تفکر سیستمی به عنوان یک رویکرد قدرتمند برای حل مسائل به شمار میآید و دارای ابزارها و روشهای گوناگونی است. تفکر سیستمی که به طور کلی به عنوان راهکاری برای تشخیص مسائل همهجانبه و پیچیده در عملیات تجاری و روند کار فنی مورد استفاده قرار میگیرد، روی “سیستم” به عنوان یک کل متمرکز است. بهکارگیری درسها و نکات تفکر سیستمی در زندگی شخصی و حرفهای، کمک بزرگی به حل چالشهای فراگیر و مکرر خواهد کرد. در این مقاله، تفکر سیستمی به زبان ساده را تعریف خواهیم کرد و به بررسی مهمترین معیارهای تفکر سیستمی در مدیریت و سازمان خواهیم پرداخت.
- تفکر سیستمی چیست؟
- معیارها و عناصر کلیدی تفکر سیستمی چیست؟
- مزایای استفاده از تفکر سیستمی در مدیریت سازمان چیست؟
- نحوه استفاده از تفکر سیستمی
تفکر سیستمی چیست؟
تفکر سیستمی را میتوان یک شیوه تحلیلی همهجانبه، برای درک نحوه تعامل مولفهها و اجزای مختلف یک ساختار یا سیستم تعریف کرد. به عبارتی، تفکر سیستمی که اغلب برای اهداف تحقیق و توسعه در مطالعات و زمینههای مختلفی به کار گرفته میشود، یک نگرش منسجم و کلینگر است که به بسترسازی اطلاعات کمک میکند. برخلاف دیگر روشهای متداول و مرسوم آنالیز که به طور معمول عناصر گوناگون یک سیستم را برای کشف راهکارها جدا میکنند، تفکر سیستمی به مطالعه تمام عناصر و تأثیری که بر یکدیگر میگذارند، میپردازد.
سازمانها و کسبوکارهای بزرگ اغلب با استفاده از روشها و ابزارهای تفکر سیستمی میتوانند راهکارهای کارآمدی برای حل چالشهای بلندمدت و پیچیده پیدا کنند. در واقع تفکر سیستمی در سازمانها و تجارت برای حل مشکلاتی قابل استفاده و مفید است که با وجود تلاشهای زیاد برای تشخیص الگوهای علت و معلولی، همچنان نمیتوان آنها را حل کرد. طبق این نگرش چندرشتهای و چندمنظوره، تمام سیستمها را میتوان به عنوان بخشهای متکی و وابسته به یکدیگری در نظر گرفت که تحت تأثیر زمان، محیط، مکان و مولفههای دیگر هستند. هدف از بهکارگیری رویکرد تفکر سیستمی، تشخیص همافزایی بین این بخشها و تعیین عملکرد درست این مولفههاست.
معیارها و عناصر کلیدی تفکر سیستمی چیست؟
تفکر سیستمی به طور معمول دارای شش مولفه کلیدی است:
1- ارتباطات متقابل: تفکر سیستمی نشان میدهد که زیرسیستمها و بخشهای مختلف یک سیستم بزرگ، همیشه به شکل خطی با یکدیگر متصل نیستند. با این وجود، یک شبکه تعاملاتی وجود دارد که بر رفتار آنها تأثیرگذار است. به این ترتیب، رویکرد تفکر سیستمی به جای در نظر گرفتن وجوه بزرگتر یا مهمتر یک سیستم، بر تمام اجزا به طور یکسان تمرکز دارد.
2. تلفیق: ترکیب و همکاری دو یا چند بخش از یک سیستم با یکدیگر، باعث ایجاد یک نتیجه جدید خواهد شد. درک فرآیند تلفیق و آنالیز ماهیت پیچیده و پویا آن، امر بسیار مهمی برای تفکر سیستمی به شمار میآید.
3- خروجی: با توجه به این که نتیجه حاصل از فرآیند تلفیق بر کل سیستم اثر میگذارد، دارای اهمیت بسیار زیادی است.
4– حلقههای بازخورد: حلقههای بازخورد میتوانند در بررسی و یادگیری جریان اطلاعات بین بخشهای گوناگون یک سیستم کمک کنند. به طور کلی، دو نوع حلقه بازخورد اصلی و رایج با عنوان “تقویت کننده” و “متعادل کننده” وجود دارد.
5– علیت: این مولفه تفکر سیستمی، به درک نحوه تأثیرگذاری یک بخش سیستم بر بخش دیگر، اشاره دارد.
6– نقشهبرداری: متفکران سیستمی با استفاده از نقشهبرداری سیستمی، فرآیندهای پیچیده را به تصاویر سادهتر و قابل درکتر تبدیل میکنند.
مزایای استفاده از تفکر سیستمی در مدیریت سازمان
در بخشهای قبلی با مفهوم تفکر سیستمی به زبان ساده آشنا شدیم. تا اینجا متوجه شدیم که با کمک تفکر سیستمی میتوانیم کلیتهای پیچیده را شناسایی و حل کنیم. مدیران اغلب با چالشهای متعددی دستوپنجه نرم میکنند و بیشتر اوقات، بسیاری از این چالشها با یکدیگر مرتبط هستند. زمانیکه مدیر یک سازمان شروع به ایجاد راه حلهای بخشبهبخش میکند، به احتمال زیاد با مشکلات زیادی مواجه خواهد شد.
در وهله اول، راه حلهای آنها ممکن است نادرست و معکوس باشد. به عبارت دیگر، حل مشکل اول میتواند باعث بدتر شدن مشکل دوم شود. از طرف دیگر، این روش اغلب نیاز به صرف زمان و تلاش زیادی خواهد داشت. استفاده از تفکر سیستمی در مدیریت میتواند هر دوی این مسائل را حل کند. برای درک بهتر این مبحث، در ادامه به مهمترین مزایای بهکارگیری تفکر سیستمی در مدیریت سازمان میپردازیم.
- دریافت یک نقشه راه
استفاده از تفکر سیستمی در سازمان این فرصت را در اختیار مدیران میگذارد که کلیت مشکل و راه حلهای آن را ببینند. مدیران از طریق تفکر سیستمی میتوانند بهترین تصمیمات را به سرعت اتخاذ کنند. در واقع، متخصصان اذعان دارند که بخش قابل توجهی از رسیدن به یک بینش تجاری مفید، ناشی از تجزیه و تحلیل است. در این نوع سیستم، مشکلات مهم به بخشهای قابل کنترل تقسیم میشوند تا بتوانیم اقدامات لازم را بر روی آنها اعمال کنیم.
از طرف دیگر، زمانی که از تفکر سیستمی در مدیریت سازمان خود استفاده میکنید، به راحتی قادر خواهید بود چالشهای پیچیده را پشت سر بگذارید. به جای این که همواره در سردرگمی و آشفتگی به سر ببرید، با استفاده از تفکر سیستمی میتوانید یک نقشه واضح و راهنمای رو به جلو داشته باشید. علاوه بر این، این طرز فکر به شما امکان را میدهد تا فرصتهای بالقوهای را ببینید که به طور مستقیم قابل شناسایی نیستند.
- صرفهجویی در زمان و انرژی
تفکر سیستمی کمک بزرگی به مدیریت موثرتر زمان و منابع میکند. به عبارت ساده، شناسایی و درک کلیت مشکلات این امکان را در اختیار مدیران میگذارد تا دریابند که همه قطعات، چگونه با یکدیگر مطابق و متناسب میشوند. علاوه بر این، زمانی که از یک رویکرد سیستمی استفاده میکنید، میتوانید راه حلهایی ایجاد کنید که جنبههای دیگر مشکل را نیز در نظر میگیرد.
این موضوع یک مزیت بزرگ به شمار میآید، زیرا از انجام کارهای غیرضروری و در نهایت اتلاف وقت جلوگیری میکند. بهکارگیری رویکرد تفکر سیستمی در سازمان به مدیران اجازه میدهد که راهحلهای قدرتمند و موثری را برای حل مشکلات متعدد تجسم کنند. بر همین اساس، مدیران و رهبران یک نقشه راه برای تصمیمگیری هوشمندانهتر و حل مسائل در اختیار خواهند داشت.
- به حداقل رساندن تأثیرات ثانویه
هنگامی که از رویکرد تفکر سیستمی برای حل مسئله استفاده میکنید، احتمال ایجاد تأثیرات ثانویه را به حداقل خواهید رساند. به عبارت دیگر، با درک تصویر کلان و در نظر گرفتن تمام جوانب یک موقعیت، هرگونه عواقب ناخواسته ناشی از اقدامات یا تصمیمات خود را کاهش میدهید.
به عنوان مثال، فرض کنید برای تصمیمگیری در مورد اخراج یا حفظ یکی از افراد تیمتان در تلاش هستید. هنگام استفاده از رویکرد تفکر سیستمی میتوانید قبل از تصمیمگیری، تمام پیامدهای بالقوه خوب و بد آن را در نظر بگیرید. این مزیت، احتمال بروز هرگونه پیامد منفی پس از اخراج افراد را به شدت کاهش میدهد و به شما اطمینان میدهد که همه افراد درگیر، اتفاق نظر دارند.
با تقسیم کردن مشکلات پیچیده به قطعات قابل مدیریت و کنترل این فرصت را دارید که سازمان یافته و منظم بمانید و با وجود تمام سردرگمیها و حواسپرتیها، تصمیمگیریهای بهتری داشته باشید. علاوه بر این، درک نحوه کار و تعامل تمام عناصر با یکدیگر، شما را قادر میسازد تا چالشهای بالقوه را قبل از وقوع پیشبینی کنید و برای راه حلهای ممکن، برنامهریزی نمایید.
[irp posts=”11614″ ]
- ایجاد یک چشمانداز مشترک
زمانی که همه اعضای یک تیم برای یک هدف مشترک تلاش میکنند، همه چیز قابل دسترستر خواهد شد. از طریق توسعه و اشتراکگذاری یک چشمانداز مشترک، تیمها میتوانند به طور مؤثرتری با یکدیگر کار کنند و به موفقیت جمعی دست یابند. استفاده از ابزارهای تفکر سیستمی در مدیریت سازمان، یک روش عالی برای توسعه ایدههای مشترک و نقشه راه محسوب میشود. در این شرایط، هر یک از اعضای تیم درک خواهند کرد که برای چه چیزی تلاش میکنند و متوجه میشوند که اقدامات آنها چگونه به هدف کلی کمک میکند.
یک رویکرد تفکر سیستمی به کمک شما میآید تا بتوانید مأموریت، اهداف و مقاصد شرکت خود را به وضوح درک کنید. علاوه بر این، با تعیین اهداف قابلاندازهگیری این اطمینان را خواهید یافت که تمام اعضای تیم شما، از وظایف و مسئولیتهای خود برای به موفقیت رسیدن سازمان، آگاه هستند.
- بازگویی داستان سیستم
هنگام توصیف شرکت یا محصول خود، استفاده از متدولوژی سیستم یک ضرورت است. با ایجاد مدلی از نحوه عملکرد سیستم، میتوانید اطلاعاتی را ارائه دهید که به راحتی قابل درک باشند و برای مشتریان بالقوه و سایر اعضای تیم شفافیت ایجاد کند. به این ترتیب، آنها قادر خواهند بود در مورد محصولاتی که میخواهند خریداری کنند، تصمیمات آگاهانهای بگیرند. علاوه بر این، در مورد تغییرات یا پیشرفتهای جدید در صنعت شما بهروز خواهند ماند.
با استفاده از تکنیکهای تفکر سیستمی در سراسر فرآیندهای تجاری و تلاشهای بازاریابی میتوانید داستان قانعکنندهای ایجاد کنید که تیم شما را با برنامهها و استراتژیهایش پیوند دهد. ممکن است متعجب شوید، اما رویکرد تفکر سیستمی در مدیریت سازمان یک راهکار عالی برای یکسانسازی ارتباطات تیمی است.
به طور کلی، تفکر سیستمی ابزار قدرتمندی است که مدیران میتوانند از آن، برای ایجاد دنیایی بهتر برای همه استفاده کنند. هنگامی که مدیران به عنوان متفکر سیستم با یکدیگر کار میکنند، قادرند راه حلهایی ارائه دهند که مزایای همهجانبه و فراگیری دارند.
آشنایی با نحوه استفاده از تفکر سیستمی
برای استفاده از تفکر سیستمی، روشهای متعددی وجود دارد. یکی از روشها این است که بخشهای مختلف سیستم را شناسایی نمایید و سپس، از خود سؤالاتی در مورد نحوه عملکرد هر بخش بپرسید. به عنوان مثال، اگر یک فروشنده هستید، میتوانید سوالات زیر را برای خود مطرح کنید:
- نحوه رفتار بازار هدف من چگونه است؟
- مشتریان بالقوه من، چه نوع اعتراضاتی را مطرح میکنند؟
- چگونه میتوانم با محصولات یا خدمات خود، پاسخگوی این خریداران به بهترین وجه ممکن باشم؟
[irp posts=”9775″ ]
بعد از اینکه چند اصول اولیه در مورد سیستم خود یاد گرفتید، میتوانید با رسم نمودار حلقه سببی که کل وضعیت شما را نشان میدهد، آغاز به کار نمایید. بیایید نحوه استفاده و پیادهسازی تفکر سیستمی را مرحله به مرحله بررسی کنیم:
- در نظر گرفتن عملکرد فعلی سیستم
زیرسیستمهایی که ممکن است حوزههای کسبوکار مانند حسابداری یا منابع انسانی باشند را شناسایی کنید. در این زیرسیستمها عناصر فردی از جمله افراد، فناوری و محیط فیزیکی را در نظر بگیرید. به نتایج زیرسیستمها و کل سیستمی که در حال حاضر وجود دارد، فکر کنید. نمودار سیستم خود را با دادههای تاریخی مقایسه نمایید تا دریابید که نتایج رفتار گذشته را به درستی پیشبینی میکند یا خیر.
- شناسایی مشکل
در تعریف تفکر سیستمی به زبان ساده فهمیدیم که این رویکرد برای حل مشکلات طولانی مدت و پیچیده، بهترین گزینه است. چنین مسائلی به احتمال زیاد، سیستمی هستند. بنابراین، شناسایی و پیادهسازی راه حلهای آنها نیاز به زمان زیادی دارد. شاید بهتر باشد با مشکلات کوچکتر و قابل مدیریت شروع کنید و در طول زمان، پیچیدگی ایجاد نمایید. ترسیم نموداری از نحوه عملکرد سیستم در ابتدای کار، میتواند مفید واقع شود. سپس، به کاوش در مناطقی بپردازید که نتیجه مطلوبی را ایجاد نمیکنند.
- همکاری با افراد دیگر
از طریق همکاری و کار کردن با افراد دیگر میتوانید دیدگاههای بیشتری را در نمودار سیستم، مشکلات شناسایی شده و راه حلهای ممکن، بیاورید. انتخاب شرکا از بخشهای دیگری که ممکن است دیدگاههای بسیار متفاوتی در مورد این موضوع داشته باشند، موثر و مفید است. بحث در مورد مشکل با کسانی که آشنایی بیشتری با سیستم آسیب دیده دارند، به نفعتان خواهد بود. در شرایطی که یک دیدگاه کلی از چگونگی تأثیر مشکل بر کسبوکارتان ندارید، به احتمال زیاد افرادی وجود دارند که با سیستم و مشکلات خاص آن آشنا هستند. نظرات و پیشنهادات آنها را برای بهبود وضعیت جویا شوید. ترسیم نمودار با همکاری یکدیگر، کار تیمی را ارتقا خواهد داد.
- درک مشکل
به یاد داشته باشید که مشکل و راه حل آن، به احتمال زیاد ناشی از یک شخص یا یک عنصر سیستم نیست. از تفکر سیستمی برای بررسی وضعیت با یک دیدگاه جدید استفاده کنید. به جای تشخیص فوری راه حل، باید هدفتان رسیدن به درک کاملتری از موضوع باشد. میتوانید با ایجاد نمودارهای سادهای شروع کند که شامل ضروریترین عناصر و جزئیات مشکل موجود است. الگوهایی به صورت آنلاین برای کمک به این مرحله وجود دارند.
- شناسایی مداخلات
مداخلات احتمالی از جمله ایجاد یا از بین بردن پیوند بین عناصر موجود، کاهش تأخیر بین فعالیتها، تعیین یک هدف و کند کردن یا تسریع فرآیند را شناسایی نمایید. هنگامی که به دنبال مناطقی برای ایجاد تغییر هستید، میتوانید به جای مبادله عناصر فردی مانند استخدام یک کارمند جدید یا تغییر یک نرمافزار رایانهای، روی تعاملات درون سازمانی تمرکز کنید.
- انتخاب راه حلها
درحین انتخاب مداخلاتی که میخواهید آنها را مورد آزمایش قرار دهید، به دنبال مداخلاتی باشید که در بلندمدت پایدار هستند. انتخاب راه حلهایی که هم میتوانند در کوتاه مدت و هم بلندمدت تاثیرگذار باشند، کمک بزرگی به شناسایی و تصحیح نتایج غیرمنتظره خواهند کرد.
- سادهسازی تغییرات
زمانیکه صحبت از راه حلهای پیشنهادی به میان میآید، بهتر است بدانید که تحلیل شما از سیستم، همواره در حال تغییر خواهد بود. اگر دیگران را دعوت کنید که نظر بدهند، بیشتر درگیر این روند خواهند شد. مشارکت دادن کارکنانی که تغییرات پیشنهادی به طور مستقیم بر آنها تأثیر میگذارد، مفید خواهد بود. در واقع چنانچه آنها بتوانند استدلال پشت تغییرات را درک کنند، به احتمال زیاد با تغییرات مثبت سازگار میشوند. شما میتوانید برای نظارت بر تغییرات پیشنهادی خود، افراد دیگری را انتخاب نمایید و نشان دهید که خودتان از تغییرات استقبال میکنید.
- جمعآوری بازخوردها
کانالهای سادهای برای افراد ایجاد کنید تا با ارائه بازخوردهای خود در مورد راهحلها و پیشنهادات شما، به بهینهسازی وضعیت کمک کنند. همچنین میتوانید جلساتی را برگزار نمایید تا دیگران ترغیب به اشتراک گذاری تجربیات خود، در مورد راه حلها شوند. استقبال از بازخورد در مراحل اولیه تغییر، به شما کمک میکند تا تأثیرات کلی تغییرات را تشخیص دهید.
- پیشبینی نیازهای آتی
شما میتوانید به صورت دورهای، سیستمهای خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید با آخرین توصیههای صنعت همراه هستید. علاوه بر این، دعوت از کارکنان برای ارائه پیشنهادهایی جهت اعمال بهبودهای آینده در سیستم، به شما کمک بزرگی خواهد کرد. شما میتوانید با استفاده از شبیهسازیهای کامپیوتری، نمودارهای حلقه سببی و نمودارهای رفتار در طول زمان، سیستم خود را مدلسازی کنید. این ابزارها برای شبیهسازی تأثیر تغییرات بر کل سیستم، قابل استفاده هستند.
- استمرار اعمال تحولات و تغییرات مورد نیاز
بخشی از تفکر سیستمی، در مورد بهروزرسانی مداوم مدلهای شما بر اساس دادهها، مسائل و نتایج جدید به دست آمده از سیستم است. اصلاح مدل در طول زمان باعث میشود همواره مرتبط با سازمانتان باقی بماند. تغییرات گذشته را به طور دورهای مرور کنید تا مطمئن شوید که هنوز هم تأثیر مثبتی بر کسبوکار دارند. در واقع، سیستمهایی که در گذشته کار میکردند، ممکن است با تکامل کسبوکار نیاز به تعدیل داشته باشند.
جمعبندی
در دنیای پرسرعت امروزی، تفکر سیستمی در سازمانها و کسب وکارها یک ابزار حیاتی به شمار میآید. مدیران با استفاده از تفکر سیستمی میتوانند کسب وکار خود را به خوبی اداره کنند. با درک نحوه عملکرد و تعامل سیستمها، مدیران قادرند مشکلات را به سرعت تشخیص دهند و گامهای مناسب را برای رفع آنها بردارند. تفکر سیستمی فرآیند پیچیدهای نیست، اما مدیران برای درک مفاهیم و بهکارگیری آنها در محل کار خود، باید همواره در تلاش باشند.
سوالات متداول
- ابزارهای تفکر سیستمی چیست؟
از نمودار رفتار در طول زمان (BOT)، نمودار حلقه سببی (CLD)، شبیهساز پرواز مدیریت و مدل شبیهسازی میتوان به عنوان برخی از کاربردیترین ابزارهای تفکر سیستمی نام برد.
- مفهوم کلیدی تفکر سیستمی چیست؟
مفهوم کلیدی تفکر سیستمی این است که یک سیستم از بخشهای مرتبط و وابسته به هم تشکیل میشود و درک روابط و تعاملات بین این بخشها برای حل مشکل و تصمیمگیری موثر، ضروری است.
- دلیل اهمیت تفکر سیستمی در مدیریت سازمانها چیست؟
تفکر سیستمی رهبران و مدیران را قادر میسازد تا مشکلات و فرصتها را به طور کلی و جامع ببینند، دلایل ریشهای راشناسایی کنند و استراتژیهای موثری برای بهینهسازی سیستمها و فرآیندهای پیچیده ایجاد نمایند.
