در جهان امروز بسیاری از افراد توانایی مدیریت و صرفه‌جویی زمان در زندگی شخصی خود را ندارند. حال به کسب‌وکارها با آن همه مشغله فکر کنید یا کارکنان شرکت‌ها و ادارات که با راهکارهایی مؤثر وقتی بتوانند صرفه‌جویی در زمان کار داشته باشند، چه برتری و اتفاقات مثبتی در انتظارشان است! درواقع ذخیره کردن تایم شما را در جدال با بسیاری از رقبا پیش انداخته و دریایی از اتفاقات خوب اقتصادی، شغلی، اجتماعی و… را برایتان به ارمغان می‌آورد. اگر می‌خواهید بدانید چگونه، این متن را بخوانید.
اهمیت صرفه‌جویی در زمان کار
پیش از اینکه به روش‌های صرفه‌جویی در زمان کار بپردازیم باید ببینیم اساساً چرا این مسئله تا این حد اهمیت دارد؟ چرا باید برای خود محدودیت ایجاد کرده و حتی در مواردی خودمان و کارکنان را با روش‌های سرسختانه اذیت کنیم؟ ابتدا باید بگوییم این ما نیستیم که محدودیت را ایجاد کرده‌ایم. درواقع محدودیت به خودی خود وجود دارد. ما در اقتصاد و مسائل مالی صرفه‌جویی می‌کنیم؛ زیرا اصولاً در این مباحث محدودیت وجود دارد. دارایی هیچ‌کس بی‌نهایت نیست و ما منابع خاص و محدودی داریم.
در بحث زمان نیز همین‌گونه است. ما تایم مشخصی برای انجام کارها داریم که اگر نتوانیم آن را مدیریت کنیم و در زمان کار صرفه‌جویی داشته باشیم، از پس انجام دادن پروژه‌ها برنخواهیم آمد. همچنین در رقابت با بسیاری از کسب‌وکارهای رقیب عقب خواهیم افتاد، بازارهای خود را به آن‌ها واگذار خواهیم کرد و بدین ترتیب یک فاجعه و درنهایت ورشکستگی برای ما رخ خواهد داد!
همچنین اگر نتوانیم مهارت صرفه‌جویی در زمان کار را تقویت کنیم و تنها مطابق با انجام امور روزانه زمان را مدیریت کنیم، درصورت رخ دادن امور غیرمنتظره و پروژه‌های ناگهانی، قطعاً به مشکل خورده و تمامی برنامه‌هایمان به هم خواهد ریخت. به همین دلیل صرفه‌جویی در زمان کار چه در کسب‌وکارهای فردی و چه جمعی، سازمان‌ها و شرکت‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است و حتی می‌تواند از تحلیل رفتن انرژی جلوگیری کرده و باعث افزایش بهره وری در سازمان می‌شود.
8 راهکار برای صرفه‌جویی در زمان کار
در ادامه به بررسی راهکارهایی جهت صرفه‌جویی در زمان کار می‌پردازیم:
- توجه به وظایف خود
توجه به وظایف خود می‌تواند در مبحث صرفه‌جویی در زمان کار بسیار مؤثر باشد. فرض کنید هنگام انجام پروژه شرکت در جلسات مختلف یا تماس تلفنی و مواردی از این دست تمرکز خود را روی چندین مورد قرار دهید. طبیعتاً با معطوف شدن ذهن شما به چندین امر گوناگون توجه کمتری به جزئیات خواهید داشت و مطمئناً برای دریافت اطلاعات بیشتر مجبور خواهید شد دوباره سؤالات بیشتری از افراد بپرسید. همین روند ساده هم می‌تواند بهره‌وری کاری شما را کاهش دهد و هم زمان شما را به طرز محسوسی تلف کند، اما اگر تنها به وظایف خود توجه داشته باشید این موارد یک‌باره حل خواهد شد.
- کاهش رفت و آمد
یکی از بزرگ‌ترین دلایل اتلاف وقت، رفت و آمدهاست که علاوه بر اتلاف وقت می‌تواند منبع استرس و به‌شدت هزینه‌زا باشد؛ در این صورت شما می‌توانید با ایجاد امکان دورکاری یا استخدام نیروی کاری که محل سکونتش نزدیک به مکان کسب و کار شماست یا حتی فکر کردن به پروژه اسکان در محل کارکنان رفت و آمدها را به‌طرز چشمگیری کاهش دهید. همچنین اگر قرار است خود شما در شرکتی کار کنید می‌توانید با انتخاب محلی که به مکان سکونت زندگی شما نزدیک است، رفت و آمد خود را مدیریت کرده و طبیعتاً در زمان کار صرفه‌جویی کنید.
- خودکارسازی فرایندها
یکی از مؤثرترین روش‌های صرفه‌جویی در زمان کار، خودکارسازی فرایندهاست. درواقع تا آنجا که ممکن است باید متناسب با نیازها و اهداف خود از ایده‌های هوشمند، نرم‌افزارهای مختلف و ابزارهای دیجیتال بهره ببرید؛ چراکه این خودکارسازی می‌تواند به طرز قابل‌توجهی زمان انجام کارها را کوتاه‌تر کرده و بدین ترتیب می‌توانید تایم اضافی را ذخیره کنید.
برای درک بهتر این مسئله کافی است به یک مثال بسیار ساده توجه کنید؛ ممکن است شما به‌صورت دستی حاصل جمع 20 عدد مختلف را در زمان یک دقیقه به دست آورید، اما با استفاده از ماشین حساب این زمان به ۲۰ ثانیه تقلیل پیدا کرده و شما می‌توانید ۴۰ ثانیه در زمان کار صرفه‌جویی کنید.
- سازمان‌دهی و اولویت‌بندی اهداف
یکی دیگر از راهکارهای مؤثر صرفه‌جویی در زمان کار، اولویت‌بندی و سازمان‌دهی اهداف و پروژه‌های کسب‌وکار و سازمان شماست. شما می‌توانید با استفاده از برنامه‌های گوناگون از جمله ترلو و Evernote پروژه‌ها را پیگیری کرده یا با تعیین ضرب‌الاجل برای انجام آن حساسیت بیشتری به خرج دهید. همچنین با ایجاد یک چک‌لیست می‌توانید کارها و پروژه‌های خود را مرور کرده، مهم‌ترین موارد آن‌ها را به خود و کارکنان یادآوری کنید و مطلع شوید پروژه X کماکان جزء اولویت‌های فعلی شما دسته‌بندی می‌شود یا پروژه‌های دیگری اهمیت یافته‌اند.
چک‌لیست‌ها می‌تواند برای آمادگی جلسات، اتمام مراحل پروژه یا حتی شروع پروژه بسیار کاربردی باشند. همچنین با اولویت‌بندی و مدیریت فرایندها درک خواهید کرد هر پروژه‌ای ارزش وقت گذاشتن ندارد و با رها کردن آن‌ها می‌توانید در زمان انجام کار صرفه‌جویی کرده و وقت خود را معطوف پروژه‌های مهم‌تر کنید. بهترین زمان برای تعیین اولویت‌ها اهداف یک روز کاری پایان روز قبل است؛ درواقع شما کافی است چند دقیقه زمان بگذارید و تمامی اهداف و اولویت‌های فردای خود را مشخص کنید تا با تمرکز تمام به انجام آن‌ها مشغول شوید.
[irp posts=”11891″ ]
- استراحت کردن
شاید تعجب کنید اما برای صرفه‌جویی در زمان کار باید به‌صورت منظم استراحت کنید؛ درواقع باید بدانید انجام پروژه‌ها سیکلی متشکل از موارد مختلف است که بر یکدیگر اثر می‌گذارند. شما با استراحت منظم و بیشتر می‌توانید انرژی و تمرکز بیشتری را برای انجام پروژه‌ها بگذارید که همین امر به بهره‌وری بیشتر منجر خواهد شد. زمانی که بهره‌وری شما افزایش یافت کارها به‌مراتب سریع‌تر انجام خواهد شد و می‌توانید پروژه‌ها را در زمانی کوتاه‌تر به سرانجام برسانید و بدین ترتیب در زمان انجام کار صرفه‌جویی کنید. البته بسیاری از افراد استراحت را با چک کردن شبکه‌های اجتماعی و مسائلی از این دست اشتباه گرفته و با این کار تنها بر خستگی ذهنی خود می‌افزایند.
- شرکت نکردن در همه جلسات
این موضوع را یک‌بار برای همیشه با خود روشن کنید که لازم نیست در تمامی جلسات شرکت کنید و تنها حضور در جلسات ضروری می‌تواند اطلاعات لازم برای انجام پروژه و هماهنگ‌سازی با دیگر کارکنان را برای شما به ارمغان بیاورد. جلسات غیرضروری تنها برای شما وقت‌گیر است و شما را از انجام پروژه‌های اصلی و تمرکز روی آن‌ها باز خواهد داشت. همچنین با تقویت مهارت صرفه‌جویی در زمان کار حتی می‌توانید پا را یک گام فراتر گذاشته و زمان جلسات ضروری را تا حد امکان کاهش دهید یا از ایمیل به‌جای جلسات استفاده کنید.
- گفت‌وگو نکردن غیرضروری کارکنان در زمان کار
یکی از مواردی که متأسفانه در بسیاری از ادارات، سازمان‌ها، شرکت‌ها و کسب‌وکارهای مختلف دیده می‌شود و به‌شدت به بهره‌وری آن‌ها آسیب می‌زند، گفت‌وگوی کارکنان با یکدیگر است؛ درواقع این رفتار که متأسفانه به عادت تبدیل شده می‌تواند علاوه بر وقت‌گیر بودن شما را از جریان کار دور کرده و حواستان را کاملاً به مسائل دیگر پرت کند. بدین ترتیب شما تمرکز خود را از دست خواهید داد، بهره‌وری پایین‌تر می‌آید، کارها در زمانی طولانی‌تر انجام خواهد شد و طبیعتاً نمی‌توانید در زمان کار صرفه‌جویی کنید و حتی زمان کم می‌آورید.
- حفظ نظم و انضباط کاری
یکی از مهم‌ترین راهکارها برای صرفه‌جویی در زمان کار، حفظ نظم است. اساساً یکی از دستاوردهای مهم مبحث نظم و انضباط، حفظ تمرکز و بهره‌وری بیشتر و سریع‌تر انجام دادن کارهاست که تمامی این موارد می‌تواند به صرفه‌جویی در زمان کار منجر شود؛ برای مثال با استفاده از یک سیستم بایگانی دیجیتال قدرتمند که می‌تواند اسناد و فایل‌ها را به‌صورت کاملاً طبقه‌بندی‌شده و منظم ذخیره کند دیگر لازم نیست برای جست‌وجوی فایل‌ها زمان زیادی بگذارید و به این ترتیب اتلاف انرژی و وقت به پایین‌ترین حد ممکن خواهد رسید. همچنین تنظیم ساعت کاری متناسب با ترجیحات کسب و کار و سبک زندگی نیز می‌تواند راهکاری مؤثر باشد.
[irp posts=”9214″ ]
سخن پایانی
در این متن سعی کردیم از اهمیت صرفه‌جویی در زمان کار و راهکارهای مؤثری که می‌تواند در عملی کردن آن به شما کمک کند، بحث کنیم. صرفه‌جویی در زمان درست مانند صرفه‌جویی در مباحث مالی، شما را چندین گام به رسیدن به اهدافتان نزدیک خواهد کرد.
