اهمیت حضور و غیاب کارمندان که توسط سیستم ردیابی زمان‌بندی شده است و یا از طریق خود کارمندان نشان داده می‌شود، میتواند تا حد زیادی بر روحیه جمعی یک محل کار تأثیر بگذارد و معمولا اخلاق یک کارمند را نشان می‌دهد. زمان حضور هم‌چنین میتواند نکات مهمی را در مورد احترام (یا عدم احترام) یک کارمند نسبت به شرکت نشان دهد.
درحالی‌که توجه به حضور و غیاب کارمندان در نگاه اول، کمی غیر ضروری به نظر می‌رسد، این مسئله به مراتب میتواند بهره‌وری کل شرکت را نیز افزایش دهد و محیط کاری سالم‌تری را ایجاد کند. حضور و غیاب کارمندان یکی از مشکلات جدی در معاونت منابع انسانی محسوب شده که پیامدهای جدی خواهد داشت. تعدادی از کارمندان (نه همه آن‌ها) حضور و غیاب را جدی تلقی نکرده و به منافع شرکت اهمیت نمی‌دهند. برخی از آنان نیز گمان می‌کنند رعایت حضور و ترک به موقع محل کار از اهمیت چندانی برخوردار نبوده و هیچ‌کس متوجه کم‌کاری آن‌ها نمی‌شود.
دلایل اهمیت حضور و غیاب کارمندان
اگر در حال راه‌اندازی یک کسب و کار کوچک و یا چند ملیتی هستید، باید بدانید حفظ حضور خوب و به موقع به موفقیت شرکت بسیار کمک می‌کند و هم‌چنین میتواند میزان اعتبار و اخلاق کاری کارکنان را نشان دهد. حضور و غیاب میتواند به شیوه‌های مختلف بر محل کار شما تأثیر بگذارد. به‌عنوان مثال، تأخیر یا غیبت مداوم یک کارمند میتواند بر روحیه کل کارکنان تأثیر منفی داشته باشد. به همین دلیل اهمیت حضور در محل کار مسئله مهمی است که باید حتما در نظر گرفته شود.
آیا حضور در محل کار مهم است؟
مدیریت حضور و غیاب کارمندان یکی از بزرگ‌ترین مشکلات مدیران و سرپرستان مربوطه در نظر گرفته می‌شود و نیازمند صرف زمان و توجه بسیار است. اگر اشتباهاتی که در این خصوص انجام می‌شود، نادیده گرفته شود، همه بخش‌های دیگر سازمان دچار مشکلات جدی خواهند شد. حفظ حضور منظم و وقت‌شناسی از ویژگی‌های مهم و خوب یک کارمند وظیفه‌شناس است، زیرا وقتی یک کارمند پیشنهاد شغلی را می‌پذیرد، باید وقت خود را به شرکت اختصاص دهد. باید در نظر داشت درک اهمیت حضور در محل کار به عنوان پایه و اساس موفقیت شغلی آن‌ها در نظر گرفته می‌شود.
اما هنگامی که یک کارمند این اصول را رعایت نمی‌کند و به‌طور مداوم به شیوه ضعیفی در محل کار حضور دارد، این مسئله نشان می‌دهد که کارمند آمادگی لازم برای داشتن مسئولیت در شرکت را ندارد و نسبت به میزان اهمیت حضور در محل کار بی‌توجه است. درحالی‌که کارمندان متعهد، عملکرد خوبی را نشان می‌دهند و شرکت میتواند در انجام وظایف مهم به آن‌ها اعتماد کند. با‌این‌حال، شرکت باید اهمیت حضور و غیاب پرسنل را یادآوری کند و سهم خود را در تشویق حضور در محل کار و جلوگیری از غیبت انجام دهد.
غیبت در محل کار چه پیامدهایی دارد؟
غیبت، عدم حضور یک کارمند در محل کار است که بدون دلیل موجه صورت می‌گیرد. این مسئله میتواند پیامدهای منفی برای کارمند و شرکت داشته باشد که یک کارفرما باید در اولویت کارهای خود به آن بپردازد. غیبت بیش‌ازحد یک کارمند، مدیران را مجبور می‌کند که ساختار جریان کار را تغییر دهند که این فرایند سبب تأثیر بر دیگر بخش‌های سازمان نیز می‌شود. کارمندانی که حضور و غیاب خوبی دارند، مجبور می‌شوند در صورت غیبت همکاران خود، کار آن‌ها را نیز به عهده بگیرند و درعین‌حال با حجم کاری خود نیز سروکار داشته باشند.
درنتیجه، باید با عجله کار کنند یا ساعات کاری خود را افزایش دهند و کیفیت کار تحت تأثیر این روند قرار خواهد گرفت و بر بهره‌وری کلی کارکنان اثر می‌گذارد. علاوهبراین، کارمندی که مرتبا در محل کار حضور ندارد، ممکن است از سازگاری با تغییرات عقب بماند و بر کارایی آن‌ها تأثیر بگذارد که میتواند منجر به تاخیر در خدمات یا تولید شود و در نتیجه مشتریان را نیز تحت تاثیر قرار دهد.
شرکت در صورت غیبت مرتب کارمند مجبور به استخدام کارمند جایگزین شده تا نیازهای نیروی کار را برآورده کند، که این موضوع، مستلزم هزینه بیشتر است و منابع شرکت شما را بیشتر تحت فشار قرار می‌دهد. علاوهبراین، هر کارمند جدید به زمان نیاز دارد تا به کار عادت کند که منجر به هزینه اضافی برای رسیدن به ایده‌آل‌های مطلوب می‌شود.
نقش حضور و غیاب کارمندان برای کاهش دشمنی
غیبت مداوم میتواند تأثیر نامطلوبی بر سایر کارمندانی که حضور خوب دارند، داشته باشد. وقتی یکی از اعضای تیم به‌طور مرتب غیبت می‌کند یا دیر سر کار می‌آید، همکاران ممکن است دلسرد و بی‌انگیزه شوند. با گذشت زمان، غیبت نامنظم کارمند میتواند منجر به خصومت بین همکاران شود و بر مشارکت کارکنان تأثیر بگذارد، به‌خصوص زمانی‌که کارفرما غیبت غیرموجه و تأخیر را سرزنش نمی‌کند.
[irp posts=”7692″ name=”راهکارهایی برای تقویت مشارکت کارمندان”]
وقتی یک کارمند به‌طور مزمن غیبت می‌کند، بار کاری بر سایر کارمندان افزایش می‌یابد و ممکن است تعارض بین کارمندان یا بین کارمند و مدیریت افزایش یابد. به‌عنوان یک کارفرما بهتر است برای ایجاد محیط کاری عادلانه در مورد حضور و غیبت کارمندان خود اطلاع داشته باشید و نسبت به کارمندان متعهد و غیر مسئول تفاوت قائل شوید.
نسبت به قوانین محل کار خود متعهد باشید
اکثر کارشناسان زمان کار و حضور و غیاب را به‌عنوان توانایی یک کارمند برای حضور در محل کار و شروع وظایف روزانه خود در زمان شروع در نظر می‌گیرند. اگر یک کارمند از ساعت 9 صبح یا 6 بعدازظهر کار خود را انجام می‌دهد، باید در تمام ساعت کاری خود عملکرد کافی و مثبتی داشته و تا زمان اتمام کار به بهترین شیوه کار کند.
داده‌های حضور و غیاب کارکنان از یک سیستم مدیریت، نشان‌دهنده میزان قابلیت اطمینان کارکنان یک شرکت است. وقتی یک کارمند شغلی را می‌پذیرد، باید نسبت به حضور به‌موقع خود در محل کار متعهد باشد. اگر کارمند قوانین حضور و غیاب کارکنان را برای این توافق زیر پا بگذارد، ممکن است در مورد توافقات دیگر نیز بی‌اهمیت باشد. معمولا سوابق حضور و غیاب خوب کارکنان در دستگاه حضور و غیاب، نشان‌دهنده یک کارمند خوب و متعهد است و سوابق حضور ضعیف کارکنان، منعکس‌کننده یک کارمند تنبل و غیرقابل اعتماد خواهد بود و بر بهره‌وری شرکت تاثیر خواهد داشت.
مدیریت حضور و غیاب کارمندان
استفاده از یک نرم‌افزار حضور و غیاب کارکنان باعث می‌شود تیم‌های مدیریتی روندها و الگوهای زمان کار و حضور و غیاب تک‌تک کارکنان را بهتر و راحت‌تر مشاهده کنند. در نظر داشته باشید آیا یک کارمند همیشه دوشنبه‌ها دیر می‌آید؟ آیا یک کارمند به‌طور مرتب قبل از پایان شیفت خود محل کار را ترک می‌کند؟ هر دوی این الگوهای حضور و غیاب توسط نرم‌افزار ساعت کارمند ثبت می‌شود و بهتر است یک تیم مدیریتی برای توبیخ یا پاداش‌دادن به یک رفتار، رسیدگی کنند.
هم‌چنین حضور و غیاب از طریق نرم‌افزار ساعت کارمندی بهتر میتواند یک کد زمان و حضور و غیاب ایجاد کند و این ردیابی باعث کاهش سوءاستفاده‌های احتمالی خواهد شد که از طریق آن، مشخص می‌شود کدام کارمندان ارزشمند هستند و کدام ممکن است برای کسب‌وکار شما هزینه اضافی در بر داشته باشند.
[irp posts=”7555″ name=”آشنایی با بهترین نرم افزار حضور و غیاب پرسنل”]
چگونه می‌توان حضور و غیاب کار را ردیابی کرد؟
در استرالیا یک سیستم مدیریت حضور و غیاب از SME Solutions به عنوان یک روش ساده و مؤثر برای ردیابی زمان کارکنان در نظر گرفته است. SME Solutions در استرالیا با فناوری پیشرفته کار می‌کند تا جدیدترین و بهترین سیستم مدیریت حضور و غیاب را در بازار ارائه دهد. ساعت کارتی و ساعت‌های بیومتریک برای مدیریت حضور و غیاب کارمندان، بسیار مؤثر بوده و میزان کارایی تیم‌های مدیریتی را در سراسر استرالیا افزایش داده است.
مدیریت نیروهای انسانی، وظیفه‌ای است که باید به بهترین شکل انجام شود. هرچه تعداد افراد بیشتر باشد، مدیریت به زمان و صرف هزینه بیشتری نیاز خواهد داشت. اهمیت حضور و غیاب کارمندان و استفاده از نرم‌افزارها و دستگاه حضور غیاب پیشرفته میتواند به کارایی مؤثر کارمندان کمک کند و هم‌چنین هزینه‌های مدیریت منابع انسانی را کاهش دهد که در نتیجه، باعث بهبود در بهره‌وری شرکت خواهد شد.
