امروزه بسیاری از افراد از تلنبارشدن و عقب‌افتادگی کارها بسیار ناراحت هستند. در عصر حاضر دغدغه مردم چگونگی زمان‌بندی و جلوگیری از هدر رفتن زمان است. همه افراد در طول زندگی خود ممکن است با این مشکل مواجه شوند. دلایل مختلفی وجود دارد که فرد را با محدودیت زمانی روبه‌رو می‌کند؛ برای مثال اولویت‌بندی نادرست برنامه‌ها، اهداف غیرواقعی، کمال گرایی، ناتوانی فرد در نه گفتن، تصمیم‌گیری نادرست، نداشتن مهارت حل مسئله، تفویض نکردن اختیارات و اهمال‌کاری از جمله دلایلی هستند که می‌توانند در برنامه زندگی فرد اختلال ایجاد کنند.
اولین قدم برای حل این مسئله یافتن ریشه کمبود زمان در زندگی خود است. همچنین یکی از راهکارهایی که می‌تواند این مسئله را رفع کند، مدیریت و دسته‌بندی زمان (Time Batching) است. همواره به یاد داشته باشید برای جلوگیری از اتلاف زمان باید برنامه‌های منظم و واقع‌بینانه‌ای داشته باشید؛ زیرا زمان به‌سرعت در حال گذر است و برای دستیابی به موفقیت باید کارهای خود را به‌خوبی مدیریت کنید.
ما در این مقاله سعی کرده‌ایم درباره مبحث دسته‌بندی زمان روزانه و تأثیر دسته‌بندی زمان کار بر افزایش بهره‌وری صحبت کنیم تا با شیوه دسته‌بندی زمان یا Time Batching آشنا شوید و با اجرای آن در زندگی از اتلاف وقت خود جلوگیری کنید.
- دسته‌بندی زمان (Time Batching) چیست؟
- شیوه دسته‌بندی زمان مناسب چه کسانی است؟
- نحوه استفاده از دسته‌بندی زمان
- مزایای دسته‌بندی زمان چیست؟
- عوامل مؤثر در دسته‌بندی زمان
افرادی که به Time Batching اهمیت نمی‌دهند، توانایی دستیابی به موفقیت و خلق شخصیت را ندارند. به پایان رساندن کارها و دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده در بهترین زمان ممکن موجب افزایش بهره‌وری کار در سازمان‌ها می‌شود؛ از این‌رو برای در دست گرفتن و کنترل امور روزانه، دسته‌بندی زمان کار یکی از تکنیک‌هایی است که به افراد کمک می‌کند برنامه‌های خود را اصلاح کنند و در بهترین زمان ممکن فعالیت‌های خود را انجام دهند.
[irp posts=”10320″ ]
دسته بندی زمان (Time Batching) چیست؟
یکی از راه‌های مدیریت زمان برای انجام فعالیت‌های روزانه، دسته‌بندی زمان است. در شیوه دسته‌بندی زمان تمام کارهای مشابه را در یک دسته قرار می‌دهند و زمان مشخصی را برای انجام آن‌ها در نظر می‌گیرند. دسته‌بندی زمان در سازمان‌ها می‌تواند عوامل حواس‌پرتی افراد را کاهش دهد. با افزایش تمرکز و توجه به جزئیات، بهره‌وری افراد افزایش می‌یابد.
هنگام دسته‌بندی زمان روزانه قرار دادن فعالیت‌های مشابه در یک گروه امر بسیار مهمی است؛ زیرا درصورت گروه‌سازی‌نکردن، اشتباه و ناکارآمدی در عملکرد فرد افزایش می‌یابد. در شیوه دسته‌بندی زمان روزانه شما روز خود را به دسته‌های زمانی مختلفی تقسیم می‌کنید و در هر زمان مشخص تنها گروهی از فعالیت‌ها را که مشابه یکدیگر هستند، انجام می‌دهید.
شیوه دسته‌بندی زمان مناسب چه کسانی است؟
یکی از ویژگی‌های خوب این روش در این است که برای همه افراد فارغ از هر نوع شغل، نقش یا صنعتی که دارند استفاده می‌شود. شیوه دسته‌بندی زمان کار معمولاً به دو گروه سطحی و عمقی دسته‌بندی می‌شود. در کارهای سطحی، انجام فعالیت‌ها خیلی آسان و سریع صورت می‌گیرد و به صرف انرژی بسیار زیادی احتیاج ندارد، اما در مقابل کارهای عمقی به‌صورت پروژه‌های طولانی هستند که به انرژی و زمان بیشتری نیاز دارند.
برای اینکه کارهای خود را یک‌باره انجام دهید، باید کارهای سطحی و کارهای عمقی را از یکدیگر جدا کنید و همه آن‌ها را جداگانه در یک گروه قرار دهید. در این صورت می‌توانید از زمان خود به‌درستی استفاده کنید. همان‌طور که گفتیم روش دسته‌بندی زمان روزانه مناسب تمام افراد است، اما در صورتی که هریک از نشانه‌های زیر را مشاهده کردید برای مدیریت بهتر زمان خود می‌توانید از شیوه دسته‌بندی زمان استفاده کنید:
– توجه داشتن و تمرکز کردن روی یک فعالیت برای شما بسیار دشوار است.
– عوامل حواس‌پرتی به‌راحتی می‌توانند توجه شما را به خود جلب کنند.
– انجام کارهای تکراری به‌صورت مرتب
– فضای کاری شما آشفته و بی‌نظم است.
– وظایف شما با یکدیگر مرتبط هستند و نمی‌توانید آن‌ها را دسته‌بندی کنید.
نحوه استفاده از دسته‌بندی زمان
در ادامه به بررسی نکاتی برای نحوه استفاده از دسته بندی زمان می‌پردازیم:
- تعیین وظایف
برنامه‌ریزی مؤثر و تعیین وظایف اولین مرحله برای شروع کار است. در ابتدا باید مشخص کنید قرار است چه کارهایی را انجام دهید. هنگامی که لیستی از تمام کارهای خود را همراه با مقدار زمان مورد نیاز تهیه می‌کنید، تصویری واضح از وضعیت وظایف خود در طول روزها، هفته‌ها و ماه‌ها به دست می‌آورید.
- دسته‌بندی وظایف
بعد از تهیه لیست برنامه‌ها آن‌ها را اولویت‌بندی و همچنین دسته‌بندی کنید. همواره دقت داشته باشید امور واجب را باید زودتر انجام دهید و بقیه کارهایی را که می‌توانید در زمان دیگری به آن‌ها رسیدگی کنید، در اولویت‌های بعدی قرار دهید. برای دسته‌بندی وظایف خود باید وظایف مشابه را در یک گروه قرار دهید و برای آن‌ها بازه زمانی مناسبی را تعیین کنید. اهداف و وظایف شما از نظر اهمیت و چارچوب زمانی با یکدیگر متفاوت هستند. برخی اهداف کوتاه‌مدت و برخی دیگر بلندمدت هستند. به‌طورکلی اهداف را از نظر اهمیت به سه گروه تقسیم می‌کنند:
۱. اهداف مهم
این اهداف برای دستیابی به موفقیت بسیار ضروری هستند؛ درنتیجه برای رسیدن به نقاط پایانی باید حتماً آن‌ها را انجام دهید.
۲. اهداف توانمندساز
این دسته از اهداف شرایط کاری را برای شما بهتر و مطلوب‌تر می‌کنند؛ به عبارت دیگر اهداف توانمندساز در مسیر دستیابی به اهداف مهم قرار می‌گیرند و موجب افزایش بهره‌وری در سازمان می‌شوند.
۳. اهداف غیرضروری
این اهداف برای دستیابی به موفقیت ضروری نیستند، ولی انجام آن‌ها می‌تواند بسیار مفید باشد؛ به عبارت دیگر این اهداف موجب ایجاد پیشرفت‌هایی می‌شوند که می‌توانند کسب و کار را ارتقا دهند و معمولاً موجب می‌شوند کارها به‌صورت سریع‌تر یا خوشایندتری انجام شوند.
- حذف عوامل مزاحم
یکی از کارهایی که به‌کمک مدیریت زمان می‌توانید انجام دهید، افزایش تسلط خود روی عوامل مزاحم است. درحقیقت هنگامی که به‌صورت مکرر برنامه‌های خود را اصولی و واقع‌بینانه اجرا می‌کنید، به‌راحتی می‌توانید عوامل مزاحم را شناسایی و آن‌ها را مدیریت کنید.
- به‌کارگیری ابزارهای مناسب
امروزه با پیشرفت تکنولوژی برای دسته‌بندی زمان در سازمان‌ها ابزارهای بی‌شماری وجود دارند که با آن‌ها می‌توانید وظایف خود را دسته‌بندی و مدیریت کنید.
- تفویض مسئولیت
یکی از تکنیک‌هایی که در دسته‌بندی زمان روزانه بسیار حائز اهمیت است، تفویض مسئولیت‌ها و وظایف است. در صورتی که در محیط کار خود نمی‌توانید وظیفه دیگری را انجام دهید، سعی کنید مسئولیت آن را بر عهده نگیرید و توانایی نه گفتن را در خود تقویت کنید.
- ارزیابی روند عملکرد خود
هنگامی که وظایف مشخص‌شده را انجام دادید، باید روند عملکرد خود را تحلیل و ارزیابی کنید. برای ارزیابی صحیح روند عملکرد خود به زمان و تمرین کافی نیاز دارید تا بتوانید این کار را به‌درستی انجام دهید. به یاد داشته باشید با توجه به توانایی‌های هر فرد، نتیجه ارزیابی ممکن است متفاوت باشد. برای ارزیابی صحیح خود می‌توانید به سؤالات زیر پاسخ دهید:
– آیا می‌توانم تمرکز خود را به‌خوبی برای انجام وظایف تعیین شده حفظ کنم؟
– دلیل نداشتن تمرکز و عوامل حواس‌پرتی من چه چیزهایی هستند؟
– برای انجام وظایف تعیین‌شده ابتدا باید از کارهای آسان و کوچک شروع کنم یا از کارهای سخت و بزرگ؟
– تا چه اندازه به برنامه‌ریزی و بازه زمانی تعیین شده متعهد بودم؟
در سازمان‌ها نیز با استفاده از دسته بندی زمان می‌توان کیفیت عملکرد کارکنان را تا حد قابل قبولی افزایش داد. یکی از ابزارهایی که به مدیران جهت سنجش عملکرد کارکنان کمک می‌کند، اپلیکیشن حضور و غیاب است.
مزایای دسته‌بندی زمان چیست؟
دسته‌بندی زمان در سازمان‌ها و سایر ارگان‌ها به افراد کمک می‌کند از طریق کنترل و مدیریت زمان، کسب و کار خود را بهبود بخشند. توانایی دسته‌بندی زمان کار و مدیریت آن موجب کسب موفقیت بیشتر می‌شود. در این قسمت قصد داریم به برخی از مزایای دسته‌بندی زمان روزانه اشاره کنیم:
- دسته‌بندی زمان کار تمرکز شما را افزایش می‌دهد و روی متمرکز شدن شما برای انجام یک مجموعه وظایف کمک شایانی می‌کند.
- زمانی که یک برنامه کاری هدفمند و منسجم داشته باشید، استرس و اضطراب شما برای انجام ندادن وظایف یا عقب افتادن کارها کمتر می‌شود. درحقیقت با دسته‌بندی زمان روزانه و مشاهده کارها به‌خوبی می‌توانید آن‌ها را بررسی کنید و پیشرفت خود را بسنجید. با انجام این کار درباره انجام وظایف خود نگرانی نخواهید داشت.
- دسته‌بندی زمان در سازمان‌ها موجب می‌شود وظایف مشابه خود را دسته‌بندی کنید. با انجام آن‌ها می‌توانید وقت تلف‌شده را به حداقل برسانید. درواقع دسته‌بندی زمان به شما کمک می‌کند برای امور دلخواه و روزمره زمان بیشتری را ذخیره کرده و از اتلاف وقت جلوگیری کنید.
- دسته‌بندی زمان می‌تواند آشفتگی‌های ذهنی شما را کاهش دهد. درواقع دوری از چندوظیفگی می‌تواند به شما کمک کند در شرایط شلوغ و آشفتگی‌ها، کنترل شرایط را به دست بگیرید و روی انجام وظایف خود متمرکز باشید.
- دسته‌بندی زمان کار به شما کمک می‌کند زمان خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید و به اهداف مورد نظر خود برسید؛ به عبارت دیگر توانایی تحقق اهداف به کمک دسته‌بندی زمان به‌راحتی میسر می‌شود.
- مدیریت زمان و دسته‌بندی آن می‌تواند به شما کمک کند از زمان‌های غیرمفید برای انجام کارهای ارزشمند استفاده کنید و فرصت‌های جدیدی را برای زندگی خود خلق کنید.
- دسته‌بندی زمان، کارها را منظم و دسته‌بندی می‌کند و همچنین با اولویت‌بندی وظایف موجب نظم‌بخشی به آن‌ها می‌شود.
عوامل مؤثر در دسته‌بندی زمان
در این قسمت سعی داریم عوامل مؤثر در دسته‌بندی زمان را توضیح دهیم تا به‌کمک آن‌ها بتوانید مدیریت و دسته‌بندی زمان برنامه‌های خود را به‌درستی انجام دهید.
- تعیین هدف واقع‌بینانه
افرادی در دسته‌بندی زمان خود موفق عمل می‌کنند که اهداف روشن و مشخصی دارند؛ به عبارت دیگر اولین گام برای دسته‌بندی زمان برنامه‌های خود، تعیین اهداف قابل دسترسی و واقع‌بینانه است؛ به‌طوری‌که بتوانید به آن‌ها متعهد باشید و در هر شرایطی برای انجام صحیح کارها تلاش کنید.
- اولویت‌بندی
همان‌طور که در مطالب بالا اشاره کردیم، یکی از کارهایی که می‌تواند شما را از سردرگمی و آشفتگی نجات دهد، اولویت‌بندی اهداف خود به ترتیب اهمیت آن‌هاست.
- تعیین بازه زمانی
پس از اولویت‌بندی وظایف باید زمان‌های مشخصی را برای انجام کارها در نظر بگیرید و خود را متعهد کنید تا در بازه زمانی تعیین‌شده کارها را انجام دهید. به‌کمک برنامه‌ریزی زمانی استرس و اضطرابی برای هدر رفتن زمان یا عقب افتادن کارها نخواهید داشت.
- تمرکز
سعی کنید عوامل حواس‌پرتی را شناسایی کنید تا تمرکز زیادی روی وظایف و اهداف خود داشته باشید. این کار موجب می‌شود از زمان خود به‌درستی استفاده کنید.
[irp posts=”11602″ ]
- نظم
یکی دیگر از عوامل مؤثر در دسته‌بندی زمان نظم‌دهی به شرایط محیط است. همواره سعی کنید فضای کاری خود را مرتب کنید تا با انگیزه بیشتری وظایف و اهداف خود را دنبال کنید. نظم‌دهی به فضای کار می‌تواند آشفتگی‌های ذهنی شما را کاهش دهد.
- انجام ندادن همزمان کارها
هنگامی که سعی می‌کنید به‌دلیل کمبود وقت چند کار را همزمان انجام دهید، بهره‌وری و کیفیت کار شما به‌شدت پایین می‌آید؛ زیرا تمرکز داشتن روی چند کار بسیار سخت است و سبب افزایش اضطراب و نگرانی شما می‌شود.
- استراحت کافی
تا زمانی که شما انرژی کافی برای انجام کارها نداشته باشید، نمی‌توانید وظایف خود را به‌درستی و با تمرکز زیاد انجام دهید. درحقیقت استراحت کافی و داشتن اوقات فراغت می‌تواند انگیزه و توان شما را برای انجام کارها افزایش دهد.
- انجام ندادن کارهای استرس‌زا
همواره سعی کنید از انجام وظایف پرتنش که موجب افزایش استرس شما می‌شوند دوری کنید.
- ترک عادت‌های بد
یکی دیگر از عوامل مؤثر در دسته‌بندی زمان که موجب بازدهی کار شما می‌شود، ترک عادت‌های بد و آسیب‌زاست. برای این کار می‌توانید ابتدا عادت‌های بد کوچک را هدف قرار دهید و آن‌ها را ترک کنید. سپس به سراغ عادت‌های غلط بزرگ‌تر بروید. انجام کارهای اشتباه تمرکز شما را از بین می‌برد و موجب هدر رفتن زمان شما خواهد شد.
- اقدام کنید
افراد موفق هیچ‌گاه منتظر فرصت‌ها نیستند، بلکه خودشان فرصت‌ها را خلق می‌کنند. همواره سعی کنید در شرایط غیرایده‌آل نیز برنامه‌های خود را عملی کنید و منتظر بهبود شرایط محیط نباشید.
- کمال‌گرا نباشید
افراد کمال‌گرا انتظار دارند همیشه شرایط ایده‌آل و عالی باشد، اما همان‌طور که می‌دانید شرایط زندگی همواره یکسان نیست و لحظات خوب و بد برای همه وجود دارد. کمال‌گرا بودن می‌تواند شما را از زندگی واقعی دور کند و از انجام وظایفتان طبق برنامه زمانی بازدارد. سعی کنید به جزئیات کوچک و مسائل پیش‌پاافتاده اهمیت ندهید و اهداف خود را دنبال کنید.
- انجام وظایف تعیین‌شده در اول صبح
هنگامی که مغز شما استراحت کافی کرده است، می‌تواند بیشترین بازدهی را برای انجام کارها داشته باشد. درواقع انجام وظایف مهم خود در اول صبح می‌تواند به اجرای برنامه‌ریزی موفق شما کمک کند.
- توجه به ساعات بیولوژیکی
یکی دیگر از عواملی که در اجرای دسته‌بندی زمان به شما کمک می‌کند، توجه به ساعات اولیه بیولوژیکی است. بسیاری از افراد در زمان‌های خاصی بازدهی کارشان به حداکثر میزان خود می‌رسد؛ بنابراین درصورت امکان می‌توانید وظایف مهم خود را با انرژی بیشتری در این ساعت‌ها انجام دهید.
[irp posts=”10357″ ]
- لیست کارهای انجام‌شده
گاهی اوقات ممکن است کارهای غیرمنتظره‌ای برای شما رخ دهند که در لیست برنامه‌ریزی شما قرار ندارند. در این صورت می‌توانید کارهای انجام‌شده خود را یادداشت کنید و هنگام ارزیابی برنامه خود، کارهای انجام‌نشده را در اولویت قرار دهید.
- استفاده از زمان انتظار
برای جبران برخی کارهای عقب‌افتاده خود می‌توانید از زمان‌های انتظار یا به‌اصطلاح زمان‌های مرده استفاده کنید؛ برای مثال هنگام ایستادن در صف‌ها، ایستگاه اتوبوس و… می‌توانید استفاده بهینه‌ای داشته باشید.
سخن پایانی
دسته‌بندی زمان یا Time Batching یکی از روش‌های مدیریت زمان است که وظایف مشابه را در یک دسته قرار می‌دهد و برای آن‌ها بازه زمانی مشخصی را تعیین می‌کند. امروزه بسیاری از افراد از عقب افتادن کارهای خود شکایت می‌کنند. به‌کارگیری این شیوه سبب افزایش تمرکز، حذف عوامل حواس‌پرتی و صرفه‌جویی در زمان می‌شود.
همچنین تمام کارمندان می‌توانند به‌کمک دسته‌بندی زمان در سازمان‌ها، کارهای خود را با دقت و نظم بیشتری انجام دهند و استرس کمتری را تجربه کنند. یکی ما در این مقاله درباره شیوه دسته‌بندی زمان و مزایای آن مطالبی را برای شما عزیزان شرح دادیم. امیدواریم با استفاده از این شیوه، اهداف و زمان خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید. در پایان از همراهی شما سپاسگزاریم.
