری را نادیده بگیرید، اما با ایجاد تعادل و برنامه‌ریزی می‌توانید زمان خاصی را به این کارها اختصاص دهید تا بتوانید در زمان باقی‌مانده روی کار اصلی خود تمرکز کرده و از حواس پرتی‌ها دوری کنید.
برترین آمار حواس پرتی در محیط کار
- شرکت‌ها تا 31 ساعت در ماه را در جلسات غیرمولد صرف می‌کنند.
- حدود 40 میلیون آمریکایی از اضطراب در محل کار رنج می‌برند.
- پنجاه درصد کارمندان می‌گویند در محل کار حواسشان به تلفن‌هایشان پرت میشود.
- 98 درصد نیروی کار می‌گوید حداقل 3 یا 4 بار در روز کارشان قطع میشود.
- حواس پرتی می‌تواند منجر به ارتکاب دو برابر بیشتر از حد معمول خطا شود.
- شرکت‌ها سود چشمگیری را از دست می‌دهند و 720 ساعت در سال به ازای هر نفر کار می‌کنند.
- 23 دقیقه و 15 ثانیه طول می‌کشد تا به‌طور کامل تمرکز پس از حواس پرتی بازیابی شود.
- 75 درصد کارکنان می‌گویند بعد از آموزش برای حواس پرتی در محیط کار، بهره‌وری بیشتری دارند.
[irp posts=”12677″ ]
عوامل حواس پرتی در محیط کار
همه ما می‌دانیم حواس پرتی می‌تواند عامل بزرگی در کاهش بهره‌وری در کار باشد؛ به همین دلیل شناسایی عوامل رایجی که در محیط کار سبب حواس پرتی می‌شوند، بسیار مهم است.
-
همکاران شما
بیش از 80 درصد کارمندان می‌گویند همکاران پرحرف دلیل تمرکز نداشتن روی شغل آن‌ها هستند. صحبت کردن با همکاران در ساعات کاری علاوه بر اتلاف وقت کارمندان، سبب مشغول کردن ذهن آن‌ها به موضوعات بحث میشود و درنتیجه به کاهش تمرکز و بازدهی کارشان می‌انجامد.
-
جلسات بیهوده
آمارهای اتلاف وقت در محل کار، جلسات را دلیل اصلی حواس پرتی و بی‌ثمر شدن ساعات کاری کارمندان ذکر می‌کنند. شرکت‌ها 31 ساعت در ماه را در جلسات بدون ارزش ملموس می‌گذرانند. از میان تمام حواس پرتی‌های اداری، جلسات یکی از بارزترین نمونه‌های از دست دادن بهره‌وری هستند.
-
گرسنه بودن
تحقیقات مربوط به حواس پرتی در محل کار نشان می‌دهد تنها عوامل بیرونی موجب حواس پرتی نمی‌شوند، بلکه عواملی مثل گرسنگی و کمبود خواب نیز با کاهش انرژی شما بازدهی را کمتر خواهد کرد؛ برای مثال گرسنگی می‌تواند سبب شود تمام حس تمرکزتان را از دست بدهید؛ زیرا بدنتان سعی می‌کند شما را از نیاز خود به غذا آگاه کند. اگر کارکنان به‌طور منظم میان‌وعده‌های سالم مصرف کنند، درنهایت بهره‌وری آن‌ها افزایش می‌یابد.
-
استرس و اضطراب
استرس و اضطراب مهم‌ترین عوامل کاهش‌دهنده بهره‌وری در زندگی حرفه‌ای ما هستند. آن‌ها نه‌تنها از نظر ذهنی بلکه از نظر جسمی نیز بر بسیاری از افراد به روش‌های مختلف تأثیر می‌گذارند. اختلالات اضطرابی می‌تواند به‌طور باورنکردنی برای شغل فرد مضر و آسیب‌زا باشد و انجام حتی ابتدایی‌ترین وظایف را غیرممکن کند. میلیون‌ها کارمند تقریباً هر روز با اضطراب در محل کار دست و پنجه نرم می‌کنند و چیزهای زیادی می‌توانند این اضطراب را تحریک کنند.
-
فضای کاری آشفته
اگر فضای کاری شما آشفته است، درنتیجه تمرکز کردن بر کارتان بسیار سخت خواهد بود. برای کاهش حواس پرتی‌های بیرونی کنترل فضای کار خود را به دست بگیرید و همیشه میز کار و اطراف آن را مرتب کنید.
-
تلفن همراه
ابزارهایی که به ما امکان می‌دهند با دنیا در ارتباط بمانیم و کارمان را به حرکت درآورند، اصلی‌ترین عوامل حواس پرتی شناخته می‌شوند. آمار حواس پرتی در محیط کار، گوشی‌های هوشمند را در صدر فهرست چیزهایی قرار می‌دهد که بهره‌وری ما را کاهش می‌دهند.
پنجاه درصد کارمندان می‌گویند به‌طور منظم حواسشان به تلفن‌هایشان پرت میشود و هر روز ساعت‌ها را صرف آن می‌کنند. این عوامل می‌تواند یکی از چالش‌برانگیزترین عوامل حواس پرتی در محیط کار باشد؛ زیرا ما برای حفظ ارتباط و حتی انجام کار خود در محل کار از آن استفاده می‌کنیم؛ بنابراین کنار گذاشتن آن امکان‌پذیر نیست، ولی می‌توانیم استفاده از آن را به زمان‌های خاصی محدود کنیم.
-
ارسال و دریافت ایمیل
ایمیل یکی از جدایی ناپذیرترین بخش‌های ارتباطات تجاری و در به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات مهم حیاتی است، اما بررسی مداوم ایمیل‌های جدید در صندوق ورودی ما عامل مهم حواس پرتی است که ما از روی عادت انجام می‌دهیم.
-
ایجاد وقفه در کار
همیشه افرادی هستند که با وقفه‌ای به ظاهر بی‌ضرر روز شما را مختل می‌کنند. اگرچه ممکن است این زمان تلف‌شده توجه ما را به خود جلب نکند، اما در ایجاد حواس پرتی در کار بسیار اثرگذار خواهد بود. 98 درصد مردم می‌گویند حداقل 3 یا 4 بار در روز در کارشان وقفه طولانی ایجاد میشود.
چگونه از حواس پرتی در محل کار خودداری کنیم و متمرکز بمانیم
جای تعجب نیست که بسیاری از مردم با مشکل حواس پرتی و نداشتن تمرکز در محل کار دست و پنجه نرم می‌کنند. بعضی روزها ممکن است احساس کنید مدام در حال ایجاد وقفه در کار خود هستید و بین جلسات و مکالمات، تمرکز روی کار و انجام لیست کارهایتان دشوار است.
درحالی‌که فناوری می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد و ابزارهایی را در دسترس شما بگذارد که روز کاری شما را ساده می‌کند، تأثیر معکوس نیز دارد. بیش از نیمی از کارفرمایان می‌گویند تلفن‌های همراه کارمندان، در کاهش بهره‌وری در محل کار مقصر اصلی هستند، اما خبر خوب این است که می‌توانید برای جلوگیری از پرت شدن حواس در محل کار قدم‌هایی بردارید و یاد بگیرید چگونه تمرکز را افزایش دهید تا بتوانید روز خود را به‌طور مؤثرتری طی کنید.
با افزایش تعداد افرادی که از راه دور کار می‌کنند، حواس پرتی‌های بیشتری نیز برای رسیدگی وجود دارد. نادیده گرفتن کودکان، اعضای خانواده، پارس سگ‌ها و ضربه زدن به درب سخت است. حواس پرتی می‌تواند به سطوح استرس بالاتر، خلق و خو و بهره‌وری کمتر بینجامد و جای تعجب نیست که همه این‌ها می‌تواند بر کیفیت کار تأثیر بگذارد.
راهکارهایی برای کنترل حواس‌پرتی در محیط کار
راه‌های زیادی برای مقابله با حواس‌پرتی وجود دارد که در این میان بهترین راه برای جلوگیری از تصدی آن‌ها به فرد و محیط کاری آن‌ها بستگی دارد. با این حال برخی نکات عبارت‌اند از:
1) برای زمان خود حد و مرز تعیین کنید
تعیین مرزهای شخصی و پیروی از آن‌ها اولین گام برای اطمینان از این است که کار خود را به‌موقع انجام می‌دهید. صحبت با کارمندان، همکاران برای ایجاد محیط کاری مشترک و دوستانه بسیار مهم است، اما اگر زمان زیادی را صرف بحث درباره موضوعات غیرمرتبط کاری کنید، بیشتر از اینکه فایده داشته باشد، ضرر خواهد داشت. اگر از راه دور کار می‌کنید، می‌توانید از قبل به خانواده و دوستان خود درباره در دسترس نبودن خود در ساعات کاری اطلاع دهید.
2) زمان خاصی را برای بررسی ایمیل‌ها اختصاص دهید
بررسی ایمیل در ساعات کاری امری عادی است، اما سعی کنید هر روز زمانی را برای رسیدگی به صندوق ورودی خود اختصاص دهید. این نه‌تنها به شما کمک می‌کند تا در انجام کارهای حیاتی بمانید، بلکه می‌تواند تعداد حواس پرتی‌هایی را که در زندگی کاری شما ایجاد میشود کاهش دهد؛ زیرا چک کردن مکرر ایمیل‌ها اغلب می‌تواند ما را از مسیری که در حال انجام آن هستیم دور کند.
3) مواردی را که حواس شما را پرت می‌کنند در مواقعی که لازم نیست کنار بگذارید
اگر روی سندی کار می‌کنید که حواستان را از کارتان پرت می‌کند، وقتی کارتان تمام شد آن را کنار بگذارید. اگر چیزی روی صفحه رایانه شما فضا را اشغال می‌کند، اما به انجام کار کمکی نمی‌کند، آن را ببندید یا به منطقه‌ای که حواس پرتی کمتری دارد منتقل کنید. نکته کلیدی این است که چیزها را دور از چشم و سپس دور از ذهن قرار دهید.
4) از انجام هم‌زمان چند کار خودداری کنید
ممکن است در روزهایی که حجم کارتان زیاد است، هم‌زمان چند کار را پیش ببرید این روش سبب افزایش سرعت کارتان خواهد شد، ولی تحقیقات نشان می‌دهد انجام بیش از یک کار در یک زمان، به‌ویژه یک کار پیچیده، بر بهره‌وری کار شما تأثیر می‌گذارد. اگرچه ممکن است چندوظیفه‌ای در ظاهر کارآمد به نظر برسد، اما بیشتر طول می‌کشد و منجر به خطاهای بیشتری میشود.
5) برنامه‌ای تهیه کنید که زمان کافی برای تفریح‌ها و کارهای شخصی داشته باشد
بهترین راه برای دور نگه داشتن عوامل حواس پرتی از برنامه کاریتان این است که برای آن‌ها زمان جداگانه‌ای را اختصاص دهید.
6) کارهای خود را سازمان‌دهی و برنامه‌ریزی کنید
تحقیقات نشان می‌دهد وقتی یک برنامه‌ریزی مکتوب داشته باشید، بهره‌وری را افزایش می‌دهد. برنامه‌ریزی فعالیت‌ها بار مغز را کاهش می‌دهد؛ زیرا شما را از نگرانی کارهای ناتمام رها می‌کند. هر کار را اولویت‌بندی کنید و اگر ذهن شما در طول روز شروع به سرگردانی کرد، به لیست خود نگاه کنید.
7) فضای کاری خود را متناسب با خود طراحی کنید
اگر فردی بصری هستید، با موادی کار کنید که به‌راحتی قابل مشاهده هستند. اگر به فضای بیشتری نیاز دارید، میز یا قفسه‌های خود را به پنجره نزدیک‌تر کنید تا منظره‌ای داشته باشید که ذهن شما را آرام و به تمرکز شما کمک کند. اگر از راه دور کار می‌کنید، بسیار مهم است فضای کاری خود را به‌طور مؤثر تنظیم کنید و با همه چیزهایی که در طول روز نیاز دارید، از جمله فنجان قهوه، بنشینید. بلند شدن برای به دست آوردن چیزهای مختلف حواس ما را بسیار پرت کرده و بین کار ما وقفه ایجاد می‌کند.
8) کارهای روزانه خود را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید
همه کارها را به قطعات کوچک‌تر تقسیم کنید؛ چون این‌گونه می‌توان کارها را راحت‌تر انجام داد؛ در این صورت انگیزه شما برای دستیابی به آن هدف بیشتر خواهد بود و همچنین کمتر احساس خستگی می‌کنید؛ درنتیجه تنها به تمرکز برای مدت‌زمان کوتاه‌تری نیاز خواهید داشت که ممکن است به معنای افزایش شانس برای تکمیل کارتان باشد.
9) تا حد امکان در کار خود وقفه ایجاد نکنید
مطالعه‌ای در دانشگاه کالیفرنیا نشان می‌دهد به‌طور متوسط 23 دقیقه و 15 ثانیه طول می‌کشد تا پس از یک وقفه به کار اصلی خود بازگردید. می‌توانید ببینید میزان قابل‌توجهی از بهره‌وری از دست رفته در طول روز به‌دلیل وقفه‌های کوتاهی است که شما برای بررسی یک پیامک یا پرسیدن سؤال از یک همکار ایجاد می‌کنید.
10) برای استراحت در طول روز وقت بگذارید
استراحت‌های منظم می‌تواند تأثیر مثبتی بر تمرکز و بهره‌وری داشته باشد همچنین سبب کاهش استرس و فشار کاری میشود. استراحت‌های منظم بین کار سنگین برای افزایش تمرکز و بهره‌وری لازم است. مؤثرترین استراحت‌ها شامل معاشرت با همکاران، تغذیه و انجام حرکات کششی هستند.
زمانی که نمی‌توانید یک دقیقه دیگر به کار خود بپردازید، استراحت کنید. می‌توانید سرحال و آماده برای مقابله با کار بعدی که در دست دارید، بازگردید. به یاد داشته باشید هدف مفید بودن است، نه فرسودگی. استراحت‌هایی را برنامه‌ریزی کنید که به شما کمک می‌کند تمرکز خود را بهبود ببخشید و به شما اجازه می‌دهد زمان خود را به عهده بگیرید.
11) اعلان‌های تلفن و رایانه خود را خاموش کنید
اعلان‌ها به خودی خود می‌توانند سبب حواس پرتی شوند. اگر متوجه شدید اعلان‌ها همواره شما را از کارتان دور می‌کنند، سعی کنید آن‌ها را در تلفن یا رایانه‌تان خاموش کنید.
12) تماس‌های شخصی را در اوقات فراغت خود برقرار کنید
بیشتر کارمندان اعتراف می‌کنند در طول یک روز کاری استاندارد حداقل یک ساعت را صرف تماس‌های شخصی، پیامک و ایمیل می‌کنند. زمانی که در محل کار هستید، سعی کنید زمانتان را به انجام کارهای مهم اختصاص دهید و کارهای خود را سازمان‌دهی و برنامه‌ریزی کنید. البته گاهی اوقات لازم است در طول روز کاری به تماس شخصی پاسخ دهید، اما به‌طورکلی سعی کنید ارتباط شخصی را در زمان استراحت یا ناهار خود برقرار کنید.
حواس پرتی در کار کردن از راه دور
کار از راه دور در سال‌های اخیر به‌طور فزاینده‌ای رایج شده است، اما با مجموعه‌ای از حواس پرتی همراه است. درواقع کارمندانی که از راه دور کار می‌کنند، بیشتر احتمال دارد با کاهش بهره‌وری مواجه شوند؛ زیرا محیط کار آن‌ها اغلب تحت کنترلشان نیست و حتی می‌تواند محل زندگی آن‌ها باشد؛ درنتیجه حواس پرتی بیشتری در محل کار ایجاد میشود. علاوه بر مسائل فوق، کارمندان از راه دور به‌دلیل مسائل دیگری نیز ممکن است دچار کاهش تمرکز و بهره‌وری شوند؛ مانند:
- اعضای خانواده و دوستان
- محله
- کارهای شخصی که می‌توانند در همان «فضای کاری» انجام دهند
- عدم تفکیک بین زندگی شخصی و حرفه‌ای
- وظایف خانگی
[irp posts=”13012″ ]
نتیجه‌گیری
حواس پرتی در محیط کار می‌تواند آسیب جدی به بهره‌وری و رشد شما وارد کند. با درک انواع مختلف عوامل حواس پرتی و نحوه مدیریت آن‌ها می‌توانید خود را برای موفقیت آماده کنید. علاوه بر این، کار از راه دور می‌تواند به خودی خود چالش باشد؛ بنابراین حتماً این مقاله را بخوانید تا درباره روش‌های مختلفی که می‌توانید با حواس پرتی‌های اطرافتان در محل کار مقابله کنید، بیشتر بدانید.
