Skip links

گزارش سازمانی چیست؟ | انواع گزارش سازمان

گزارش سازمانی یکی از مهم‌ترین اسناد سازمان به شمار می‌رود که در آگاه‌سازی مدیران و تصمیم‌گیری صحیح آن‌ها تاثیر به‌سزایی دارد. سلسله مراتب اداری در بسیاری از مجموعه‌ها به‌خصوص ادارات دولتی به قدری پیچیده و گسترده است که عملا مدیران این سازمان‌ها همانند مدیران بخش خصوصی با کارمندان ارتباط رو در رو ندارند، قادر به ارزیابی عملکرد کارکنان نیستند و با دریافت همین گزارش‌های سازمانی، اوضاع بخش را تجزیه و تحلیل و تصمیم‌گیری می‌کنند.

از‌این‌رو گزارش‌های مختلفی که از بیرون یا از داخل بخش‌های مختلف یک مجموعه به دست مدیران می‌رسد، بسیار در قضاوت‌ها و سرنوشت موسسه تاثیر گذارند. اما گزارش سازمانی به چه سندی گفته می‌شود؟ چه زمانی و چگونه باید این گزارش‌ها را تهیه کرد؟ در این بلاگ به پاسخ تمامی این سوالات و هم‌چنین بررسی اهمیت انواع گزارش‌های مختلف سازمانی خواهیم پرداخت.

گزارش سازمانی چیست؟

این گزارش در واقع سندی است که وضعیت عملکرد یک بخش یا فرایند یک مجموعه را در قالبی سازمان‌یافته و قابل فهم ارائه می‌کند. در واقع هر سندی که جهت اطلاع‌رسانی اخبار، مسائل و رویدادها به رده‌های بالاتر  تهیه می‌شود، گزارش نام دارد. این گزارش‌ها هرکدام مخاطب و هدف خاصی دارند اما همگی در رده‌های سازمانی از پایین به بالا منتقل می‌شوند.

این گزارش باید به دقت و موشکافانه تهیه شود. چرا که نحوه تهیه و ارائه این گزارش‌ها تاثیر بسیار زیادی در قضاوت‌ها، عملیات، سرمایه‌گذاری‌ها و به‌طور کلی سرنوشت آینده مجموعه خواهد داشت. گزارش سازمانی می‌تواند برای اهداف مختلفی تهیه شود. مثلا اگر بخواهید از نحوه کارکرد استراتژی‌های خود آگاه شوید یا از قوانین مالی پیروی کنید، باید برای هرکدام جداگانه گزارشی تهیه شود. از‌این‌رو گزارش سازمانی انواع زیادی دارد که در ادامه مقاله به هر کدام از آن‌ها به‌طور جداگانه خواهیم پرداخت.

گزارش درون سازمانی

انواع گزارش سازمانی

گزارش‌هایی که با هدف سنجش عملکرد مالی سازمان تهیه می‌شوند، به دو دسته گزارش درون سازمانی و گزارش برون سازمانی تقسیم می‌شوند که در ادامه به توضیح هر یک خواهیم پرداخت:

گزارش درون سازمانی:

گزارشات درون سازمانی به اسنادی گفته می‌شود که برای استفاده افراد داخل سازمان به آن‌ها ارسال می‌شود. این اسناد معمولا هر ماه توسط واحد حسابداری و از عملکرد مالی شرکت تهیه می‌شود. مدیران با مطالعه این گزارش‌ها می‌توانند به خوبی از بهای تمام شده محصولات، مواد اولیه مورد نیاز، گزارش خرید و سایر گزارش‌های بااهمیت روند صنعت و تولید آگاه شوند. در واقع گزارش‌های درون سازمانی یکی از انواع گزارش‌های مدیریتی به حساب می‌آیند. چرا که این اسناد حاوی اطلاعات مهمی است که برای و تحلیل دقیق عملکرد مالی و تولیدی مجموعه به مدیران کمک فراوانی می‌کند و باعث مشارکت بین کارمندان می‌شود.

بیشتر بخوانید:  راهکارهایی برای تقویت مشارکت کارمندان

هر موسسه‌ای با اطلاق عنوان “محرمانه” به این گزارشات سعی در حفظ آن‌ها دارد. زیرا اسناد حاوی اطلاعات مهمی در مورد سلامت کسب و کار، شاخص‌های عملکرد و توسعه در حوزه‌های مختلف است و نباید جایی غیر از سازمان افشا شود. گزارش درون سازمانی که به موضوعاتی همچون امور مالی، فروش، بازاریابی، منابع انسانی و … می‌پردازد از ساختار خاصی پیروی می‌کند. برای تهیه چنین گزارشی باید ترتیب زیر را رعایت کرد:

  • صفحه عنوان و خلاصه گزارش
  • مقدمه
  • متن گزارش
  • نتیجه‌گیری در صورت وجود

گزارشات درون سازمانی معمولا در موسسات تولیدی تدوین و مورد استفاده قرار می‌گیرند. زیرا مدیران باید در جریان جزئیات روند تولید باشند. انواع گزارش‌های درون سازمانی عبارتند از:

  • گزارش مصرف مواد اولیه
  • گزارش محصول در جریان ساخت
  • گزارش ضایعات
  • گزارش قیمت تمام شده یک محصول
  • گزارش روش
  • گزارش خرید
  • گزارش اوقاف تلف شده

گزارش برون سازمانی:

این نوع از گزارشات نیز درست همانند گزارش درون سازمانی توسط بخش حسابداری موسسات تولیدی تهیه و تدوین می‌شوند با این تفاوت که افرادی که به این گزارشات دسترسی دارند، تنها شامل افراد شاغل نمی‌شود، بلکه تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی اعم از دولت، بانک‌ها، سرمایه‌گذاران و … را در بر می‌گیرد.

تهیه گزارشات برون سازمانی باید به گونه‌ای باشد که فقط اطلاعات کلی سازمان نظیر سود و زیان شرکت، ترازنامه، گزارش تقسیم سود، گردش نقدی و … را در بر بگیرد. نیازی به آوردن جزئیات اطلاعات مجموعه در گزارش‌های برون سازمانی نیست و پس از آن که این اسناد توسط مدیران مجموعه بررسی و تایید شوند، برای مشاهده عموم منتشر می‌شوند.

گزارش برون سازمانی هم مانند گزارش درون سازمانی یک فرمت به خصوص دارد. از آن‌جایی که مخاطب این گزارشات اشخاص خارج سازمان است، باید استانداردهای تهیه گزارش هم در کل کشور یکسان باشد تا استفاده از گزارش‌های برون سازمانی موسسات مختلف راحت‌تر باشد. مثلا ترازنامه موسسات تولیدی مختلف همگی با یک فرمت یکسان، طبق قوانین کشوری و استانداردهای اساسی حسابداری تهیه و تدوین می‌شوند. این امر خلاف ترتیب و فرمت گزارش‌های درون سازمانی است که می‌توان در آن‌ها سلایق شخصی مدیران را اعمال کرد.

گزارش برون سازمانی

برخی از انواع گزارشات برون‌سازمانی عبارتند از:

  • گزارش به سهامداران موسسه:

هر سهامداری علاقه‌مند است تا از وضعیت مالی و عملکرد شرکت مطلع شود. در واقع این حق طبیعی سهامدار است که به نوعی مالک شرکت محسوب می‌شود. به همین دلیل برای اطلاع سهامداران گزارش‌هایی همچون ترازنامه، صورت سود و زیان و گزارش‌های مدیران به‌صورت سالانه تهیه می‌شود.

  • گزارش به موسسات اعتباری:

هر موسسه تولیدی مایل است تا از تسهیلات و وام‌های بانک‌ها و موسسات اعتباری استفاده کند اما شرط برخورداری از این تسهیلات، اطمینان از بازپرداخت آن‌ها توسط موسسه تولیدی است. بدین منظور گزارش عملکرد و وضعیت مالی شرکت به بانک‌ها و موسسات اعتباری ارائه می‌شود.

  • گزارش به دولت:

یکی از راه‌های اصلی کسب درآمد در دولت‌ها مالیاتی است که از اشخاص حقیقی و حقوقی جامعه دریافت می‌کند. بدین جهت برای محاسبه مالیات موسسات، اطلاعات مالیات بر درآمد و مالیات فروش به دولت گزارش می‌شود.

  • گزارش به بورس اوراق بهادار:

معمولا هر یک از موسسات تولیدی سهام خود را در هر یک از بورس اوراق بهادار به رسمیت پذیرفته است. به همین دلیل باید یک نسخه از حساب‌های سالانه به همراه گزارشی به مقامات بورس ارائه شود.

چرا گزارش‌های درون سازمانی و برون سازمانی اهمیت دارند؟

انواع گزارش‌های سازمانی اعم از برون سازمانی و درون سازمانی از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند. امروزه در کشورهای پیشرفته، گزارش‌دهی بخش‌های مختلف مجموعه‌ها نقش تعیین‌کننده‌ای در حیات و رشد موسسه دارد و آن را وسیله اصلی تنظیم چرخه کاری و بهینه‌ساز تداوم امور بخش‌های مختلف دولتی، نظامی و اداری عنوان می‌کنند. علاوه‌بر‌این، امروزه در هیچ یک از موسسات دولتی هیچ‌گونه تسهیلاتی برای موسسات تولیدی بدون تهیه و تنظیم گزارش ارائه نمی‌شود.

همان‌طور که قبلا اشاره شد، مدیران یک موسسه تولیدی با دریافت گزارشات درون سازمانی به آنچه که در سازمان می‌گذرد، احاطه بیشتری داشته و بر اساس آن‌ها طرح‌های آتی موسسه را برنامه‌ریزی می‌کنند. در واقع با گزارش‌های درون سازمانی می‌توان به خوبی به بررسی توانایی، پیداکردن نقاط قوت و ضعف، پژوهش عملکرد موسسه، ارزیابی و کنترل فعالیت‌های کارمندان پرداخت.

بیشتر بخوانید:  آشنایی با مدل‌های مدیریت منابع انسانی در سازمان‌ها

گزارش‌های برون سازمانی نیز از تاثیر به‌سزایی برخوردارند. این نوع گزارش علاوه‌بر‌این که به مدیر موسسه کمک می‌کند تا به‌خوبی عملکرد اقتصادی خود را با دوره پیشین مقایسه کرده و از میزان پیشرفت خود آگاه شود، برای افراد خارج مجموعه نیز موثر است. مثلا در جریان دریافت وام و تسهیلات اعتباری، بانک‌ها از این گزارشات استفاده می‌کنند یا اداره مالیات با تحلیل گزارش‌های برون سازمانی است که به تایید حساب‌های مالی و تعیین میزان مالیات موسسه می‌پردازد. هم‌چنین باارائه گزارشات برون سازمانی که مورد تایید سازمان بورس قرار گرفته‌اند، سهامداران جدید به جمع سهامداران موسسه اضافه شده و باز با همین گزارش‌هاست که سهامداران تصمیم می‌گیرند به سرمایه‌گذاری خود ادامه دهند و یا از جمع سرمایه‌گذاران موسسه خارج شوند.

گزارش پایان کار

انواع گزارش‌های زمانی در سازمان‌ها چیست؟

گزارش‌های سازمان‌ها بر حسب سازمان به انواع زیر تقسیم می‌شود:

  • گزارش ضمن کار یا پیشرفت کار:

این نوع گزارش در حین اجرای برنامه‌های مختلف سازمان به منظور دستیابی به چندین هدف تهیه می‌شود:

_ جلب اعتماد مدیریت به منظور بررسی در سطوح مختلف سازمان

_ آگاه‌سازی دیگر اعضای واحد اجرائی غیر از گروه مدیریت نسبت به مشکلات برنامه. با این کار افراد سازمان هم از سختی کار آگاه شده و هم اجازه تصمیم‌گیری برای حل این مشکلات را خواهند داشت.

توجه داشته باشید گزارش ضمن کار باید به‌صورت خلاصه و همانند یک یادداشت یا نامه نوشته شود. هم‌چنین می‌توان مطالب مندرج در این گزارش را به‌صورت نمودار ارائه کرد.

  • گزارش ماهانه:

برای آن که بتوان اطلاعات لازم درباره ارتباط طرح‌های مختلف موسسه را به دست آورد و با توجه به چگونگی پیشرفت آن‌ها در کوتاه‌مدت، برای طرح‌های بعدی برنامه‌ریزی کرد، تهیه گزارش ماهانه الزامی ‌است.

برای تهیه این گزارش باید تمامی کارشناسان موسسه اطلاعات ماهانه خود را که شامل طرح‌های پایان یافته، طرح‌های تصویبی و در دست اجرا، میزان صرفه‌جویی در هریک از طرح‌ها و مجموع میزان صرفه‌جویی در تمامی طرح‌های مصوب است را به مدیران رده بالای خود گزارش دهند.

  • گزارش پایان کار:

پس از به انتها رساندن یک طرح مصوب در موسسه، باید گزارشی مفصل و کتبی اما درعین‌حال قابل‌فهم تهیه کرده و به مدیران رده بالای موسسه ارائه کرد. برای تهیه گزارش پایان کار دقت داشته باشید که تمامی چهار مرحله زیر را انجام داده باشید:

  • جمع‌آوری اطلاعات
  • تفکیک، جدول‌بندی و تجزیه و تحلیل ارقام و اطلاعات
  • تهیه و تنظیم رئوس مطالب
  • تعبیر و تفسیر و ارائه پیشنهادها، انتقادات و نظرات

دیدگاه شما

مشاهده
درگ