قوانین حضور و غیاب کارمندان در سازمانی استفاده می‌شود که غیبت و تاخیر مکرر کارمند باعث ایجاد اختلال در کسب و کار شود. سیاست حضور و غیاب به منظور رسیدگی به مسائل کارکنان برای یک شرکت بزرگ امری مسلم است. در برخی شرکت‌ها غیبت و تاخیر به عنوان دو مورد متفاوت در نظر گرفته می‌شود. کار مؤثر در هر سازمانی به وقت‌شناسی، صداقت و کار منظم کارکنان و تا حدی به حضور کارکنان بستگی خواهد داشت و برای اطمینان خاطر از کار منظم، لازم است قوانین و مقرراتی وضع شود که برای حفظ نظم در سازمان رعایت شود.
این قوانین و مقررات را می‌توان تحت سیاست حضور و غیاب تنظیم کرد و نشان داد حضور هر یک از کارکنان در سازمان ارزشمند بوده و اعضا در جای منحصربه‌فردی هستند. این امر سبب می‌شود کارکنان تشویق شوند با نظم و وقت‌شناسی بهتری وظایف خود را انجام دهند. در نتیجه از شرکت‌ها انتظار می‌رود که خط‌مشی و رویه حضور کارکنان را وضع کنند.
ضرورت قوانین حضور و غیاب کارمندان
غیبت‌کردن یک کارمند می‌تواند مجاز یا غیرمجاز باشد. غیبت مجاز از سازمان به دلایل واقعی صورت می‌گیرد، برای مثال بیماری و اتفاق غیرمنتظره کارمند باعث عدم حضور او در محل کار می‌شود. غیبت غیرمجاز ممکن است به عنوان غیبت غیرمنطقی و غیرقابل قبول تعریف شود. برای مثال، قرار ملاقات‌های غیرپزشکی و… امری غیرمنطقی تلقی می‌شود. هدف اصلی وضع قوانین حضور و غیاب پرسنل در محل کار، فراهم‌کردن محیط کاری حمایتی و فراگیر است که همه کارکنان را تشویق می‌کند تا سلامت و رفاه خود را مدیریت کنند. این قوانین کمک می‌کند میزان منظم زمان کار، مرخصی و تعداد کل ساعات کار مشخص شود تا یک مدیر را در مورد میزان ساعت کارمند خود آگاه سازد.
مدیریت یک روش حضور و غیاب نه تنها از نقطه نظر جمع‌آوری داده‌ها مهم است، بلکه به سازمان کمک می‌کند شیوه‌های دادن مرخصی به کارکنان، نیازهای آنان و غیره را بهتر دنبال کند. آیین‌نامه تردد پرسنل در محل کار، بهره‌وری هر کارمند را در نظر می‌گیرد و زمان ورود و خروج یک کارمند را محاسبه می‌کند. این روش بهره‌وری هر کارمند را مشخص کرده و هنگام بررسی داده‌های حضور و غیاب، کارمندی که کمترین بهره‌وری را داشته، مشخص می‌شود.
نکات مثبت حضور و غیاب کارمندان
1_ قوانین حضور و غیاب کارکنان دولت باعث می‌شود، کارمندان منظم‌تر و وقت‌شناس‌تر عمل کنند که باعث افزایش بهره‌وری شرکت خواهد شد.
2_ کارکنانی که این قوانین را رعایت کرده‌اند، برای شرکت قابل اعتمادتر خواهند بود.
3_ به مدیریت کمک می‌کند تا تصمیمات مربوط به کار را اتخاذ کند و در صورت لزوم، غیبت را کاهش دهد و هم‌چنین مشکلات عدم حضور را شناسایی کند.
4_ حضور خوب یک کارمند باعث می‌شود تا موقعیت خوبی کسب کند ولی حضور ضعیف یک مدیر مسئول، همکار خود را تحت فشار قرار می‌دهد. زیرا آن‌ها باید کار دیگران را کنار شغل خود انجام دهند که این مورد ممکن است باعث فرسودگی شغلی کارمندان دیگر شود.
5_ حضور خوب باعث افزایش اخلاق کاری شده و این خط‌مشی حضور و غیاب تضمین می‌کند که حقوق کارکنان به‌طور کامل و به موقع پرداخت شود.
[irp posts=”7697″ name=”اهمیت حضور و غیاب کارمندان | هرآنچه لازم است بدانید!”]
قوانین حضور و غیاب پرسنل در ایران
بر اساس مصوبه هیأت وزیران در تاریخ ۲۸ دی ۱۳۸۵ قوانین و دستورالعمل‌های حضور و غیاب کارکنان در ایران به شرح زیر است:
ماده ۱: بر اساس این ماده از قانون حضور و غیاب کارکنان، کلیه کارمندان در دستگاه‌های اجرایی باید براساس ساعت‌های ورود و خروج تعیین شده در محل کار خود حضور داشته باشند و ساعت دقیق ورود و خروج خود را در دفتر حضور و غیاب ثبت کنند. مگر این که از سوی محل کار اجرایی خود، قوانین دیگری در این خصوص اتخاذ شده باشد.
ماده ۲: بر اساس این ماده، حضور کارمند پس از ساعات معین به محل کار و بدون داشتن مجوز، تأخیر ورود محسوب شده و متحمل جرایم زیر می‌شود:
الف ـ اگر تأخیر ورود تا ۲ ساعت در هر ماه ثبت شود، می‌توان آن را در نظر نگرفت، هرچند در مرخصی استحقاقی کارمند تاثیر خواهد داشت.
ب ـ اگر میزان تأخیر ورود بیش از ۲ ساعت در ماه باشد، حقوق تعیین شده کارمند به میزان کل ساعات تأخیر او کسر خواهد شد. این کسری حقوق شمال تمام افراد دارای استخدام رسمی، ثابت و سایر افراد پیمانی و قراردادی می‌شود.
ماده ۳: خروج زودتر از ساعات تعیین‌شده از محل کار به‌عنوان تعجیل خروج شناخته می‌شود و با کارمند مطابق با بخش‌های “الف” و ب” ماده قبلی (ماده 2) برخورد می‌شود.
ماده ۴: بر اساس این ماده، برخی تاخیرات موجه بوده و به عنوان مرخصی استحقاقی در نظر گرفته می‌شود.
الف ـ اگر حوادث و سوانح غیرمترقبه برای کارمند، همسر، فرزندان و یا سایر افراد تحت تکفل وی اتفاق افتد این غیبت موجه شناخته می‌شود.
ب ـ اگر کارمند به مراجع قانونی و قضایی مراجع کند، می‌تواند برای استفاده از مرخصی استحقاقی گواهی دستگاه قضایی مربوطه را ارائه دهد.
ماده ۵: قانون حضور و غیاب کارکنان دولت، میزان ۴ ساعت تاخیر ورود غیر موجه (یا عجله برای خروج) کارمند در یک بخش دولتی را مشمول قوانین زیر می‌داند:
برای ماه اول یک اخطار کتبی به کارمند داده می‌شود و در اخطار دوم ۳۰ درصد از حقوق وی کم خواهد شد. ۵۰ درصد فوق‌العاده شغلی در ماه سوم و چهارم کسر می‌شود و در ماه پنجم حقوقی به فرد تعلق نمی‌گیرد.
جمع‌آوری اطلاعات در مورد غیبت کارمندان
طبق بررسی میزان حضور و غیاب کارکنان، وقت‌شناسی برای عملکرد عادی و روان سازمان مهم است. دیر رسیدن، غیبت بیش‌ازحد، روال عادی سازمان را مختل می‌کند. با رعایت تدابیر مشخص می‌توان میزان قابل توجهی از غیبت کارمندان را کاهش داد. با‌این‌حال پیروی از بهترین خط‌مشی حضور و غیاب نیز می‌تواند این مشکل را تا حدی کاهش دهد و از این طریق ارزیابی عملکرد کارکنان راحت‌تر باشد. مکانیسم ردیابی حضور و غیاب باید در هر شرکت تعریف شود و این قوانین در اختیار کارکنان قرار گیرد. روش‌های مختلفی برای پیگیری زمان حضور و غیاب کارمندان وجود دارد. برخی از روش‌ها بسته به ماهیت کسب و کار متفاوت است و با شیوه‌های مختلفی انجام می‌شود.
برای اعلام حضور، کارمندان می‌توانند کارت زمان را در نقطه ورود و خروج پانچ کنند. هم‌چنین زمان کار و استراحت باید به وضوح تعریف شده باشد و کارت پانچ بتواند برنامه زمانی کار و استراحت رسمی را طبق قوانین زمان و حضور و غیاب پرسنل تعیین کند. درصورتی‌که شعبه‌ای وجود داشته باشد که ردیابی زمان توسط دستگاه کنترل تردد امکان‌پذیر نباشد، کارمندان می‌توانند به‌صورت دستی، زمان حضور و غیاب را ثبت کنند.
[irp posts=”7732″ ]
سیستم حضور و غیاب به‌طور پیش فرض باید با سیستم مدیریت مرخصی در ارتباط باشد. هم‌چنین پیکربندی صحیح خودکار تعطیلات باید در هر زمان آپلود و به روز شود تا گزارش عدم حضور در تاریخ‌های اشتباه را نشان دهد. منابع انسانی باید در هر ماه گزارش را تنظیم کنند تا برنامه هوشمند حضور و غیاب به ردیابی و مدیریت سریع حضور و غیاب کمک کند.
[irp posts=”7555″ name=”آشنایی با بهترین نرم افزار حضور و غیاب پرسنل”]
با کمک یک سیستم کدگذاری ساده، کارفرما می‌تواند از محل کار کارمند، غیبت و روزهای تاخیر و هم‌چنین دلایل خارج‌شدن کارمند از محل کار اطلاع داشته باشد. این یکی از بهترین برنامه‌ها برای سنجش حضور و غیاب است زیرا برای ردیابی حضور و غیاب کارمندی که از راه دور کار می‌کند، مؤثر خواهد بود.
