واژه‌ی سازمان (Organization) که گاهی در فارسی با نام ارگان هم شناخته می‌شود برای همه ما واژه کم‌وبیش آشنایی است و معمولا هر روز این واژه را در نوشته‌ها و اخبار می‌خوانیم. انسان‌ها از زمان پیش از تاریخ برای این‌که به اهداف‌شان برسند، به‌صورت هماهنگ و در کنار هم کارهایی را انجام می‌دادند که این همکاری یک سازمان را ایجاد کرده است. این سازمان به افراد این اجازه را می‌دهد که تخصص و توانایی خود را استفاده کرده و آن را رشد و پرورش بدهند. توسعه اقتصادی و گسترش موسسات به تجارت بین سازمانی و در آخر جهانی شدن منجر می‌شود.
تعریف سازمان
در پاسخ به این سؤال که سازمان چیست و هدف سازمان چیست باید بگوییم که سازمان نهادی اجتماعی است که یک هدف مشخص و معلوم را دنبال می‌کند به عبارتی سیستمی است که با مرزهای معین به خاطر داشتن یک ساختار آگاهانه، فعالیت‌هایی را به مرحله اجرا می‌رساند. یک نهاد مستقل است که یک هدف ویژه دارد و می‌تواند به صورت خصوصی یا دولتی تاسیس شود و یک ماهیت اجتماعی دارد که ساختار، اهداف و مرزهای مشخصی دارد. هر سازمانی به یک‌سری اطلاعات وابسته است که برای هدفش برنامه‌ریزی و استراتژی خاصی را در نظر دارد و منابع خود را می‌شناسد و از آنها به شکل بهینه و درستی استفاده می‌کند.
سازمان برای رسیدن به اهداف و مقاصد خود و سمت‌وسو دادن به فعالیت‌های کارکنان در راستای هدف‌هایشان به سرپرستی، نظارت، هماهنگی و هدایت نیاز دارد. مجموعه وظایفی که فعالیت افراد و رفتار سازمانی را در مسیر هدف، تنظیم، تصحیح، تقویت و راهنمایی می‌کند مدیریت نام دارد. همه سازمان‌های رسمی برای این‌که بتوانند به کارشان ادامه دهند به یک مدیر نیاز دارند.
جنبه‌های مختلف از یک سازمان چیست؟
در این بخش می‌خواهیم بدانیم که یک مدل ساده از یک سازمان چیست و در کل هدف سازمان و وظایف سازمان شامل چه مواردی می‌شود. نویسندگان مدیریتی که در گذر زمان بر جنبه‌های مختلفی از سازمان‌ها تمرکز کرده‌اند. از جمله:
- ساختار سازمانی و شیوه سازماندهی کارها
- افراد، نیازها‌یشان و روابطی که در سازمان با هم دارند
- روش‌های تعامل سازمان‌ها با محیط‌های خارجی
- فرهنگ سازمانی یا ارزش‌ها و باورهای مطرح شده در یک سازمان
- حالا می‌خواهیم به‌طور مختصر ببینیم که جنبه‌های مختلف سازمان چیست و هر کدام چه جهت‌هایی دارند؟
1. افراد
هر سازمان از یک سری افراد تشکیل می‌شود که باید مشخص کند که انگیزه این افراد برای کار در این مجموعه چیست؟
تعهد کاری آنها چطور تضمین می‌شود؟
چه چیزی باعث می‌شود که یک رهبر خوب ایجاد شود؟ آیا می‌توان رهبری را آموزش داد یا رهبران خوب از ابتدا خصلت رهبری را دارند؟
افراد در داخل سازمان چطور باید با هم تعامل داشته‌باشند؟ وظایف سازمان و هدف سازمانی چیست؟ چه عواملی باعث می‌شود که در آخر یک تیم قدرتمند داشته باشید؟
کدام یک از سبک‌های مدیریت برای سازمان‌ها مناسب‌تر هستند؟
[irp posts=”8586″ ]
2. ساختار سازمانی
ساختار سازمانی معمولا به شیوه تقسیم کار بین افراد مختلف و سطوح متفاوت سازمان و مکانیسم‌ها مربوط می‌شود که ترتیبی می‌دهند تا وظایف افراد و گروه‌ها هماهنگ شود. برای مثال، به یک فرد اجازه می‌دهد تا روی کار دیگران نظارت داشته باشند.
فرهنگ سازمانی
کول (Cole) فرهنگ سازمان را به عنوان الگوی غالب باورها و ارزش‌های مشترک سازمان تعریف کرده است. این ارزش‌ها ممکن است به شیوه برخورد سازمان با مشتریان یا مراجعین‌شان، شیوه تعامل کارکنان باهم و ماهیت روابط بین مدیران و کارکنان اشاره داشته باشد. فرهنگ یک سازمان می‌تواند در مواردی مانند شیوه لباس پوشیدن کارکنان، ساعت کاری و نگرش به ترک خدمت، روابط دوستانه کارکنان با هم، این که کدام دسته از کارکنان و چرا باید ارتقا پیدا کنند منعکس شود. یکی ازابزارهایی که به مدیران در این مورد کمک می‌کند، اپلیکیشن حضور و غیاب است.
سبک و شیوه رهبری در هر سازمان تاثیر مستقیمی روی فرهنگ آن سازمان دارد. در بیشتر مواقع ارزش‌های اصلی بیانگذار یک سازمان در فرهنگ آن سازمان گنجانده و نهادینه شده و سپس توسط رهبری‌های متوالی منتقل می‌شوند. فرهنگ سازمانی به هر سازمانی احساس متمایزبودن می‌دهد که در درجه اول توسط کارکنان و همچنین مشتریان تجربه می‌شود. این حس می‌تواند دلیل اصلی این باشد که چرا کارکنان می‌خواهند به کار در یک سازمان ادامه بدهند یا این‌که چرا تصمیم به ترک آن می‌گیرند.
ویژگی‌های یک سازمان چیست؟
در ادامه به مهم‌ترین ویژگی‌های یک سازمان می‌پردازیم:
- آشنابودن به اهداف و وجود تعلق خاطر
بیشتر کارکنانی که در یک سازمان مشغول به کار هستند به خوبی اهداف‌شان را می‌شناسند و به آنها واقف هستند. تمامی فعالیت‌هایی که توسط یک سازمان و کارکنان آن انجام می‌شود هم مسیر با اهداف موجود هستند. کارکنانی که در سازمان فعالیت می‌کنند نسبت به مسئولیت‌هایی که روی دوش آنها قرار دارد احساس تعلق خاطر می‌کنند.
- حل مسائل در سازمان
برای حل مسائل در سازمان بستر مناسبی فراهم می‌شود تا کارکنان بتوانند در کنار هم چالش‌ها و موانعی که وجود دارد را حل کنند. حل مشکلات به صورت واقع‌بینانه و فعال انجام می‌شود.
- تصمیم‌گیری در سازمان
اهداف مختلفی پشت ایجاد هر سازمان وجود دارد که یکی از مهم‌ترین آنها بالا بردن میزان بازخورد و کارایی مجموعه است. کارکنان و مدیران برای تصمیم‌گیری پارامترهای مختلفی را مد نظر دارند که از جمله آنها می‌توان به توانایی، احساس مسئولیت، وجود اطلاعات، حجم کار و زمان مناسب به صورت منطقی اشاره کرد. همچنین برای اجرایی‌کردن برنامه‌ریزی‌‌ها هم بستر خوبی فراهم می‌شود. با نظم و تحرک سازنده افراد در کنار هم در یک سازمان به جز نظم، شاهد پویایی و تحرک سازنده در کنار هم هستید.
همین امر می‌تواند در نهایت به ابتکارات و ابداعات زیادی منجر شود. در این سازمان‌ها روش‌های سنتی همیشه زیر سؤال می‌روند تا اگر کارایی لازم وجود نداشت به صورت کامل کنار گذاشته شوند. سرعتی که هر سازمان سالم دارد از امکانات و تغییرات بازار تاثیر می‌گیرد. کارکنان همیشه تلاش می‌کنند که از این طریق آینده را پیش‌بینی کنند. مسئولیت و اختیار دو فاکتور مهم است که با کمک آنها شاهد ایجاد تعادل و توازن منطقی خواهید بود.
انواع سازمان
- سازمان‌های انتفاعی و غیرانتفاعی
سازمان‌های انتفاعی سازمان‌هایی هستند که از طرف خود صاحبات مشاغل ایجاد می‌شوند این صاحبان معمولا یک یا چند مالک یا چندین سهامدار دارند. بیشتر موسسات تجاری جز این دسته از سازمان‌ها هستند.
هدف سازمان‌های غیرانتفاعی هم به جای کسب سود، اهداف فرهنگی، اجتماعی، سیاسی و مذهبی است. مانند اتحادیه‌های کارگری، انجمن‌های مذهبی، موسسه‌های خیریه و غیره.
- سازمان‌های تولیدی و خدماتی
سازمان‌های تولیدی از مواد خام برای تولید کالاها استفاده می‌کنند. برای مثال کارخانه‌های تولید کفش، تلویزیون، لاستیک، کاغذ. این کالاها کاملا در دسترس و ملموس هستند و مشتری می‌تواند کیفیت آنها را خودش از نزدیک بررسی کند. اما سازمان‌های خدماتی کارشان ارائه خدمات است و فعالیت‌هایی مانند امور مالی، مشاوره‌های حقوقی و خدمات را ارائه می‌دهند. این خدمات ملموس هستند و از نظر فیزیکی قابل ارزیابی نمی‌باشند.
- سازمان‌های دولتی و خصوصی
سازمان‌ها از نظر مالکیت هم به دو دسته تقسیم می‌شوند. بعضی از سازمان‌ها مانند ذوب آهن، راه‌آهن، مخابرات و غیره در کشور ما جز سازمان‌های دولتی هستند که به دلیل این‌که دولت آنها را تحت کنترل خود گرفته است بعضی از سازمان‌های دیگر مانند شرکت‌های خصوصی به جای کنترل دولتی توسط افراد یا بخش غیر دولتی کنترل می‌شوند که به آنها سازمان‌های خصوصی گفته می‌شوند.
[irp posts=”10364″ ]
در انتها هدف یک سازمان چیست؟
فلسفه وجودی هر سیستم محقق کردن اهداف آن است. هر سازمان برای این ایجاد می‌شود که به اهدافی که در نظر دارد برسد. اهداف هر سازمان با سازمان‌های دیگر تفاوت دارد. این اهداف معمولا ارتباط مستقیم با نظر و خواسته‌های بنیان‌گذاران و نوع خدمتی که می‌خواهند به ارباب رجوع بدهند بستگی دارد. دلیل اهداف سازمان‌های آموزشی، تابع شرایط سیاسی، فرهنگی، اقتصادی، اجتماعی و مذهبی خاص جامعه است که آن سازمان‌ها برای خدمت به افراد جامعه تاسیس و راه‌اندازی شده‌اند.
دانستن و شناختن اهداف یک سازمان آموزشی، از مسائل بسیار مهمی است که در مدیریت آموزشی مطرح می‌شود. این اهداف مشخص می‌کنند که مدیران و سرپرستان یک سازمان چه رفتار و منشی در سطح سازمان داشته باشند. شاید تعجب کنید که بگوییم خیلی از مدیران نظر روشن و قاطعی در خصوص اهداف سازمان‌های خودشان ندارند و عده‌ای هم از چنین اهدافی بی‌اطلاع هستند.
