امروزه یکی از اساسی‌ترین اهداف کسب و کارهای مختلف این است که بهره‌وری را در سازمان بالا ببرند. البته این موضوع معمولا از طرف تیم منابع انسانی نادیده گرفته می‌شود. متخصصان منابع انسانی تصور می‌کنند که وظیفه آن‌ها ایجاد سیاسی، رویه‌ها و مدیریت کارمندان یک مجموعه است. آن‌ها معمولا از ایجاد ارتباط بین این عناصر و بالابردن بهره‌وری کارمندان و مجموعه غافل می‌شوند. برای این‌که متوجه شوید که چطور باید بهره‌وری کارکنان را بالا برد تا آخر این مقاله ما را همراهی کنید.
منظور از بهره‌وری چیست؟
بهره‌وری سازمانی یک دیدگاه فکری است که سعی دارد وضعیت موجود را به بهترین حالت ممکن تغییر دهد. با توجه به دیدگاهی که در خصوص این مفهوم وجود دارد انسان‌ها می‌توانند با تلاش زیاد وظایف‌شان را بهتر از قبل انجام دهند. در واقع بهره‌وری یک نگرش عقلانی نسبت به کار و زندگی است که قصد دارد فعالیت‌ها را برای رسیدن به زندگی متعالی هوشمند کند. در سازمان‌ها منظور از بالابردن بهره‌وری این است که استفاده از منابع، نیروی انسانی و سایر موارد را به بیشترین اندازه ممکن برسانند. هدف از این کار کاهش هزینه‌ها و بالابردن رضایت کارمندان، مدیران و مصرف‌کنندگان است.
[irp posts=”8406″ ]
یکی دیگر از دلایلی که در خصوص اهمیت این موضوع می‌توانیم عنوان کنیم محدودبودن منابع کشورها است. به بیانی دیگر با توجه به محدودیت‌های منابع انسانی و اهمیت نظم در سازمان، سازمان‌ها باید تلاش کنند که بیشترین بهره‌وری را از منابع انسانی خود داشته باشند. این کار روی رشد اقتصادی و توسعه اجتماعی هم مؤثر است.
راه‌های افزایش بهره‌روی در سازمان
حالا که با مفهوم و تعریف بهره‌وری در سازمان‌ها آشنا شدید، راهکارهای افزایش بهره‌وری در سازمان‌ها را هم بررسی می‌کنیم.
- مدیران و رهبران اثرگذار
در هر مجموعه‌ای یکی از اصلی‌ترین نقش‌ها بر عهده مدیران است. در واقع مهم‌ترین دلیل شکست یا موفقیت یک سازمان را می‌توان مدیران و رهبران آن مجموعه عنوان کرد. وظیفه اصل مدیران برای کارمندان و مشخص‌کردن خط مشی، اولویت‌ها وظایف آن‌هاست. اگر مدیری بتواند در توسعه برنامه‌ها، استخدام پرسنل، ایجاد انگیزه در مجموعه و هدایت آن‌ها موفق عمل کند، بدون شک برای افزایش بهره‌وری کارکنان در سازمان هم توانایی کافی را دارد. پس یکی از موثرترین راهکارهای افزایش بهره‌وری در سازمان این است که یک مدیر شایسته در راس امور قرار داشته باشد.
- استراتژی و برنامه‌های سازمان
وقتی می‌توان ادعا کرد که احتمال شکست یا موفقیت سازمان رو به افزایش است که در آن استراتژی‌های رقابتی دقیق برنامه‌ریزی شده باشند. اگر برنامه یک سازمان به اندازه کافی مشخص و واضح باشد، نه تنها کارکنان انگیزه کافی برای انجام کارهای‌شان را دارند بلکه این امر باعث می‌شود آن‌ها تمرکز بیشتری هم روی اهداف‌شان داشته باشند. بهترین شرایط در یک سازمان وقتی است که ارزش‌های سازمانی قابل اندازه‌گیری باشند. به این ترتیب رفتار کارکنان هم‌سو شده و تعهد بین آن‌ها به وجود می‌آید.
- مشخص‌کردن وظیفه
موردی که باعث شفاف‌شدن نقش کارکنان و در پی آن افزایش بهره‌وری در سازمان است داشتن یک هدف سازمانی مشخص است. اگر این اهداف قابلیت اندازه‌گیری داشته باشند، اهمیت هر چیزی را مشخص می‌کنند. درنظرگرفتن اهداف سخت اما قابل دستیابی، راه‌حل درمانی تنبلی نیروی انسانی است.
- پاداش موثر
وقتی پاداش مالی با عملکردهای هر هدف ارتباط داشته باشد، کارمندان به این ایمان می‌رسند که هر کاری که برای سازمان انجام می دهند، از چشم مدیران دور نمی‌ماند و برای آن‌ها ارزشمند است. به بیانی دیگر ارائه پاداش‌های مالی و غیرمالی پرورش یافته و انرژی بیشتری برای افزایش بهره‌وری در سازمان ایجاد می‌کند.
- پشتیبانی از اعضا گروه
پشتیبانی از اعضا تیم عملکرد هر کس را بالا می‌برد. در دنیای امروز که عصر ارتباطات است، کمتر کاری به صورت فردی و بدون نیاز به حامی انجام می‌شود. یک مدیر شایسته باید بتواند کارمندان را کنار هم در تیم‌های مشخص بگنجاند و از آن‌ها پشتیبانی کند.
- ارائه ایده‌های جدید
اگر هر کارمندی مجبور باشد که کارش را به صورت آزمون و خطا یاد بگیرد، روند انجام کارها خیلی کندتر از چیزی می‌شود که تصورش را می‌کنید. اگر افراد تیم بتوانند آزادانه با هم معاشرت کنند و اطلاعات و ایده‌هایی که دارند را با هم به اشتراک بگذارند، احتمال موفقیت در آن‌ها تا اندازه زیادی بالا می‌رود.
- بهبود و بازنگری در روش انجام کارها
باید بپذیریم که هنوز هم بخش زیادی از سازمان‌های دولتی و سنتی کشور با روش‌های قدیمی و حتی غیرعلمی اداره می‌شوند. به همین خاطر است که آن‌ها در رسیدن به اهداف‌شان موفق نیستند و بخش زیادی از کاری که انجام می‌دهند، بازخورد خوبی ندارد. یکی از مهم‌ترین وظایف مدیران منابع انسانی در زمان استخدام افراد این است که به تخصص آن‌ها توجه داشته باشد. هرچند که حذف و استخدام افراد متخصص، به سیستم شایسته سالاری نیاز دارد و این امر محقق نمی‌شود مگر با وجود مدیران لایق و آگاه.
- به وجود آوردن سیستم ارزشیابی کارکنان
اگر سازمان از سیستم ارزشیابی کارکنان بهره‌مند باشد، می‌تواند به دستاوردهای خوبی برسد. برای مثال
- پی بردن به نقاط ضعف شغلی کارکنان و اطلاح آن به کمک برنامه‌های آموزشی
- ایجاد علاقه و انگیزه کافی در کارکنان با استفاده از نظام پاداش و تشویق درست
- کاهش اعمال نظرهای شخصی و مغرضانه
- ایجاد معیارها و مولفه‌های منطقی برای دادن امتیازاتی به کارمندان و محول کردن کارها به آن‌ها
نرم افزار حضور و غیاب آنلاین یکی از ابزارهایی است که با افزایش نظم و تسریع انجام فرایندهای سازمانی به مدیران کمک شایانی می‌کند.
- تفویض اختیار
به عنوان یکی از مهم‌ترین راهکارهایی که برای بالا بردن مشارکت و بهبود رفتار سازمانی وجود دارد، می توان به تفویض اختیار اشاره کرد. به همین خاطر است که مدیران اختیارات خود را به دیگر کارمندان تفویض می‌کنند تا احساس مسئولیت به اندازه قابل توجهی بالا برود و این خود عاملی برای بالابردن انگیزه و افزایش بهره‌وری در سازمان است.
- در اختیار گذاشتن امکانات فیزیکی مناسب
اگر به عنوان یک مدیر می‌خواهید شاهد افزایش بهره‌وری کارمندان در سازمان باشید امکانات و تجهیزات مناسبی هم در اختیار کارکنان‌تان قرار دهید. به عنوان مثال میز حسابدار شرکت‌تان باید با اقلامی مانند کاغذ، خودکار، صندلی مناسب، ماشین حساب حرفه‌ای و کمد بایگانی و غیره تجهیز شود.
علاوه‌بر این موارد ایجاد یک محیط آرام و دور از سر و صدای مزاحم و وجود نور کافی در اتاق کارمندان، دمای مناسب محیط و همچنین ایجاد حریم شخصی برای هر یک از کارمندان تاثیر زیادی در حفظ آرامش و پایین‌آوردن سطح استرس‌های شغلی آن‌ها داشته و برای افزایش بهره‌وری در سازمان مؤثر است.
- وجود تعهد به وظایف شغلی
بهتر است بدانید که برای افزایش بهره‌وری در سازمان حتما نباید کارمندانی داشته باشید که به کارشان علاقه زیادی داشته باشند. بلکه به عنوان مدیر ترتیبی بدهید که کارمندانی متعهد و مسئولیت‌پذیرتر باشند. برخی تصور می‌کنند که اگر علاقه به شغل در وجود یک شخص باشد او فرد متعهدی به کار خواهد بود درحالی که اینطور نیست.
در واقع اگر به کاری علاقه داشته باشید هر زمان که حس و حالش را داشته باشید شروع به انجام آن کار می‌کنید اما اگر نسبت به انجام یک تعهد کاری داشته باشید در زمان مقرر و بدون ایراد و نقض کارها را تحویل می‌دهید. پس در محیط کاری این فرهنگ را نهادینه کنید که کارمندان نتیجه‌محور باشند و کارهای شغلی‌شان را در زمان مقرر و به درستی تحویل بدهند.
- توجه به کارکنان
تجربه نشان داده است که اصلی‌ترین دلیل پیشرفت یک مجموعه، نیروی انسانی آن است. انتساب افراد به مشاغل جدید یا بهتر نشان‌دهنده آن است که شما برای موفقیت آن‌ها ارزش قائل هستید. این کار نوعی تشویق است و روش اثربخشی برای افزایش بهره‌وری در سازمان محسوب می‌شود. به یاد داشته باشید که برای افزایش بهره‌وری در سازمان هم باید ایجاد انگیزه کنید و هم توانایی آن‌ها را در نظر داشته باشید. چرا که این دو عامل در کنار هم می‌توانند به افزایش بهره‌وری در سازمان‌ها منجر شوند.
[irp posts=”10061″ ]
- توجه به تغییرات
تغییرات در هر سازمانی برای افزایش بهره‌وری و حفظ توان رقابتی باید در نظر گرفته شود. تغییرات در رشد و توسعه سازمان‌ها اهمیت زیادی دارند و سازمان‌ها باید با آن سازگار شوند. هر کسب و کاری برای انعطاف‌پذیری در برابر تغییرات باید دید مثبت و سازنده‌ای داشته باشند. چرا که تغییرات اصلی‌ترین عوامل موفقیت هستند. توجه نداشتن به تغییرات می‌تواند هزینه‌بر باشد و توان رقابتی یک سازمان را تا اندازه زیادی پایین بیاورد. همچنین می‌تواند سبب کاهش بهره‌وری شود.
- کاهش ضایعات
یکی از راهکارهای افزایش بهره‌وری کارکنان در سازمان کاهش ضایعات است. ضایعات یکی از پدیده‌های تولید انبوه است که تلاش برای کاهش آن یکی از مهم‌ترین اقدامات بشری است که از گذشته تا به امروز انجام داده است. کاهش ضایعات کاهش هزینه‌های مصرفی را در پی دارد و این موضوع می‌تواند میزان سوددهی شرکت‌ها را تا اندازه قابل‌توجهی بالا ببرد. هرچه تولید با ضایعات کمتری همراه باشد سطح کیفی زندگی کارکنان و مدیران هم بهبود پیدا می‌کنند و باعث رشد و شکوفایی کشور می‌شود. همچنین استفاده از نظرات کارکنان می‌تواند در مسیر شناسایی راهکارهایی برای کاهش ضایعات مؤثر واقع شود.
- به اشتراک گذاشتن تجربیات توسط مدیر
مدیران موفق پس از سال‌ها تجربه شکست و پیروزی به نقطه‌ای که در آن هستند رسیده‌اند. آن‌ها در زمان مناسب به کارکنان خود این تجربیات را منتقل می‌کنند تا هرکدام از آن‌ها بتوانند در جایگاه خودشان خوش بدرخشند. این انتقال اطلاعات در کنار بالابردن بهره‌وری تیم باعث ایجاد حس اعتماد در کارکنان می‌شود.
ازاین‌رو سعی کنید موقع صحبت‌کردن راجع‌به این موضوعات از روش‌های بازی‌سازی برای بهبود عملکرد کارکنان هم استفاده کنید. مثلا می توانید یک مسابقه طراحی کنید که هر کس در آن برنده شود یک پاداش مانند انتخاب یکی از انواع مرخصی کارمندان را همراه حقوق دریافت کند.
- کشف استعداد و توجه کارکنان
اگر هنوز استعدادها و توانمندی های کارکنان خودتان را کشف نکرده‌اید باید به توانایی‌های مدیریتی خودتان شک کنید. کشف استعدادها یکی از بهترین و سازنده‌ترین ابزارهای مدیریتی است که متأسفانه بیشتر سرپرستان، رهبران و مدیران به آن توجه ندارند و این آغاز مسیر فرسودگی شغلی کارکنان خواهد بود.
لازم است علاوه‌بر شناخت استعدادهای نهفته کارکنان تلاش کنید به آن‌ها یاد بدهید که چطور از توانایی‌های خود برای ارتقا سازمان و رشد و توسعه فردی‌شان استفاده کنند.
- تقویت مهارت مدیریت زمان
همه ما می‌دانیم که مدیریت زمان چقدر می‌تواند مهم باشد. پس از ذکرکردن مزایای مدیریت زمان گذر می‌کنیم و تنها به ذکر یک روش مدثر در مدیریت زمان می‌پردازیم.
در واقع گزارش سازمانی یک گزارش کتبی است که باید نحوه تهیه آن را به کارکنان هم آموزش دهیم. به این صورت که تمام فعالیت‌های روزانه خود را از زمان ورود به شرکت تا زمان خروج یادداشت می‌کنید. حتی موارد جزئی مانند زمان انتظار را برای سوارشدن به تاکسی و غیره.
سپس هرکدام از این فعالیت‌ها را در دسته خاصی قرار می‌دهید. مثلا دسته‌های ارتباط تلفنی، کارهای نوشتنی، سرچ در اینترنت و غیره. در مرحله بعد ضمن بررسی کارها، باید اولویت هر کدام را مشخص کنید. در آخر با ارزیابی الگوهای استفاده از زمان مشخص می‌کنید که کدام کار زمان بیشتری از شما می‌گیرد.
