کسب و کارها، ادارات و سازمان‌ها در طول فعالیت خود با بسیاری از مشکلات مواجه می‌شوند که نمی‌توان با راه‌حلی ساده و کلاسیک به آن‌ها پاسخ گفت. فرض کنید در یک بیمارستان کار می‌کنید و بیماری به سراغ شما آمده و طبق نظر و تجربه شما فلان دارو برایش مناسب است، اما برخلاف طیف وسیعی از افراد که با آن دارو بهبود یافته‌اند، این شخص به آن حساسیت دارد!
اینجاست که باید خود را با شرایط تطبیق دهید. بیایید در ادامه متن این مثال را به مدیریت سازمان‌ها و کسب و کارها تعمیم دهیم و ببینیم مدیریت پرونده تطبیقی (ACM) چیست، استفاده از آنچه اهمیت دارد و برای چه کسانی بیشترین بهره‌وری را خواهد داشت.
مدیریت پرونده تطبیقی (ACM) چیست؟
مدیریت پرونده تطبیقی (ACM) یا Adaptive Case Management رویکردی است که بر تصمیم‌گیری‌ها تمرکز می‌کند و به کارکنان این امکان را می‌دهد تا درصورت نیاز مسیر خود را به سمت راه‌حلی مؤثر تغییر دهند. درواقع این رویکرد، فرایندی برای مدیریت پرونده‌های کاری به‌واسطه نرم‌افزارهایی است که امکان پشتیبانی از اموری که نیاز به دانش تخصصی و اجرا دارند فراهم می‌کند.
[irp posts=”11078″ ]
به بیان ساده‌تر اهمیتی ندارد در چه حوزه و چه صنعتی فعالیت می‌کنید، در بسیاری از موارد حل پرونده‌ها مسیر مستقیمی را طی نکرده و رویکرد مدیریت پرونده تطبیقی (ACM) در سازمان‌ها با پشتیبانی از فرایندهای تجاری غیرقابل پیش‌بینی، انعطاف‌پذیری را به مجموعه شما تزریق کرده تا بتوانید تصمیم‌های آگاهانه و سنجیده‌تری بگیرید.
این رویکرد منعطف، فعال و با قابلیت تنظیم است که به‌واسطه استفاده از اطلاعاتی کاملاً به‌روز که به‌صورت اتوماتیک در شبانه‌روز جمع‌آوری شده، به مدیران و کارکنان می‌گوید برای حل یک چالش چه مراحلی را باید طی کرده و فرایندهای گردش کار را تنظیم کنند. البته در بیشتر موارد، راهکار آن تطابقی با یک مسیر رسمی و از پیش تعریف شده نخواهد داشت.
اهمیت مدیریت پرونده تطبیقی (ACM) در سازمان‌ها چیست؟
حال که دریافتیم مدیریت پرونده تطبیقی (ACM) چیست، بیایید تا درباره اهمیت استفاده از آن در سازمان‌ها بگوییم. نمی‌توان تمامی جنبه‌های یک پروژه را به‌واسطه اتوماسیون پیش‌بینی کرد یا انجام داد؛ به همین خاطر رویکردهای مدیریت کلاسیک توانایی پشتیبانی از این فرایندهای بدون ساختار را ندارند. در این نوع از مدیریت امکان مشارکت انسان و فناوری به وجود آمده تا به اعمال روش‌هایی که به اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشد، حتی به افراد غیر فنی نیز امکان تنظیم جنبه‌های فرایند کار خود درصورت نیاز را خواهد داد.
مدیریت پرونده تطبیقی (ACM) در سازمان‌ها فرایندی مولد است که یک سازمان و ساختار سازمانی را مستقر کرده و به‌واسطه رابط‌های پشتیبان، عملاً به رویکرد ثبت اطلاعات تجاری و محتوا بدل شده و به‌دلیل وجود مجوز دسترسی شفاف و متمایز، کاملاً قابل اطمینان است. درواقع حتی افرادی بدون دانش فنی در مجموعه و سازمان‌ها هم می‌توانند در محیطی مجازی، بدون نیاز به فلوچارت فرایندهای بدون ساختار را کاملاً یکپارچه ادغام کنند؛ آن هم با موجودیت‌های تجاری ازپیش تعریف‌شده اولیه و روابط و قوانین تجاری!
مدیریت پرونده تطبیقی (ACM) امکان انتقال اطلاعات جمع‌آوری‌شده در سیکل تجزیه و تحلیل، مدل‌سازی و شبیه‌سازی الگو به مرحله اجرایی را فراهم می‌کند. این رویکرد دانش عملی را بدون مراحل اضافی از کاربران تجاری به دست خواهد آورد که هرچه دسترسی به این داده‌ها در یک پرونده مشخص، ساده‌تر باشد امکان اعمال کنترل بیشتری روی کارکنان به وجود می‌آورد که این امر امکان تصمیم‌گیری‌های به‌مراتب صحیح‌تر و مطابق با سیاست‌های شرکت و مقررات آن را به ارمغان می‌آورد.
درواقع Adaptive Case Management بهترین شیوه‌ها و کارآمدترین مسیرها را تشخیص داده و به کارکنان سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا با انعطاف‌پذیری بیشتر، کار خود را متناسب با هر موردی پیش ببرند و انجام امور سخت و چالش‌برانگیز را آسان کنند؛ رویکردی مهم و بسیار کاربردی؛ چراکه به‌ندرت یک خط مستقیم می‌تواند راه‌حل یک پروژه در کسب و کارهای امروزی باشد.
کاربرد استفاده از مدیریت پرونده تطبیقی (ACM)
مدیریت پرونده تطبیقی (ACM) انتخابی مناسب برای استفاده در گردش‌های کاری و فرایندهایی است که سیستم از پس خودکارسازی کامل آن برنمی‌آید. درحقیقت نحوه کار این رویکرد کاملاً غیرقابل پیش‌بینی است و کارکنان سازمان‌ها را به استفاده از دانش و قضاوت شخصی برای انجام جنبه‌های خاصی از این وظایف ملزم خواهد کرد.
در انواع فعالیت‌های تجاری و سازمانی ما با طیف وسیعی از چالش‌های غیرقابل پیش‌بینی مواجه خواهیم شد که به‌واسطه هدایت رویدادهای ناشناخته پدید آمده‌اند. در هر لحظه نیز نیاز به تصویب و اجرای قوانین برای مقابله پیامدهای غیرقابل پیش‌بینی حس می‌شود. این مدیریت می‌تواند انتخابی عالی برای برخی شغل‌ها و زمینه‌های کاری از قانون، مهندسی و پزشکی گرفته تا همکاری تجاری و پردازش داده‌ها باشد.
[irp posts=”9775″ ]
کارکنان در شرکت‌ها، سازمان‌ها و ادارات در بیشتر موارد تشخیص می‌دهند چه فرایندهایی برای وظایفشان بهتر است، اما در بسیاری از موارد هیچ رویکرد واحدی برای اعطای قدرت تصمیم‌گیری به افراد برای مقابله با پروژه‌های چالش‌برانگیز که با راه‌حل‌های عادی حل نمی‌شوند، وجود ندارد؛ در این صورت مدیریت پرونده تطبیقی (ACM) افراد را از راه‌حل‌های معمول مدیریت پرونده جدا کرده و راه‌حلی منعطف و متناسب با شرایط خاص هر پروژه ایفا می‌کند.
این رویکرد، زیرساختی را بر پایه دانش و داده‌های به‌روز ایجاد خواهد کرد که سیستم‌های فعلی از پس پشتیبانی آن برخواهند آمد؛ به همین دلیل ACM را می‌توان برای موارد زیر ضروری دانست: طیف وسیعی از فرایندها که در زمان اجرا پیش‌بینی نمی‌شوند، رویدادهای ناشناخته آن‌ها را هدایت می‌کند، نمی‌توان پیامدهای آنان را سنجید، به حضور افرادی جدید نیاز دارند، قوانین و افراد گذشته نمی‌تواند جوابگوی نیازها و چالش‌ها باشد و محتوای ورودی و خروجی شناخته‌شده‌ای نداشته باشد.
مدیریت پرونده تطبیقی (ACM) امکان افزودن قوانین جدید در هر لحظه را به کاربران تجاری می‌دهد و به‌واسطه اطلاعات جمع‌آوری‌شده کاملاً به‌روز و امن با طبقه‌بندی مشخص، تعاملات اجتماعی ایمن و متمایز افراد را ممکن خواهد کرد. باید اشاره کرد که بسیاری از موارد از رسیدگی به ادعاهای مختلف و مدیریت حوادث و مراقبت از بیماران گرفته تا انجام تحقیقات و رسیدگی به تمامی شکایت‌های مشتریان یا انجام وظایف مرتبط با منابع انسانی که نمی‌توان در بسیاری از حوزه‌ها چگونگی اجرا و عواقب آن را محاسبه کرد، موجب شده به این رویکرد در مدیریت روی بیاوریم.
درحقیقت فعالیت ادارات، سازمان‌ها و کسب و کارها، برای راندمان بالا و پیش رفتن پروژه‌ها مستلزم بهره بردن از ابزارهایی است که خارج از مراحل معمول فرایند باشند؛ برای مثال امور فیزیکی و خلاقانه کم پیش می‌آید که به‌خوبی در جریان کار عادی ادغام شوند؛ چراکه به تجهیزات، ابزار و نرم‌افزار خاصی نیاز دارند.
با استفاده از رویکردهای مدرن مدیریتی که بر انعطاف بیشتر متمرکز شده‌اند، افراد مجموعه مدام در حال آزمایش فرایندهای کاری یا پروژه‌های جدید هستند؛ فرایندهایی که به‌جای گره خوردن به راه‌حلی رسمی، کلاسیک و انعطاف‌ناپذیر، توانایی ایجاد تغییرات در طول مسیر را دارد تا بتوان به کمک آن دریافت که در هر شرایط و موقعیت محتمل چگونه باید پیش رفت!
سخن پایانی
همه چیز مدام در حال تغییر است و روش‌های مدیریت نیز به‌صورت پیوسته هم‌زمان با توسعه چشم‌انداز کسب و کارها در حال تغییر هستند. امروزه مدیریت پرونده تطبیقی (ACM) را می‌توان گزینه‌ای برای بهره بردن از اتوماسیون و فناوری سازمانی به‌منظور اصلاح گردش کار یک سازمان و همچنین توسعه روش‌های گوناگون برای مقابله با جریان‌های کاری متفاوت به حساب آورد.
ما با کسب و کارهایی واقعی در دنیایی واقعی روبه‌رو هستیم که همواره راه‌حلی کلاسیک که به آن عادت کرده‌ایم، نمی‌تواند مشکلات پروژه‌های مختلف را برطرف کند و شرایط خاص، یک رویکرد منعطف، اصولی، منظم و فعال را می‌طلبد؛ رویکردی به نام مدیریت پرونده تطبیقی (ACM).
