یکی از اصلی‌ترین ارکان موفقیت و پیشرفت سازمان‌ها، عملکرد اثربخش و صحیح کارکنان آن است. عملکرد ضعیف کارکنان می‌تواند موجب از دست رفتن سرمایه، کاهش بهره‌وری، کاهش کیفیت کار، کاهش فروش و عدم جذب مشتریان شود. از این رو عملکرد سازمان با عملکرد کارکنان رابطه مستقیمی دارد و به آن وابسته است. سازمان‌ها می‌توانند با مدیریت منابع انسانی و مدیریت رفتار انسانی، رفتار مناسبی را با کارکنان خود داشته باشند. از طرفی مدیران بایستی هنگام بروز مشکلات و تغییرات واکنش مدیریت شده‌ای را از خود نشان دهند تا با ایجاد انطباق و ارتقاء قابلیت‌های کارکنان، عملکرد برتری داشته باشند.
آمارها نشان می‌دهند که همه ساله هزینه‌های بسیار زیادی به اقتصاد کشور‌ها تحمیل می‌شود که این امر به دلیل ضعف در مدیریت عملکرد ضعیف کارکنان اتفاق می‌افتد. مدیران با مدیریت عملکرد ضعیف کارکنان می‌توانند از اتلاف منابع، از دست رفتن سرمایه و همچنین نارضایتی مشتریان خود جلوگیری به عمل آورند. بدیهی است که مدیران هنگام مواجهه با عملکرد نامناسب و ضعیف کارکنان از ادامه همکاری با آنها دچار تردید شوند؛ اما همواره به یاد داشته باشید که اخراج کارکنان تنها راه‌حل مناسب نیست بلکه مدیریت عملکرد ضعیف کارکنان، مدیریت رفتار انسانی و مدیریت منابع انسانی می‌تواند موجب بهبود و تقویت عملکرد کارکنان و در نتیجه بهبود عملکرد سازمان شود.
- اهمیت رسیدگی به عملکرد ضعیف کارکنان
- دلایل عملکرد ضعیف کارکنان
- نحوه مدیریت عملکرد ضعیف کارکنان
در هر سازمان چشم‌انداز و هدف سازمانی به خوبی مشخص شده است و کارمندان موظف هستند که در جهت پیشبرد اهداف سازمان فعالیت خود را انجام دهند؛ اما در این میان عوامل متعددی وجود دارند که می‌توانند موجب اختلال در عملکرد صحیح کارکنان شوند. ما در این مقاله قصد داریم که با ارائه اقدامات لازم برای مدیریت عملکرد ضعیف کارکنان، شما عزیزان را در جهت مدیریت صحیح سازمان راهنمایی نماییم.
اهمیت رسیدگی به عملکرد ضعیف کارکنان
هنگامی که رفتار یا عملکرد کارکنان انتظارات یک سازمان را برآورده نکند، می‌توان گفت که عملکرد کارکنان ضعیف است و آنها مطابق با مسئولیت‌های شغلی خود رفتار نمی‌کنند. در حقیقت عملکرد ضعیف کارکنان هنگامی رخ می‌دهد که کارکنان دچار رفتار منفی، مخرب و غیر‌قابل قبولی شوند؛ همچنین سرپیچی از قوانین و عدم اجرای مسئولیت‌ها طبق استانداردهای مشخص شده را می‌توان نشانه عملکرد ضعیف کارکنان دانست.
عملکرد ضعیف کارکنان می‌تواند تاثیرات نامطلوبی بر روی سازمان بگذارد. ضعف و سستی در عملکرد کارکنان موجب کاهش کیفیت، کاهش بهره‌وری، از دست رفتن سرمایه مالی، تضعیف روحیه کارکنان، نارضایتی شغلی، نارضایتی مشتریان و… خواهد شد. از این رو هر سازمانی برای افزایش بهره‌وری و حفظ کسب‌وکار خود به کارکنانی نیاز دارد که به طور جدی در جهت اهداف سازمان فعالیت داشته باشند.
دلایل عملکرد ضعیف کارکنان
دلایل بسیار متعددی وجود دارد که موجب می‌شود کارکنان یک سازمان ضعیف عمل کنند. در این قسمت قصد داریم به تعدادی از دلایل عملکرد ضعیف کارکنان اشاره کنیم تا مدیران از طریق ارائه راهکار‌های صحیح، مدیریت منابع انسانی، مدیریت رفتار انسانی و همچنین مدیریت عملکرد ضعیف کارکنان این موانع را برطرف نمایند.
- نداشتن مهارت کافی
هنگامی که به کارمندان وظایفی محول می‌شود که در آن تخصص و مهارت کافی ندارند و یا برای انجام آن تجهیزات لازم را ندارند، طبیعتا نمی‌توانند از زمان خود را نهایت بهره را ببرند و انتظارات سازمان را برآورده سازند.
- انتظارات مبهم
گاهی اوقات کارکنان دقیقا از اهداف سازمانی اطلاع ندارند و استانداردهای شغلی مشخص شده برای آنها بسیار مبهم است؛ در نتیجه کارکنان نمی‌دانند که دقیقاً از آنها چه انتظاری می‌رود و همین مورد می‌تواند موجب کم‌کاری و عملکرد ضعیف آنها شود.
- نارضایتی شغلی
ممکن است بسیاری از کارکنان مشغول به فعالیتی باشند که به آن علاقه‌ای ندارند و شغل مورد نظر آنها نباشد، بنابراین انگیزه آنها برای تلاش کردن و انجام وظایف محوله بسیار کاهش می‌یابد و دچار احساس ناامیدی می‌شوند.
- عدم تطابق با فرهنگ سازمان
گاهی اوقات فرهنگ سازمان با ارزش‌ها و سبک کاری برخی از کارکنان مطابقت ندارد و همین دلیل می‌تواند موجب عملکرد ضعیف آنها شود.
- محیط کاری استرس‌زا
هنگامی که فضای کار متشنج و پراسترس باشد، کارمندان در این محیط دچار فشار روانی و ناراحتی می‌شوند و نمی‌توانند با خیال آسوده فعالیت خود را انجام دهند، از این رو شاهد عملکرد ضعیف کارمندان خواهیم بود.
- فرصت‌های ناکافی برای توسعه و آموزش
هنگامی که کارمندان نتوانند مطالب و مهارت‌های جدیدی را یاد بگیرند، در عملکرد خود دچار ضعف می‌شوند و احساس رکود خواهند داشت. بنابراین هنگامی که کارمندان در کار خود احساس پیشرفتی نداشته باشند، انگیزه آنها برای ادامه مسیر کمتر می‌شود.
[irp posts=”10061″ ]
- عدم تنوع در وظایف
انجام کارهای تکراری و یکسان می‌تواند موجب از بین رفتن علاقه و انگیزه کارکنان نسبت به شغل‌شان شود.
- سازگاری کارکنان با فضای سازمان
همسوسازی اثربخش کارکنان می‌تواند آنها را با فضای مجموعه آشنا کند و کارکنان را برای ایفای نقش خود آماده سازد.
- وجود مسائل شخصی
گاهی اوقات ممکن است کارمندان در زندگی شخصی خود دچار مسائل چالش برانگیز شوند که این امر بر توانایی و تمرکز آنها برای انجام وظایف محوله تاثیر منفی می‌گذارد.
- نحوه مدیریت عملکرد کارکنان
امروزه عملکرد ضعیف کارکنان در همه سطوح امری بسیار رایج است؛ اما نحوه مدیریت عملکرد ضعیف کارکنان و نحوه مدیریت رفتار انسانی می‌تواند مانع کاهش کیفیت و بهره‌وری سازمان شود.
- دستمزد کمتر کارمندان
یکی از دلایلی که بر عملکرد صحیح کارکنان تاثیر بسیار زیادی دارد، دریافت دستمزد و حقوق پایین است چرا که امروزه با افزایش تورم و شرایط نابسامان اقتصادی کشور همه کارمندان باید توانایی اداره زندگی و مقابله با هزینه‌های بالا را داشته باشند. یکی از ابزارهایی که به تعیین میزان حقوق و مزایا منصفانه کمک می‌کند، دستگاه کنترل تردد است.
- عدم پیشرفت شغلی
یکی دیگر از دلایل عملکرد ضعیف کارکنان عدم رشد شغلی آنها است. هنگامی که کارکنان در قبال انجام صحیح وظایف محوله خود تشویق نشوند و همچنین پاداش و ترفیع مقام دریافت نکنند، بدیهی است که عملکرد آنها دچار ضعف و سستی خواهد شد.
- مدیریت ضعیف
هنگامی که مدیران مهارت‌های رهبری ناکارآمدی داشته باشند، انگیزه کارکنان برای انجام دستورات و وظایف خود کاهش می‌یابد. مدیران بایستی در سبک مدیریت خود خرد و دانش کافی را داشته باشند تا بتوانند کارکنان را در جهت پیشبرد اهداف سازمانی به بهترین شکل ممکن هدایت کنند.
- ترس از بیان مشکلات و ایده‌ها
گاهی اوقات ممکن است که مدیران از دغدغه کارمندان مطلع نباشند و نحوه تفکر آنها را درک نکنند، در نتیجه کارکنان برای برقراری ارتباط با مدیران و بیان مشکلات و ایده‌های خود دچار مشکل خواهند شد. عدم برقراری ارتباط و تعامل صحیح مدیران با کارمندان می‌تواند موجب نارضایتی و ضعف در عملکرد کارمندان شود.
- وجود عوامل حواس‌پرتی
برخی از کارکنان به راحتی می‌توانند خود را با شرایط محیط کار وفق دهند و وظایف خود را به خوبی انجام دهند؛ اما در مقابل برخی از کارمندان با وجود کوچک‌ترین پارازیت‌ها و عوامل حواس‌پرتی نمی‌توانند مسئولیت‌های خود را به درستی انجام دهند، بنابراین یکی از وظایف مدیران این است که مکان‌های مناسبی را برای کارمندان خود در نظر بگیرند.
- عدم ارزیابی عملکرد کارمندان
عدم تحلیل و ارزیابی عملکرد کارکنان می‌تواند مانع توانمندسازی و پیشرفت آنها شود. مدیران بایستی برنامه‌ها و شاخص‌های مشخصی را جهت ارزیابی به موقع کارمندان داشته باشند تا با ارائه بازخورد‌های مناسب و سازنده موجب عملکرد مثبت آنها شوند.
نحوه مدیریت عملکرد ضعیف کارکنان
با توجه به شناخت دلایل عملکرد ضعیف کارکنان، اکنون باید با نحوه مدیریت عملکرد ضعیف کارکنان مدیریت رفتار انسانی و مدیریت منابع انسانی آشنا شوید تا بتوانید مشکلات و چالش‌های غیرمنتظره را برطرف نمایید.
- درک عملکرد ضعیف کارکنان
ابتدایی‌ترین گام توسط مدیران جهت مدیریت عملکرد ضعیف کارکنان، درک صحیح از عملکرد ضعیف کارکنان در محیط کار است تا بتوانند به خوبی شرایط را رو به بهبودی سوق دهند. به طور کلی عملکرد ضعیف کارمندان به سه سطح تقسیم می شود:
سطح اول به عملکرد کمتر از حد انتظار کارکنان مربوط می‌شود. در واقع در این سطح با افت ناگهانی و غیرمنتظره بهره‌وری کارکنان روبهرو می‌شویم. بروز عملکرد ضعیف و کمتر از حد انتظار کارکنان اولین نشانه وجود چالش در ارتباط با کارکنان است و بایستی مدیران به محض مشاهده، چالش‌ها را برطرف نمایند.
در سطح دوم که به آن سطح سوءرفتار گفته می‌شود، رفتارهای غیرحرفهای از جانب کارمندان دیده می‌شود. با بروز رفتارهای نامناسب کارمندان با سایر همکاران در روند کاری سازمان اختلال ایجاد می‌شود، بنابراین مدیران هنگام مشاهده چنین عملکرد ضعیفی از سوی کارکنان بایستی به درستی با آنها برخورد نمایند.
سطح سوم مربوط به سوء رفتارهای شدید کارکنان است. در این سطح برخی از کارمندان ممکن است خشونت‌های رفتاری از خود نشان دهند که مدیران می‌توانند با مدیریت رفتار انسانی، مدیریت منابع انسانی و تیم حقوقی سازمان این سطح از عملکرد ضعیف کارکنان را کنترل و برطرف نمایند.
- برگزاری جلسه برای بیان انتظارات شغلی
هنگامی که مدیران به طور واضح انتظارات خود را برای کارمندان بیان کنند، تمام وظایف و مسئولیت‌های کارمندان مشخص خواهد شد؛ در نتیجه هنگامی که استانداردهای مورد نظر خود را بیان می‌کنید امکان تفسیر اشتباه برای کارکنان وجود نخواهد داشت. شما می‌توانید با بیان منظور خود از عملکرد ضعیف یک کارمند، خط مشی‌های سازمان را برای آنها شفاف‌سازید تا از بروز هرگونه کم‌کاری توسط کارمندان پیشگیری نمایید. در صورتی که مدیران نتوانند اهداف سازمانی خود را به طور واضح مشخص نمایند، کارکنان برای انجام صحیح وظایف خود سردرگم می‌شوند و عملکرد ضعیفی از خود نشان می‌دهند.
- مدیریت انتظارات کارکنان
کارمندان در تمام سطوح سازمان می‌توانند مطالبات مختلفی جهت پیشرفت شغلی، جبران خسارت، امنیت شغلی، اخلاق کارفرما و… داشته باشند. در این میان مدیران بایستی با مدیریت منابع انسانی، رفتار واقع بینانه و سازنده‌ای از خود نشان دهند تا کارکنان نیز انگیزه لازم را جهت انجام وظایف محوله دریافت کند.
- اعمال محدودیت‌های مناسب برای کارکنان
گاهی اوقات لازم است که در مقابل رفتارهای مشکل‌ساز و نامناسب کارکنان محدودیت‌ها و قوانینی اعمال شوند تا کارمندان از عملکرد ضعیف خود آگاه شوند.
- تحلیل پیگیری منظم عملکرد کارکنان
جهت مدیریت عملکرد ضعیف کارکنان بایستی به طور منظم آنها را پیگیری کنید و نحوه رفتار آنها را ارزیابی نمایید. همواره سعی کنید در مقابل عملکرد خوب کارمندان به آنها پاداش دهید تا انگیزه آنها را برای انجام صحیح وظایف خود افزایش دهید. در صورتی که کارمندان وظایف خود را به درستی انجام ندهند می‌توانید با اعمال مجازات سخت‌گیرانه آنها را از سرانجام کار خود آگاه سازید.
[irp posts=”10837″ ]
- برخورد سازنده
معمولاً هنگامی که از کسی انتقاد می‌کنیم با مقاومت و دفاع او روبهرو می‌شویم. در شرایطی مدیران با عملکرد ضعیف کارکنان مواجه می‌شوند بایستی آرامش خود را حفظ کنند و با خونسردی و اعتماد‌سازی انتظارات خود را به درستی بیان کنند. گاهی اوقات می‌توان از رفتارهای ضعیف جزئی چشم‌پوشی کرد؛ اما هنگام بروز عملکرد نامناسب و مخرب کارکنان جهت جلوگیری از تکرار آن بایستی با آرامش و به طور جدی برخورد نمایید.
- تدوین برنامه عملیاتی
تدوین یک برنامه عملیاتی می‌تواند مسیر رسیدن به اهداف سازمانی را برای مدیران و کارکنان هموار سازد. هنگامی که چهارچوب سازمانی در برنامه عملیاتی مشخص می‌شود کارکنان به خوبی می‌توانند از اهداف و انتظارات سازمان مطلع شوند و طبق آن رفتار کنند، به همین جهت تدوین یک برنامه عملیاتی از هدر رفتن زمان و سرمایه مالی و غیرمالی جلوگیری به عمل می‌آورد.
- تشخیص مشکل
مدیران جهت مدیریت عملکرد ضعیف کارکنان خود بایستی علت ضعف در عملکرد آنها را شناسایی کنند تا بتوانند متناسب با مشکل موردنظر راه‌حل مناسبی را اتخاذ نمایند. برخی از کارکنان در قالب رفتارهای متفاوتی عملکرد ضعیف خود را بروز می‌دهند این رفتارها شامل: غیبت و تاخیر مداوم، کاهش تعامل با سایر همکاران، سرپیچی از انجام صحیح وظایف و مسئولیت‌ها، کاهش کیفیت کار، انجام رفتارهای غیرحرفهای و… است. هنگامی که متوجه عملکرد ضعیف کارکنان خود می‌شوید بایستی از راه‌های مناسب موانع را برطرف نمایید.
- بررسی عوامل خارجی
در برخی مواقع وجود عوامل خارجی مانند کمبود منابع و تجهیزات، مشکلات سیستم، رفتار رقبا و… می‌تواند بر عملکرد کارکنان تاثیر منفی بگذارد. در این صورت مدیران با تحلیل مناسب و بررسی دقیق عوامل کم‌کاری کارکنان می‌توانند کارمندان را در مسیر درست هدایت کنند و مشکلات آنها را برطرف نمایند.
- نظارت روی پیشرفت کارکنان
مدیران بایستی همواره عملکرد کارکنان خود را بررسی کنند و روی پیشرفت و ترقی آنها نظارت داشته باشند. در صورتی که با ارائه راهکارها و بیان انتظارات خود، کارمندان همچنان عملکرد ضعیفی داشته باشند بایستی مشکلات را به آنها گوشزد کنید و مجازات‌های سخت‌گیرانه‌تری را اعمال نمایید.
- اجرای کوچینگ عملکرد
یکی از شیوه‌های بسیار عالی جهت بهبود عملکرد کارکنان، یادگیری در محیط کار است. کارکنان می‌توانند از طریق یادگیری خرد، کوچینگ عملکرد و کوچینگ خرد اطلاعات خود را افزایش دهند. همچنین کارکنان می‌توانند از طریق تعاملات روزانه و گفت‌وگو با یکدیگر اطلاعات جدیدی را از یکدیگر یاد بگیرند.
- ثبت وقایع
یکی از راه‌های مدیریت عملکرد ضعیف کارکنان، ثبت وقایع و اقدامات لازم است. مدیران بایستی تمام اقدامات و جلسات خود را به طور مستند ثبت نمایند و آنها را بایگانی کنند تا در مواقع لزوم به آنها دسترسی داشته باشند.
- نکات اصولی
همواره به یاد داشته باشید که نباید کارمندان را تحت فشار قرار دهید و تمامی موضوعات و مشکلات را با یکدیگر حل و فصل نماید. سعی کنید در جلساتی که با کارمندان برگزار می‌کنید تنها درباره یک یا دو موضوع صحبت کنید تا کارکنان در مقابل انتقادات شما مقاومت نکنند.
یکی از نکات حائز اهمیتی که هنگام مدیریت رفتار انسانی برای کارکنان باید به آن توجه داشته باشید، انتقاد مستقیم و مثبت است. هنگامی که به طور شفاف انتظارات خود را برای کارمندان بازگو می‌کنید، آنها از وظایف خود مطلع می‌شوند، همچنین انتقاد مثبت و سازنده می‌تواند انگیزه از دست رفته کارکنان را مجدداً به آنها بازگرداند.
یکی از ضروری‌ترین شیوه‌های افزایش کیفیت عملکرد کارکنان، ارائه پاداش‌ها و تشویق‌های به‌موقع است. جهت افزایش اعتماد به‌نفس کارمندان می‌توانید از دستاوردهای آنها تقدیر و تشکر کنید.
بعد از انجام اقدامات گفته شده در صورتی که کارمندی در عملکرد خود همچنان دچار کم‌کاری و سستی باشد، می‌توانید با او قطع همکاری کنید. به یاد داشته باشید که بزرگ‌ترین سرمایه هر سازمانی وجود کارمندان وظیفه‌شناس است که موجب بهبود و پیشرفت عملکرد سازمان می‌شوند؛ بنابراین در صورتی که عملکرد کارمندی به نفع سازمان و مشتریان نباشد، می‌توانید از ادامه همکاری با او منصرف شوید. بدیهی است که اخراج کارمندان باید همیشه آخرین گزینه باشد و در وهله اول بایستی با مدیریت صحیح اشکالات آنها را برطرف نمایید.
سخن پایانی
تمام سازمان‌ها ممکن است با عملکرد ضعیف کارکنان خود مواجه شوند؛ اما نحوه برخورد مدیران با کارکنان و چگونگی مدیریت عملکرد ضعیف کارکنان یکی از رمزهای موفقیت هر سازمانی به شمار می‌آید. همانطور که در مطالب بالا اشاره کردیم، گاهی اوقات به دلایل مختلف برخی از کارکنان دچار ضعف عملکردی می‌شوند. مدیران بایستی با نشانه‌های ضعف عملکرد کارکنان آشنا باشند تا در مواقع لزوم اقدامات لازم را انجام دهند.
مدیران می‌توانند با برگزاری آزمون‌های استخدامی از توانایی‌های کارمندان خود مطلع شوند و مطابق محیط کار مجموعه خود، کارمندان با استعداد و ماهر را انتخاب نمایند. از طرفی مدیران پس از عقد قرارداد با کارمندان بایستی قوانین و چهارچوب سازمان را به طور واضح و شفاف برای آنها مشخص نمایند تا کارمندان دچار اشتباه و سوء تفاهم نشوند.
همواره به یاد داشته باشید که یکی از وظایف مهم مدیران ارزیابی دوره‌ای عملکرد کارکنان است تا از این طریق نقاط ضعف و قوت آنها شناسایی کنند و همچنین چالش‌های موجود را برطرف نمایند. در نهایت مدیران می‌توانند با شناسایی عوامل عملکرد نامناسب و ضعیف کارمندان موانع را برطرف نمایند و موجب افزایش بهره‌وری و کیفیت کار آنها شوند. ما در این مقاله درباره چگونگی مدیریت عملکرد ضعیف کارکنان مطالبی را برای شما عزیزان بیان کردیم تا از هدر رفتن سرمایه و منابع مجموعه خود جلوگیری به عمل آورید. در پایان از همراهی شما سپاسگزاریم.
