امروزه بسیاری از مؤسسات، شرکت‌ها و سازمان‌ها، اهمیت ویژه‌ای به تجزیه و تحلیل کسب و کار خود می‌دهند. این اهمیت نشئت‌گرفته از شکست‌هایی است که آن‌ها در بیزینس‌های خود و پروژه‌های مختلف خود تجربه کرده‌اند. دلیل این شکست‌ها نداشتن تجربه و علم و دانش کافی در زمینه تحلیل کسب و کار آن‌ها بوده است، اما امروزه صاحبان مشاغل و کسب و کارها می‌دانند برای موفقیت و دستیابی به اهداف مالی و کاری خود حتماً باید مشکلات را شناسایی کرده، آن‌ها را آنالیز کنند و درصدد رفع مشکلات بربیایند.
[irp posts=”12348″ ]
این امر با داشتن دانش صحیح از تحلیل و تجزیه کسب و کار در سازمان مورد نظر امکان‌پذیر است. مدیران کسب و کارها، سازمان‌ها و شرکت‌ها باید بدانند چه فرصت‌هایی برای آن‌ها ایجاد شده است و چگونه می‌توانند از آن‌ها استفاده کنند. مشکلات سازمان خود را بشناسند، روش‌های حل مشکل را بلد باشند، منفعت سازمان را بدانند، آن را به حداکثر و هزینه‌ها را به حداقل برسانند. اگر نمی‌دانید تجزیه و تحلیل کسب و کار چیست، چه ضرورتی دارد، اهمیت آن چیست، مراحل آن را نمی‌دانید و حتی نمی‌دانید چه نتایجی دارد تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید تا همه چیز را درباره این موضوع بسیار مهم در جهان مدرن امروز بدانید.
تجزیه و تحلیل کسب و کار چیست؟
تجزیه و تحلیل کسب و کار، یک رشته تحقیقاتی است و به محقق کمک می‌کند نیازهای مالی و تجاری سازمان یا مؤسسه‌ای را شناسایی و راه‌حل مشکلات مالی و تجاری آن مؤسسه را پیدا کند. پیدا کردن این راه‌حل‌ها به‌راحتی توسط یک تحلیلگر کسب و کار امکان‌پذیر است. ممکن است تحلیلگر، یک تغییرات سازمانی در مؤسسه ایجاد کند، برنامه‌ریزی استراتژیکی داشته باشد، سیاست‌های سازمان را توسعه یا تغییر دهد یا حتی نرم‌افزار و اجزای سیستم‌ها را توسعه و بهبود ببخشد.
یافتن راه‌حل مشکلات سبب پیشرفت و توسعه کسب و کار مورد نظر می‌شود. تحلیلگر کسب و کار برای دستیابی به این امر مهارت‌ها، دانش و علم، تکنیک‌ها و ابزارهایی نیاز دارد که با به‌کارگیری آن‌ها بتواند نیازهای کسب و کار و مشکلات آن را شناسایی و فرصت‌هایی برای رشد و پیشرفت آن خلق کند. همچنین راهکارهایی برای دستیابی به اهداف کسب و کار مورد نظر شناسایی و تعیین کند.
اهمیت و ضرورت تحلیل کسب و کار
تمام کارفرمایان برای به حداقل رساندن خطرات و ریسک‌هایی که در مسیر آن‌ها وجود دارد، به تجزیه و تحلیل محیط کسب و کار خود نیاز دارند. ممکن است برای هر کسب و کاری مشکلاتی به وجود بیاید که رفع نشدن آن مشکلات سبب شکست پروژه خواهد شد.
ضرورت تحلیل کسب و کار برای کسب و کارهایی احساس می‌شود که در شرایط رکود اقتصادی و کاهش قدرت خرید از سوی مشتری‌ها قرار گرفته‌اند. آن‌ها می‌توانند با تجزیه و تحلیل کسب و کار خود راهکارهایی برای حل این مشکل پیدا کنند. هنگامی که نرخ برابری ارز افزایش پیدا می‌کند و رقیب‌های متعددی از بازار کار خارج می‌شوند، شما فرصت دارید خود را ارتقا بدهید و از این فرصت به بهترین شکل ممکن استفاده کنید. با تجزیه و تحلیل در کسب و کار خود می‌توانید به این مهم دست پیدا کنید.
همچنین ضرورت و اهمیت این تجزیه و تحلیل زمانی آشکار می‌شود که ضعف‌ها و مشکلات خود را در زمینه کاری‌تان پیدا کرده و برای حل آن‌ها برنامه‌ریزی صحیح کنید. درحقیقت تجزیه و تحلیل کسب و کار امری بسیار حیاتی است و هنگام شروع هر کار باید حتماً به آن توجه کنید.
معرفی تحلیلگر کسب و کار؛ تحلیلگر کسب و کار کیست و چه وظایفی دارد؟
همان‌طور که گفتیم، تحلیلگر کسب و کار نوعی محقق و شخصی است که تمام فرایندهای تجاری، خدمات، محصولات و نرم‌افزارهای مورد استفاده را با تجزیه و تحلیل داده‌ها پردازش می‌کند، آن‌ها را مورد تفسیر و مستندسازی قرار می‌دهد و برای رفع مشکلات احتمالی برنامه‌ریزی می‌کند.
وظایف تحلیل کسب و کار در راهنمای BABOK تعیین شده‌اند که تحلیلگران از آن‌ها برای تجزیه و تحلیل داده‌ها و تفسیر آن‌ها استفاده می‌کنند. آن‌ها اطلاعات را از منابع مختلفی که درون سازمان قرار دارند کشف، جمع‌آوری، آنالیز و ترکیب می‌کنند. این تحلیلگران نیازهای واقعی صاحبان کسب و کار را شناسایی کرده و اطلاعات خود را که شامل ابزارها، فرایندها و مستندسازی‌هاست به کمک می‌گیرند تا مسائل زیربنایی را به‌خوبی مشخص و تحلیل کنند. فعالیت‌های عمده یک تحلیلگر کسب و کار به شرح زیر است:
- اهداف سازمان را شناسایی می‌کند.
- مشکلات سازمان را شناسایی و راهکارهایی برای آن‌ها ارائه می‌دهد.
- نیازهای سازمان و راهکارهای آن‌ها را بررسی و تحلیل می‌کند.
- در سیاست‌ها و استراتژی‌های سازمان تغییر و تحولات مثبتی ایجاد می‌کند.
- فرایند همکاری با ذی‌نفعان را آسان‌تر می‌کند.
- نقش خود را به‌عنوان یک تحلیلگر به‌خوبی می‌داند.
- ذی‌نفعان اصلی را با دقت مشخص می‌کند.
- از سیستم کسب و کار موجود و فرایندهای آن درک بسیار عمیق و دقیقی دارد.
- گذشته پروژه‌ای را که در دست دارد کامل بررسی و مشکلات آن را شناسایی می‌کند.
- تحلیلگران کسب و کار باید بتوانند شرایط و موقعیت‌های مؤثر را شناسایی کنند و به‌کمک ابزارهایی بسیار مفید، برای ارزیابی ۶ نیروی خارجی مهم کمک بگیرند. این نیروها شامل شرایط اقتصادی، سیاسی، اجتماعی، تکنولوژیکی، حقوقی و اخلاقی می‌شوند.
- همچنین آن‌ها باید بتوانند عوامل مهمی از جمله رقبا، خریداران، تأمین‌کنندگان، جایگزین‌ها و تازه‌واردها را شناسایی و آن‌ها را تحلیل و بررسی کنند.
مهارت‌های لازم برای تجزیه و تحلیل یک کسب و کار
یک تحلیلگر موفق کسب و کار حتماً باید مهارت‌هایی را داشته باشد تا بتواند در فرایند تحلیل کسب و کار موفق عمل کند. در ادامه به چند مورد از این مهارت‌ها اشاره می‌کنیم.
- او باید دارای مهارت‌های ارتباطی قوی باشد؛ چراکه برقراری ارتباط با ذی‌نفعان مختلف پروژه جزء وظایف اوست. اگر مهارت‌های ارتباطی مناسبی نداشته باشد، نمی‌تواند ارتباط صحیحی نیز با آن‌ها برقرار کند و درنتیجه دچار مشکلاتی خواهد شد؛ مثلاً اینکه نمی‌تواند ارزش کار خود را برای ذی‌نفعان توضیح دهد.
برای ارتقای مهارت‌های ارتباطی می‌توان از جلسات و کارگاه‌های متعدد به همراه ذی‌نفعان بهره برد. مهارت ارتباطی تحلیلگران کسب و کار شامل مهارت‌های کلامی و نوشتاری است. ممکن است تحلیلگری مهارت کلامی خوبی داشته باشد، اما مهارت نوشتاری او ضعیف باشد؛ درنتیجه باید مهارت نوشتاری خود را نیز تقویت کند.
- یک تحلیلگر موفق کسب و کار باید مهارت‌های فردی قابل قبولی داشته باشد تا بتواند هنگام صحبت با افراد مختلف در سطوح مختلف سازمانی کاملاً راحت باشد. او باید با زبانی شفاف و روان با مخاطب صحبت کرده و از به‌کارگیری اصطلاحات پیچیده و فنی اجتناب کند. او باید بتواند با افرادی که به مزایای رقابتی دست پیدا کرده‌اند، همکاری مفیدی داشته باشد.
- تحلیلگر کسب و کار باید مهارت گوش دادن فعال و مهارت برقراری ارتباط موثر داشته باشد؛ یعنی باید بتواند تمام صحبت‌های همه ذی‌نفعان را بشنود، آن‌ها را درک کند و ارتباط چشمی خود را با سخنرانان حفظ کند. همچنین باید بتواند زبان بدن افرادی را که با آن‌ها سخن می‌گوید تحلیل کند. ذهن او باید باز و خلاق باشد و افکار جانبی را از خود دور کند. مدیریت صحیح شرایط برای او از اهمیت زیادی برخوردار است.
- مهم‌ترین مهارت مورد نیاز برای یک تحلیلگر کسب و کار این است که بتواند توانایی حل مسئله داشته باشد. حل مسئله سبب می‌شود تفکر خلاق و تحلیلی با هم ترکیب و راه‌حل‌هایی ایجاد شوند که در چنین شرایطی، ساده و دردسترس نیستند.
- برای یافتن راه‌حل‌ها، ابتدا باید مشکلات را بررسی و شناسایی کند و سپس راه‌حل‌هایی را برای آن‌ها ارائه دهد. او باید تمام جنبه‌های مسئله مورد نظر را بررسی و ارزیابی کند.
مراحل تحلیل کسب و کار
تجزیه و تحلیل کسب و کار مراحلی دارد که تمام تحلیلگران برای موفقیت در پروژه تحلیل حتماً باید تمام این مراحل را دنبال کنند. در ادامه تمام مراحل شرح داده خواهد شد.
- جمع‌آوری اطلاعات لازم
این بخش از مهم‌ترین بخش‌های فرایند تجزیه و تحلیل است و تجزیه و تحلیل هر کسب و کاری معمولاً با جمع‌آوری اطلاعات مربوط به پروژه آغاز می‌شود. اهداف کسب و کار، دامنه و الزامات در این مرحله مشخص می‌شود.
- تعیین اهداف اصلی کسب و کار
مرحله بعدی، تعیین استراتژی و اهداف آن کسب و کار است و تحلیلگران می‌توانند با این کار تمرکز دقیقی بر چشم‌انداز پروژه داشته باشند. تکنیک‌هایی مانند تجزیه و تحلیل SWOT و تنظیم هدف SMART بسیار کارآمد و اثبات‌شده برای تعیین اهداف و استراتژی‌ها هستند.
- تعیین محدوده‌ای برای تجزیه و تحلیل کسب و کار
تعیین دامنه و محدوده تجزیه و تحلیل به اعضای تیم کمک می‌کند نیازهای آن کسب و کار را بهتر بشناسند و درک کنند. درحقیقت یک راهنمای تمام‌عیار برای تمام مراحل فرایند تجزیه و تحلیل آن کسب و کار است. تحلیلگر باید پیش‌نویسی از محدوده و حوزه کسب و کار را تهیه کند و راه‌حل‌های مناسب و مؤثری از ماهیت فناوری و تغییرات فرایندی ارائه دهد.
- ایجاد برنامه برای این تجزیه و تحلیل
بی‌شک برنامه‌ریزی مهم‌ترین عامل موفقیت هر پروژه‌ای است. تجزیه و تحلیل کسب و کار نیز از این قاعده مستثنا نیست. تحلیلگر به همراه کارفرما می‌تواند برنامه‌ای بسیار مفید را برای ارائه خدمات و الزامات طراحی کند. این برنامه می‌تواند پاسخ‌گوی مناسبی برای مشکلات و سؤالات اعضای پروژه باشد و سبب شفاف بودن فرایند تجزیه و تحلیل می‌شود. طراحی یک جدول زمانی برای تکمیل اطلاعات می‌تواند بسیار مفید باشد.
- تعریف الزامات پروژه همراه با جزئیات
اینکه بتوانید هنگام تجزیه و تحلیل کسب و کار، نیازمندی‌ها و الزامات را بسیار دقیق، شفاف و قابل اجرا طراحی کنید، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. اگر این الزامات به‌دقت تعریف شوند، آنگاه تیم پیاده‌سازی می‌تواند راهکارهایی برای مسائل و مشکلات پیاده کند. برای این امر جمع‌آوری اطلاعات، بررسی و اعتبارسنجی، تجزیه و تحلیل اطلاعات، استفاده از آن اطلاعات در پیش‌نویس اولیه و طراحی سؤالات مناسب برای حذف شکاف‌های موجود در پروژه ضروری است.
- حمایت از اجزای فنی
اگر شما یک تحلیلگر کسب و کار هستید، از هر روشی که می‌توانید باید به تیم فنی کمک کرده و آن‌ها را حمایت کنید. شما باید بتوانید راه‌حل‌هایی را طراحی و بازبینی کنید، تغییرات ایجادشده را مدیریت کرده، مستندات را به‌روزرسانی کنید و برای پاسخ‌گویی به سؤالات احتمالی و کمک به رفع مشکلات احتمالی آمادگی کافی داشته باشید.
- کمک به سازمان یا موسسه در اجرای راه‌حل
اینکه تنها بتوانید راه‌حل را شناسایی کنید به‌عنوان یک تحلیلگر کار خود را به‌درستی انجام نداده‌اید! انجام این مرحله بسیار حیاتی است و شما باید بتوانید مستندات روشن و دقیقی ایجاد کنید و آن‌ها را به کاربران نهایی نیز آموزش دهید. حتماً باید اطمینان حاصل کنید همه اعضای تیم برای پذیرش تغییر آماده هستند. اگر سازمان یا مؤسسه نتواند راه‌حل را استفاده کند، دستیابی به اهداف نیز بسیار پیچیده و سخت خواهد شد؛ بنابراین تحلیلگر در این مرحله نقشی بسیار مؤثر و مهم دارد.
نتیجه تحلیل کسب و کار
اگر کسب و کاری به‌دقت تجزیه و تحلیل مناسب و صحیح شود، سبب می‌شود منافع کسب و کار تحقق پیدا کنند، از هزینه‌های اضافه اجتناب شود، فرصت‌های جدیدی برای رشد کسب و کار شناسایی شود، توانایی‌های مورد نیاز و مدل‌سازی سازمانی درک شود و با استفاده از تجزیه و تحلیل ساده، سازمان مورد نظر تمام این مزایا را دریافت کند و تجارت خود را به میزان چشمگیری ارتقا و بهبود دهد.
[irp posts=”12355″ ]
تکنیک‌های رایج تجزیه و تحلیل کسب و کار
چند تکنیک در تجزیه و تحلیل کسب و کار موفق و رایج هستند که در ادامه آن‌ها را معرفی می‌کنیم.
- تکنیک MOST
این تکنیک شکل کوتاهی از استراتژی‌ها و اهداف کسب و کار است که به مدیران آن اجازه می‌دهد تجزیه و تحلیل کاملی از هدف سازمان داشته باشند و نحوه دستیابی به این هدف را نیز مشخص می‌کند. این تکنیک، بهترین روش تجزیه و تحلیل کسب و کار است.
- تکنیک PESTEL
تجزیه و تحلیل محیطی کسب و کار در این تکنیک مدنظر قرار گرفته است که تأثیر مستقیمی بر برنامه‌ریزی‌های استراتژیک آن کسب و کار دارد. تحلیلگران با این تکنیک می‌توانند عوامل خارجی که سازمان را تحت تأثیر قرار می‌دهند، ارزیابی و شناسایی و نحوه بررسی آن‌ها را نیز تعیین کنند. محرک‌های کلیدی با این تکنیک شناسایی می‌شوند. تهدیدات بالقوه نیز با این تکنیک شناسایی و کاهش داده می‌شوند.
- تکنیک SWOT
در این تکنیک می‌توان شکل کاملی از نقاط ضعف و قوت، فرصت‌ها و تهدیدها را یافت. با کمک این تکنیک تحلیلگر می‌تواند بخش‌هایی را که نقاط ضعف و قوت دارند پیدا کند و نقاط ضعف را برطرف و نقاط قوت را تقویت کند. همچنین منابع مناسب را به هر بخش تخصیص دهد. با این متد، زمینه‌های مشکل و راه‌حل‌های پیشنهادی آن به‌راحتی پیدا می‌شوند.
- تکنیک MosCow
در این متد چهارچوبی برای بررسی نیازهای فردی ارائه می‌شود و نیازها اولویت‌بندی می‌شوند.
- تکنیک CATWOE
این تکنیک به شناسایی تمام فرایندهای مؤثر در کسب و کار کمک می‌کند. درحقیقت مشتریان شما را شناسایی می‌کند، کسانی که درگیر این وضعیت هستند، فرایندهایی که از این مسئله تأثیر می‌پذیرند و کسانی که در این وضعیت قرار داشته‌اند و اثرات این وضعیت را مشخص می‌کند. مهم‌ترین مزیت این تکنیک، دریافت برداشت‌های متفاوت از ذی‌نفعان در پلتفرمی مشترک است.
سخن پایانی
تجزیه و تحلیل کسب و کار برای حل مشکلات آن کسب و کار، ارائه راهکارهای مفید برای رشد و پیشرفت کسب و کار و دستیابی به نتایج عالی بسیار ضروری است.
