یکی از مهم‌ترین مواردی که به رشد و توسعه بهتر یک سازمان کمک می‌کند این است که سازمان از بخش‌های مختلف اما به هم‌پیوسته و هماهنگ تشکل شده باشد. در مقابل وقتی که واحدهای سازمانی به خوبی با هم تعامل نداشته باشند در آخر این مسئله می‌تواند مانع از رشد و توسعه سازمان در یک بازه زمانی کوتاه شود. تعاملات درون سازمانی باعث تقویت ارتباطات بین کارکنان می‌شود و همینطور نقش مهمی در بهبود عملکرد آن‌ها دارد.
به همین خاطر است که ایجاد یک محیط کاری که بتواند روابط سالم را ترویج و تشویق کند، برای موفقیت یک کسب‌وکار حیاتی است. روش‌های مختلفی برای بالابردن تعاملات درون سازمانی دارد که هر کدام مزایای خاص خودشان را برای سازمان دارند. در این مقاله قصد داریم در خصوص تعامل درون سازمانی و مزایای آن و راهکارهایی که به افزایش تعاملات درون سازمانی می‌انجامد بپردازیم.
تعاملات درون سازمانی چیست؟
تعامل به هر نوع ارتباط 2 طرفه گفته می‌شود که می‌تواند دارای هدف مشخص باشد یا این که تصادفی باشد. زمانی که از تعامل درون سازمانی صحبت می‌کنیم منظور ما تعاملات کارکنان سازمان است. پس تعامل سازمانی به معنی ارتباط و همکاری بین چند نفر به منظور رسیدن به هدف سازمانی مشخصی مانند تکمیل کردن یک پروژه یا توسعه ایده‌ها و فرایندهای انجام کارها است. کسانی که در محیط کاری با هم تعامل خوبی دارند باید به‌طور واضح ارتباط برقرار کنند و اطلاعات خود را با هم در میان بگذارند.
این تعاملات کارکنان سازمان زمانی ایجاد می‌شود که کارکنان برای رسیدن به اهداف مشترکی که از طرف شرکت برای آن‌ها تعیین شده است، با هم همکاری داشته‌باشند. هر چقدر که میزان و کیفیت این تعاملات بیشتر شود، مزایی آن هم برای سازمان و کارکنان مشخص‌تر و آشکارتر می‌شود. تعامل کارکنان سازمان باعث می‌شود که آن‌ها برای رسیدن به یک موفقیت در کنار هم کار کنند و در نهایت باعث موفقیت شرکت شوند.
[irp posts=”10320″ ]
مهارت کار گروهی تنها یکی از مهارت‌های مورد نیاز برای تعامل بیشتر بوده و برای انجام وظایف گروهی لازم است. این مهارت همچنین از چندین مهارت نرم تشکیل می‌شود که می‌تواند در طول زمان و با تجربه توسعه یابد. بهبود کار تیمی، خود یکی از نمونه‌های تعاملات سازمانی است. تعامل بخشی از کار تیمی است که در نهایت به ایجاد یک تیم موفق منجر می‌شود تا موثرترین عملکرد را داشته باشد. اگر اعضا تیم نتوانند در خصوص کاری که قرار است انجام دهند، هم‌نظر باشند، نمی‌توانند جزئیات نقش هر کدام از اعضا یا روش دستیابی به اهداف را معین کنند.
مزایای تعاملات درون سازمانی چیست؟
تعامل درون سازمانی کارکردها و فواید زیادی دارد که می‌توان از بین آن‌ها به تبادل اطلاعات نظرات بین کارکنان، رقابت، مشارکت در بین اعضا و حتی رفع اختلافات اشاره کرد. همه این تعاملات درون سازمانی مهم هستند. به عنوان نمونه از طریق تبادل اطلاعات است که کارکنان به راهکارهای جدیدی دست پیدا می‌کنند و از طریق همکاری است که وظایف را به درستی و خوبی انجام می‌دهند. پس کسب‌وکارها باید از بالا بردن تعامل بین کارکنان خود استقبال کنند. تعامل در سازمان باعث تقویت ساختار و فرهنگ سازمانی می‌شود. در ادامه برخی از دلایلی که می‌توان در خصوص اهمیت تعامل سازمانی عنوان کرد را بیان می‌کنیم.
- بیشتر شدن مشارکت و وفاداری بین کارکنان: مشارکت کارکنان در اهداف سازمان و وفاداری آن‌ها برای یک کسب‌وکار مهم و لازم است. زمانی که مدیران به نقطه نظرات کارکنان خودشان گوش می‌دهند کارکنان هم احساس تملک بیشتری به مجموعه داشته و انگیزه بیشتری هم دارند که تلاش‌شان را در جهت بهبود اوضاع انجام دهند. این حس تعلق به آن‌ها اجازه می‌دهد که خود را در اهداف شرکت سهیم بدانند و برای رسیدن به آن‌ها کوشش بیشتری داشته باشند و باعث تقویت مشارکت کارمندان سازمان می‌شود. به‌علاوه آن‌ها در یافتن اشتباهات و اطلاع‌دادن آن‌ها به مدیران هم عملکرد خوبی دارند و به سادگی ایده‌های نوآورانه خود را برای بهبود شرکت شیر می‌کنند.
- بهبود روحیه کارکنان، بهبود کیفیت زندگی کارکنان: همانطور که گفتیم تعاملات سازمانی مثبت می‌تواند در نهایت برای شادی و روحیه بیشتر کارکنان مفید باشد. شکی نیست که زمانی که کسی خوشحال باشد سلامت روحی و جسمی او هم بیشتر می‌شود. سازمان‌ها برای ارزیابی عملکرد کارکنان لازم دارند که به سلامتی و کیفیت مناسب زندگی آن‌ها هم توجه داشته باشند. مطالعات نشان می‌دهند که کسانی که شاد هستند کمتر در خطر ابتلا به بیماری‌هایی مانند افسردگی هستند. کارکنانی که سلامت بیشتری دارند عملکرد بهتری هم دارند.
- به اشتراک گذاشتن تجربیات بین کارکنان: تعاملات درون سازمانی ترتیبی می‌دهد که کارکنان باتجربه دانش و تجربیات خود را برای کارکنان جدیدتر بگویند و این نگرش و فرهنگ درون سازمان جا بیفتد. بدون شک با این ترفند بازخورد بهتری از کار درون سازمان تجربه می‌کنند. این ضرورت به خصوص در سازمان‌هایی که گروه‌های کاری آن‌ها شامل کارکنان جدید و قدیمی باشد بیشتر احساس می‌شود. در این مواقع کارکنان باتجربه‌تر به پیشرفت و ترقی کارکنان دیگر کمک می‌کنند و همین روند در زمینه پیشرفت و ترقی شرکت هم مفید است.
- نوآوری و خلاقیت بیشتر: یکی از مهم‌ترین نتایج تعامل در محیط کار تاثیر مثبتی است که روی خروجی نوآوری یک سازمان ایجاد می‌کند. تعامل در بین کارکنان سازمان ابزار عالی برای تفکر خلاقانه و به وجود آمدن ایده‌های جدید است. تعاملات درون‌سازمانی نیاز به خلاقیت دارد چرا که به کارکنان اجازه می‌دهد که بتواند با سازمان‌های جهانی رقابت کند. سطوح بالاتر نوآوری باعث ایجاد بهره‌وری بیشتر و رشد کسب‌وکار می‌شود. در نتیجه توسعه تعامل در محیط کار برای هر کسب‌وکاری که به بالابردن بازدهی کارکنان خود نیاز دارد لازم است.
- حفظ کارکنان: زمانی‌که تعاملات کارکنان سازمان برقرار باشد، نقاط قوت هر کدام از کارکنان کشف شده و کسانی که دوست دارند کاری را انجام دهند که در آن مهارت بیشتری هم داشته باشند می‌توانند درخواستشان را بیان کنند. رسیدن به تعاملات درون سازمانی باعث می‌شود که دستیابی به هدف نهایی آسان‌تر باشد. تعاملات درون‌سازمانی ترتیبی می‌دهد که کارکنان در پشت این اهداف ارزشمند تلاش کنند و با هم مشارکت داشته‌باشند. کارکنانی که تعامل بالایی با دیگر کارکنان دارند به احتمال زیاد برای مدت طولانی‌تری در محیط کاری خودشان باقی می‌مانند. آن‌ها در کار خود شادتر بوده و در اولین برخورد با مشتریان این روحیه بالا را نشان می‌دهند.
- استفاده بهتر از منابع: هیچ سازمانی وجود ندارد که در ابتدای راه بتواند تمام کارها را به خوبی و بدون ایراد انجام دهد. کارکنان سازمان در تعامل و همکاری با هم می‌توانند نقاط قوت همدیگر را تکمیل کرده و نقاط ضعف‌شان را بپوشانند. همکاری کارکنان قالب یک تیم برای تکمیل پروژه، کمپین، یا فعالت پیچیده باعث بالارفتن کارایی یک سازمان می‌شود.
- تقویت مهارت‌های کارکنان: هر یک از افراد یک تیم، تحصیلات و تجربیات و سابقه کاری خودشان را دارند که هر کدام از آن‌ها برای سازمان یک مرجع ارزشمند به حساب می‌اید. هر کسی هم شخصیت و طرز فکر خودش را دارد. بعضی از افراد دوست دارند که با دیگران معاشرت و گفت‌وگو داشته‌باشند و بعضی دیگر قبل از این‌که نظرات نهایی را اعلام کنند زمان بیشتری روی آن‌ها فکر می‌کنند. زمانی که تعاملات سازمانی کارکنان بیشتر باشد و کارها را به صورت تیمی انجام دهند هر کدام از کارکنان این پتانسیل را دارد که دانش و مهارت‌های خودشان را به فرد دیگر هم آموزش دهد. به همین دلیل مهم است که تیم در بین اعضا خودش اعتماد به وجود بیاورد.
راه‌های افزایش تعامل درون سازمانی
برای این‌که بتوانید تعاملات درون سازمانی را بالا ببرید، راهکارها و ترفندهای مختلفی وجود دارند. در ادامه به چند مورد از این راهکارها اشاره می‌کنیم.
- ایجاد ارتباط بین کارکنان شما با کارکنان سازمان‌های دیگر: با توجه به رشد شیوه دورکاری و این که بخش زیادی از شرکت‌ها دفاتر متعددی دارند، این امر مانع جدیدی برای سازمان‌هایی که در پی ایجاد تعاملات درون سازمانی هستند، به وجود می‌آورد. برای تعاملات درون سازمانی با این دست کارکنان فقط چت‌کردن کافی نیست. بهتر است از تماس تصویری یا گاهی ملاقات حضوری هم استفاده کنید. استفاده منظم از نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس به ارتقا تعاملات سازمانی سالم و ارتباط مؤثر با کارکنان دورکار کمک می‌کند. این نوع ارتباط احتمال ایجاد سوتفاهم‌ها و اشتباهات در بین سیستم را هم به حداقل می‌رساند.
- به وجود آوردن ارتبط بین واحدهای مختلف یک سازمان: در خیلی از مواقع ساختار سازمانی یا حتی چیدمان محیط باعث می‌شوند که کارکنان بخش‌های مختلف سازمان ارتباط کمتری با هم داشته باشند و ارتباط گرفتن آن‌ها در محیط کاری سخت‌تر باشد. یکی از راهکارهایی که برای تعامل سازمانی، تشویق مشارکت بین تیم‌ها و واحدهای مختلف سازمان است. مدیران می‌توانند فرصت‌هایی مانند فعالیت داوطلبانه را برای ایجاد ارتباط متقابل با انتخاب وقت گذاشتن برای معرفی همکاران از بخش‌های متعدد ایجاد کند. با به وجود آوردن ارتباط بین کارکنانی که معمولا ارتباطی با هم ندارند باعث افزایش انگیزه کارکنان در سازمان می‌شود و آن‌ها را از نقطه امن خود بیرون می‌کشد تا در تعامل با دیگر کارکنان باشند.
- تشویق کارکنان به تیم‌سازی: فعالیت تیم‌سازی کاری است که شور و اشتیاق بیشتری بین کارکنان یک مجموعه ایجاد می‌کند و باعث بالابردن تعاملات درون سازمانی در محیط کار می‌شود. تمرینات تیم‌سازی اگر به صورت اصولی انجام شوند یک روش عالی برای تقویت حس همبسگی و اتحاد در بین کارکنان است. فعالیت‌های تیم‌سازی همزمان با تقویت تعاملات سازمانی به کارکنان کمک می‌کند تا راحت‌تر و بهتر ارتباط برقرار کرده و لذت بیشتری از این کار ببرند. همچنین راه خوبی برای بالابردن تعاملات در موقع دورکاری است.
- به اشتراک گذاشتن بازخوردها
بازخورد دادن و بازخورد گرفتن نقش مهمی در بالابردن تعاملات درون سازمانی دارد. چه از طرف مدیریت اتفاق بیفتد یا از طرف کارکنان. مدیران وظیفه دارند تا بازخوردهای خود را به گوش کارکنان دیگر برسانند و بازخوردهای آن‌ها را هم بشنوند و حتی فضایی ایجاد کنند که همه کارکنان خودشان با اشتیاق این باورها را بیان کنند. برای ارائه بازخورد به کارکنان می‌توانید یک ایمیل سریع برای آن‌ها بفرستید یا بازخورد خود را در لحظه ارائه دهید.
راه دیگری که برای بالابردن تعاملات درون سازمانی وجود دارد این است که همواره از کارکنان بخواهید که نظرشان را بیان کنند. برای این کار می‌توانید از آن‌ها نظرسنجی کنید یا بخواهید که در یک طرح خاص شرکت کند این روند باعث می‌شود که آن‌ها احساس کنند که نظرشان مهم است و برای تعاملات درون سازمانی مؤثر هستند. از طرفی مدیران هم در بین این بازخوردها می‌توانند ایده‌های خوبی برای پیشرفت سازمان پیدا کنند و از وضعیتی که در بیرون اتاق مدیریت در جریان است هم باخبر باشند.
- جلسات گروهی منظم
تعاملات درون سازمانی زمانی بین کارکنان و سازمان بالا می‌رود که آن‌ها فرصتی برای دیدار منظم با مدیران و ابراز نظر داشته باشند. برگزاری جلسات منظم بین کارکنان و مدیران می‌تواند فرصت خوبی برای بهبود این وضعیت ایجاد کند. جلسات منظم می‌تواند به محیطی تبدیل شود که در آن همه کارکنان سازمان می‌توانند آزادانه معاشرت و تعامل داشته باشند. جلسات هفتگی با همکاران فرصت خوبی برای شناخت از یکدیگر است. لذت این نوع روابط می‌تواند خلاقیت، تعامل و همکاری کارکنان را بالا ببرد.
[irp posts=”9214″ ]
- تشویق همکاری‌ها و تلاش‌های تیمی
پاداش‌دادن به افراد برای همکاری‌های تیمی در تشویق تعاملات آینده آن‌ها مهم و مؤثر است. چرا که سبب می‌شود کارکنان به مزایای کار با هم پی ببرند. هر چند تعاملات همیشگی فایده‌ای ندارد. با این وجود مهم است که نگاه‌کردن به این تعاملات مثبت باقی بماند و پرورش پیدا کند. از طرف دیگر ارائه انتقاد سازنده برای بهبود تعاملات درون سازمانی ضروری است. اما باید مطمئن شوید که از تلاش کارکنان برای این امر قدردانی بکنید. این کار می‌تواند وقت‌گیر باشد پس باید بستری برای تشویق افراد توسط هم‌تیمی‌های خود ایجاد کنید.
