همیشه اهمیت نظم در سازمان از اولویت‌های هر کسب و کاری است و باید مهارت‌های سازمانی را برای انجام کارها به ترتیب اولویت خود انجام داد. انضباط کاری در سازمان، یک ابزار مهم برای انجام هر کاری است. کارمند منضبط هر سازمان باید بداند و تشخیص دهد که چه کاری را در چه شرایطی انجام دهد. با توجه به مواردی که باید انجام دهید، مطمئن شوید که در محدوده زمانی که در اختیار دارید، الویت با چه کاری است.
اهداف اهمیت نظم در سازمان، شکل‌دادن به رفتار کارکنان با آموزش برای دستیابی بهتر به اهداف آن است. این وظیفه مدیران است که زمینه‌های بهبود لازم را برای کارکنان گزارشگر خود توضیح دهند. این باعث ارتقای رفاه کارکنان می‌شود. در ادامه این مقاله با نظم سازمانی و مزایای انضباط اداری بیشتر آشنا خواهید شد.
تعریف نظم سازمانی
نظم در محیط کاری توسط افراد مختلف به‌طور متفاوتی درک می‌شود. برخی از مردم آن را به‌عنوان یک اقدام تنبیهی می‌بینند که وقتی درگیر یک حرکت اشتباه می‌شوند ترس را القا میکند، درحالی که افراد دیگر اهمیت نظم در سازمان را مهم دانسته و آن را جزو قوانین و مقررات تلقی می‌کنند. مفهوم انضباط کاری در سازمان به معنای سخت‌گیری، مسیر، روش، آموزش، تسلیم، خودتنظیمی، عمل به قوانین، نظم جامعه، تربیت و شاخه‌ای از علم است. انضباط کاری، اقداماتی است که از انحرافات قوانین، مقررات، خط مشی‌ها و هنجارهای سازمانی و مجازات‌های کارکنان در صورت اقدام خلاف دستور سازمان جلوگیری به عمل می‌آورد و آن‌ها را اصلاح میکند.
نظم کاری، مفهومی است که با توجه به موضوع، کارمند و موقعیت متفاوت است. از نظر تعریف رشته، معمولا سه تعریف دارد. اولین مورد، مکانیسم کنترل خود درمانی، اصلاح‌کننده و تنظیم‌کننده است که به‌عنوان خود انضباطی شناخته می‌شود. دوم مکانیسم انگیزش و انگیزه برای کنترل فرد در گروه است که به نظم تیمی معروف است. سوم، نوعی مجازات است که در نتیجه عمل ناپسند قانونی و تربیتی اعمال می‌شود. شکل‌گیری رفتار انضباطی شامل فرآیندی پیچیده و زمان‌بر است. ازاین‌رو، ضروری است که برای توسعه کارمندان به‌صورت مستمر و جامع، تلاش شود.
موانع رعایت نظم در سازمان
اهمیت نظم در سازمان مشخص است تا کارکنان سازمان بتوانند به‌طور واضح برای دستیابی به اهداف سازمان با یک‌دیگر همکاری کنند. نقطه مقابل نظم و انضباط، هرج و مرج و بی‌نظمی است. جایی که کارمندان بدون نگرانی برای سایر کارمندان آنچه را که می‌خواهند، انجام می‌دهند. برای دستیابی به موفقیت، سازمان به همکاری گروهی وابسته است و بدون نظم و انضباط نمی‌توان به همکاری دست یافت. نظم اداری، ساختار و نظم درون یک فرد یا درون یک گروه است که امکان همکاری و حمایت واقعی از ماموریت و اعضای تیم یا سازمان را فراهم میکند. نظم در محیط کار، بهره‌وری و کارایی را تضمین میکند.
راه‌های پیاده‌سازی نظم در سازمان
اهمیت نظم در سازمان به این علت است که در هر شرایطی، غریزه اطاعت را در کارکنان ایجاد میکند و نتیجه مقررات و قوانین است. نظم کاری، یک رفتار آموخته شده به شمار می‌رود و بر پایه احترام و وفاداری به‌درستی تشکیل شده و اساسا با آموزش توسعه می‌یابد. اهمیت نظم و انضباط در یک سازمان را می‌توان تحت عناوین زیر مورد بحث قرار داد:
این بخشی از مسئولیت تیم‌های منابع انسانی است که به مسائل انضباطی مشغول هستند. برای ایجاد انضباط کاری در سازمان خود به دستورالعمل‌های زیر، مراجعه کرده و آن را اعمال کنید.
- اخطار شفاهی:
زمانی‌که مشکلی پیش می‌آید، باید گفتگوی جدی بین مدیر و کارمند صورت گیرد. این مکالمه می‌تواند تا یک ساعت طول بکشد تا اطمینان حاصل شود که کارمند شدت وضعیت را درک میکند. رفتار یا عملکرد مورد انتظار را مجددا تکرار کنید و توضیح دهید که چگونه رفتار یا عملکرد فعلی کارمند با آن انتظارات مطابقت ندارد. حقایق را به روشی ساده بیان کنید تا کارمند احساس نکند که مورد تعصب قرار گرفته است و به او فرصت دهید تا مسائل را از دیدگاه خود توضیح دهد.
[irp posts=”10056″ name=”بهترین روشهای ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟”]
- اخطار کتبی:
اگر مشکل ادامه داشت، مکالمه دوم را انجام دهید و تعامل را به‌طور کامل مستند کنید. باید به کارمند دلایلی ارائه شود که چرا رفتار آن‌ها مشکل‌ساز است و چگونه و چرا انتظار می‌رود رفتارشان را تغییر دهند. از صحبت‌های خود با مدیران دیگر و منابع انسانی، فهرستی از مشکلاتی که در زمینه نظم و انضباط با آن ممکن است مواجه شوید را بنویسید. این ممکن است به کد رفتاری کارمند شما تبدیل شود. به‌عنوان مثال، اطلاع دهید که ارسال پیامک و ایمیل بعد از ساعت کاری ممکن است.
- امضا بگیرید:
در صورت امکان یا در صورت نیاز از کارمند بخواهید که نامه را امضا کند تا شواهدی وجود داشته باشد که نشان دهد آن‌ها در این فرآیند مشارکت داشته‌اند.
[irp posts=”7692″ name=”راهکارهایی برای تقویت مشارکت کارمندان”]
- با همه کارمندان باید یک ارتباط باز داشته باشید و به نیازها و نگرانی‌های آن‌ها گوش دهید.
- با کارمندان خود با عزت و توجه، رفتار و با تلاش، مسائل و مشکلات آن‌ها را حل کنید.
- حفظ محیط کاری دلپذیر با رعایت صحیح قوانین سازمانی، باعث ایجاد نظم و انضباط افراد و ایجاد نیروی کار شاد، همسو و مولد می‌شود.
- هیچ کارمندی نباید از نظم و انضباط غافلگیر شود. آن‌ها باید بدانند که قوانین شرکت چیست و اگر قوانین را زیر پا بگذارند، چه اتفاقی خواهد افتاد. به کارمندان اجازه دهید بدانند که اگر در دفتر کار حرفه‌ای نباشد، چه اتفاقی می‌افتد. این می‌تواند شامل هشدارهای شفاهی و سپس کتبی باشد. در مورد این که چه چیزی باعث فسخ کار می‌شود، دقیق باشید. همچنین به کارمندان خود این فرصت را بدهید که به‌صورت خصوصی به سوی شما بیایند تا در مورد چگونگی ایجاد مشکل گفتگو کنند.
- انضباط کاری، رفتار سازمانی مناسب را ترویج میکند، یک محیط منضبط در سازمان به مدیران و کارکنان کمک میکند تا بهترین رفتار خود را که مطابق با تصویر سازمان است، ارائه دهند. مدیران باید به‌شدت به قوانین سازمان پایبند باشند تا به‌طور مؤثر کسانی را که به آن‌ها نگاه می‌کنند، به‌عنوان الگو انتخاب کنند. کارمندانی که تازه با این نوع مدیریت روبه‌رو می‌شوند، از انتظارات و مجازات‌های ارتکاب تخلف می‌دانند. این دانش باعث ترویج اقدامات و رفتار مناسب می‌شود.
- با اهمیت نظم در سازمان می‌توانید ایمنی را در محل کار تضمین کنید، ایمنی در سازمان از اهمیت حیاتی برخوردار است. مدیران نمی‌خواهند کارکنان دچار حوادث قابل پیشگیری شوند. نظم و انضباط سازمانی به کارکنان کمک میکند تا تمام مقررات ایمنی شغلی را رعایت کنند و کارکنان را به‌طور مناسب در رویه‌های ایمنی آموزش می‌دهد. محیطی منظم را فراهم میکند که برای یک محل کار ایمن، بسیار ضروری است.
مزایای نظم کاری در سازمان
- ایجاد آگاهی، انضباط کاری در سازمان، باعث آگاهی برای انجام کار به‌طور مؤثر و با شادی می‌شود.
- مشکلات سازمانی را برطرف میکند. بسیاری از مشکلات نظم و انضباط ناشی از شکست مدیریت در اطلاع‌رسانی به کارکنان از آن‌هاست.
- نظم و انضباط به کارکنان کمک میکند تا الزامات شغل خود را بیاموزند.
- همچنین احترام نسبت به سرپرست را افزایش می‌دهد.
- انضباط اداری، باعث ایجاد یک رابطه شغلی خوب می‌شود.
- همچنین باعث ایجاد کار تیمی و همکاری خوب می‌شود.
- کارکنان منضبط به معنای وقت‌شناسی پی می‌برند.
- آن‌ها هدف و خط مشی شرکت را به روشی بهتر درک می‌کنند.
- رفتار منضبط نیروهای کار پیش شرط عملکرد کارآمد و مؤثر برای هر شرکتی است.
- فقط کارمندان منضبط می‌توانند با چالش‌های مختلف محیطی روبرو شوند و با بهترین تلاش خود به اهداف سازمانی کمک کنند.
- محیط صلح‌آمیز و آرامش، زمانی حاصل می‌شود که کارکنان محل کاری داشته باشند که به ارزش‌ها متعهد باشد. محیط سازمانی که دستورالعمل‌های خاصی برای رفتار صادر نمی‌کند، غالبا نامنظم و نامطمئن است. رهبری مؤثر کارکنان تحت این شرایط برای مدیران بسیار دشوار است. نظم و انضباط در سازمان محیط سازمانی دلپذیر را ایجاد میکند.
پیامدهای رعایت‌نکردن نظم در سازمان
رفتار غیر انضباطی کارمندان می‌تواند آراستگی کل محل کار را مختل کند. می‌تواند به سازمان لطمه وارد کند و بر سودآوری و رشد آن تأثیر منفی بگذارد. باید گفت عوامل زیادی مانع از ایجاد نظم در سازمان می‌شود. یکی از مهم‌ترین پیامدهای رعایت‌نکردن نظم در یک سازمان این است که کارمندان از دستورها و مقررات سازمان سرپیچی کنند و با کارهایی مانند ترک بدون اجازه محل کار و ساعات ورود و خروج نامنظم، اهمیت نظم در سازمان را نادیده بگیرند. البته راه‌هایی مثل استفاده از دستگاه کنترل تردد بخشی از این مشکلات را حل میکند.
[irp posts=”7732″ ]
نتیجه نهایی
نظم و انضباط سازمانی خوب به این معناست که کارکنان مایل به رعایت قوانین و دستورات اجرایی سازمان باشند و به شیوه مطلوب رفتار کنند. با اهمیت نظم در سازمان هرج و مرج، بی‌نظمی و سردرگمی در رفتار کارکنان در سازمان کاهش می‌یابد. انضباط سازمانی متضمن اطاعت، نظم و انضباط و حفظ تبعیت مناسب در بین کارکنان است و رفتار کارکنان، اساس نظم و انضباط در یک سازمان به شمار می‌رود. هر سازمانی مایل است رفتار کارکنانش مطابق با سیستم مورد نیازی باشد که برای دستیابی به هدف و مقاصد سازمانی تجویز کرده است.
در سازمان‌های امروزی، یک مدل انضباط مثبت مورد نیاز است. آنچه در نظم و انضباط سازمان مهم است، این است که کارکنان به میل خود از قوانین و مقررات پیروی کنند. اعمال انضباط سازمانی با ترس، خلاقیت کارمند را از بین می‌برد و باعث می‌شود که احساسات سرکوب شده کارکنان در آینده به کینه، نفرت و خصومت تبدیل شود. این نظم و انضباط سازمانی است که کارکنان را کنترل و هدایت میکند و مطابق با شرایط مثبت و سازمانی توسعه می‌دهد.
