مدیریت پرسنل در دورکاری، یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها در یک محیط کاری جدید و از راه دور است. البته، مدیران و رهبران اساسا به تیم خود در انجام وظایف‌شان اعتماد دارند. با‌این‌حال، بسیاری از ویژگی‌های دیگر در مورد دورکاری وجود دارد که اندازه‌گیری مسئولیت‌پذیری کارکنان را دشوار می‌کند. علاوه‌براین، بهره‌وری کارمندان از راه دور لزوما ثابت نیست. در این مقاله با مدیریت پرسنل در دورکاری بیشتر آشنا خواهید شد.
انواع روش تنظیم سیاست دورکاری
یکی از جنبه‌های مهم مدیریت صحیح پرسنل در دورکاری این است که در صورت نیاز، همه ابزارهای لازم را به‌راحتی در دسترس قرار دهید. برای برآورده‌کردن این نیاز، رهبران و تیم‌ها ممکن است مجبور شوند در مورد آنچه که باید برای سهولت انتقال دورکاری در نظر گرفته شود، کمی گیج شوند. کارمندان از راه دور به همان چیزهایی نیاز دارند که توسط کارمندان در محل استفاده می‌شود، این ابزار ممکن است شامل موارد زیر باشد (اما محدود به موارد زیر نیست):
- راهنمای خط مشی و رویه
- قالب‌ها و لوازم ارائه
- لوازم پستی و لوازم التحریر
- برنامه‌های نرم‌افزاری
چگونه ارتباطات و تعامل را تقویت کنیم؟
بدیهی است که ایمیل، پیام‌های فوری و تماس‌های تلفنی یا ویدیویی برای تعامل از راه دور ضروری هستند. در صورت امکان، برای کارمندان مفید است که تقویم روزهای کاری خود را در یک پلتفرم یا برنامه متمرکز به‌روز نگه دارند. همچنین اعلان‌ها در اپلیکیشن حضور و غیاب و پاسخ‌های ایمیل خارج از دفتر در طول ساعات کاری عادی مفید هستند. این چیزهای به ظاهر کوچک به‌حداقل‌رساندن خطرات و ناامیدی‌های مرتبط با آن در گلوگاه‌های وحشتناک ارتباطی کمک می‌کند.
برای مدیریت صحیح پرسنل در شرایط دورکاری، اعضای تیم را تشویق کنید تا تماس صوتی یا تماس‌های ویدیویی کوتاهی را برنامه‌ریزی کنند. برای نظارت بر پیشرفت و تقویت، تعیین زمان مشخصی برای تعاملات آنلاین گروهی مفید است. بررسی‌های روزانه مختصر یا جلسات کارکنان به رهبران و مدیران پروژه کمک می‌کند تا موقعیت‌ها را ارزیابی کرده و موانع را شناسایی کنند. همچنین از اهمیت حضور و غیاب پرسنل با استفاده از نرم افزارهای حضور و غیاب غافل نشوید.
به یاد داشته باشید دورکاری به معنای ارزان‌تر کارکردن نیست. هنگام صحبت در مورد مدیریت کارمندان دورکار، بودجه یک نقش مهم جانبی را بازی می‌کند. برخی از رهبران کسب‌وکار ممکن است تصور کنند که راه‌اندازی کار از راه دور و کاهش 50 درصدی فضای اداری برابر است با کاهش 50 درصدی هزینه‌های مسکن کارکنان در یک دفتر سنتی. با‌این‌حال، فرمول آنقدر ساده نیست. بله، شرکت شما احتمالا کمتر برای فضای اداری فیزیکی هزینه خواهد کرد، اما این پس‌انداز، بسته به کار از راه دوری که باید انجام شود، احتمالا در جای دیگری خرج می‌شود.
به عنوان مثال، اگر کارگران راه دور در شهرهای دیگر نیاز داشته باشند به دفتر اصلی سفر کنند، ممکن است بودجه سفر شما افزایش یابد، یا ممکن است لازم باشد روی نرم‌افزارهای جدید یا ارتقا‌یافته یا سخت‌افزار اضافی مانند هدست سرمایه‌گذاری کنید تا بتوانید کارکنان از راه دور را به‌درستی تجهیز کنید. کارگران از راه دور می‌توانند به همان اندازه کارمندان داخل دفتر کارآمد باشند، شما فقط باید با مدیریت صحیح پرسنل دورکاری آنها را برای موفقیت تنظیم کنید.
[irp posts=”7555″ name=”آشنایی با بهترین نرم افزار حضور و غیاب پرسنل”]
مسئولیت‌پذیری کار از راه دور اعتماد را ایجاد می‌کند
اعتماد در یک محیط معمولی در دفتر مهم است، اما در یک محیط از راه دور که اعضای تیم ممکن است هرگز حضوری همدیگر را ملاقات نکرده باشند، حتی بیشتر برجسته می‌شود. شما این نکته مهم را در مدیریت کارمندان در دورکاری در اولویت قرار دهید. با تیم‌های توزیع‌شده در سطح جهانی و کار در مناطق زمانی مختلف، ایجاد اعتماد از اهمیت بیشتری برخوردار می‌شود. ایجاد مسئولیت‌پذیری کارکنان شامل تنظیم فرآیندهای ارتباطی و همکاری شفاف است که به تیم‌های راه دور کمک می‌کند بین یک‌دیگر و سازمان به عنوان یک کل، اعتماد ایجاد کنند.
چرا رهبران تیم نقش کلیدی در شرایط دورکاری بازی می‌کنند؟
به‌خاطر داشته باشید در مدیریت صحیح پرسنل در دورکاری باید به جزئیات دقت کنید. از مکالمات مستقیم و هم از مشاهدات غیرمستقیم استفاده کنید تا چالش‌های دورکاری و نگرانی‌های کارمندان را ببینید. از هر فرصتی استفاده کنید تا بهتر بتوانید از آنها حمایت و مراقبت کنید. برای مكالمات منظم بین مدیران و كارمندان، مدیران را راهنمایی می‌كنند كه چگونه بهترین موضوعات حساس را مطرح كنند، از جمله مدل‌های کاری جایگزین، امنیت شغلی و آینده، تأثیر بر افراد و تنش در محل كار اهمیت دارد.
اعتماد به کارمندان
کاری که می‌توانید به‌عنوان مدیر انجام دهید، این است که به کارمندان خود نهایت اعتماد را دهید و مطمئن باشید که کار درست را انجام می‌دهند که اگر مدیریت کارمندان در دورکاری را بلد باشید، کارمند واقعا این کار را انجام خواهد داد.
انتظارات واضح را مشخص کنید
مطمئن شوید که انتظارات خود را از کارکنان درحالی‌که از خانه کار می‌کنند، بیان می‌کنید. کارکنانی که از انتظارات شما آگاه هستند، انگیزه بیشتری برای برآورده‌کردن این انتظارات خواهند داشت. اگر می‌خواهید کارمندان در ساعات خاصی از روز آنلاین باشند، به فکر ارتباط موثر با کارکنان دورکار باشید. اگر می‌خواهید یک گزارش روزانه از آنچه روی آن کار می‌کنند، تهیه کنند، حتما از آنها بخواهید این کار را انجام دهند.
با توجه به آنچه گفته شد، باید توجه داشته باشید که ممکن است همه کارمندان یک عملکرد دورکاری ایده‌آل نداشته باشند، به‌خصوص زمانی‌که به‌صورت پراکنده یا در شرایط اضطراری دورکاری می‌کنند. به‌این‌ترتیب، با کارمندان خود صبور باشید و درک‌شان کنید. آنها را تشویق کنید تا در صورت نیاز به انواع مرخصی با حقوق در این زمان‌ها برای انجام سایر مسئولیت‌های خود، مرخصی بگیرند.
تشخیص کار خوب
به رسمیت شناختن و پاداش‌دادن به کارمندان برای کار سخت‌شان یک عامل کلیدی در مدیریت پرسنل در دورکاری بوده و باعث افزایش تعامل بین کارمندان دورکار شماست. به رسمیت شناختن کارکنان می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد، اما هدف اصلی این است که کارمندان خود را به بهره‌وری و فداکاری تشویق کنید. به‌عنوان‌مثال، می‌توانید یک ایمیل در سراسر گروه یا شرکت ارسال کنید که در آن، جزئیات کاری که یک کارمند انجام داده و چرا استثنایی است، ارسال کنید.
اگر می‌خواهید برای کار خوب آنها جایزه بدهید، یک کارت هدیه الکترونیکی برای یک رستوران محلی یا خدمات تحویل کالا ارسال کنید. به رسمیت شناختن نیازی نیست کاری بسیار رسمی یا بزرگ باشد تا مؤثر واقع شود. به‌عنوان مثال، یک ایمیل یا پیام تشکر شخصی می‌تواند کمک زیادی به ایجاد احساس ارزشمندی و مشارکت در کارمندان در حین کار در خانه شود.
[irp posts=”7692″ name=”راهکارهایی برای تقویت مشارکت کارمندان”]
تعادل بین کار و زندگی را تشویق کنید
کارمندان از راه دور ممکن است درحال‌حاضر در ایجاد تعادل سالم بین کار و زندگی با مشکل مواجه شوند. از آن‌جایی که ممکن است بین فضای کاری و فضای شخصی آنها جدایی فیزیکی وجود نداشته باشد، کارمندان ممکن است احساس کنند که باید برای کار 24 ساعته در دسترس باشند که می‌تواند منجر به استرس غیرضروری و در نهایت فرسودگی شغلی شود.
در نتیجه، شما باید اهمیت ایجاد مرزها را به کارکنان خود بگویید. به آنها پیشنهاد دهید که ساعات عادی خود را کار کنند و سپس از کامپیوتر دور شوند تا روز بعد، زمان شروع کار فرا برسد.
ارزش‌های سازمانی را تقویت کنید
مدیریت پرسنل در دورکاری، به کارمندان نشان می‌دهد که قصد دارید برای مدت طولانی مراقب آنها باشید. شرکت‌ها سال‌ها صرفا مجموعه‌ای از ارزش‌ها را می‌سازند که نشان می‌دهد چقدر به کارمندان خود اهمیت می‌دهند و چقدر برای آنها مهم است که زندگی و تجربیات عالی برای آنان ایجاد شود. مطمئن شوید که این حس را در کارمندان خود تقویت می‌کنید.
نوآوری را تشویق کنید
نوآوری و پذیرش در مدیریت پرسنل در دورکاری برای مشارکت و رسیدن به هدف سازمانی مهم هستند. حتی زمانی که سازمان‌ها برای سرمایه‌گذاری‌ها مرتبط‌سازی‌های جدید دارند، مدیران می‌توانند از این شیوه برای شناسایی و فرصت‌هایی استفاده کنند که برای نوآوری، افزایش یا بهبود ارائه دهند. فرصت‌هایی برای تقسیم موفقیت‌ها و ایمنی برای شکست‌های احتمالی فراهم و تلاش کنید تا ارزش ادامه فعالیت‌ها را برجسته کنید.
ایجاد اعتماد به نفس در کارکنان
وقتی نوبت به مدیریت کارمندان در دورکاری می‌رسد، بهترین کاری که یک مدیر در آن زمان می‌تواند انجام دهد که بی‌اعتمادی و اعتماد به آنها را نسبت به کارمندانش متمایز کند. برای مدیریت موفق تیم از راه دور، مدیران باید به وعده‌های خود در منابع مختلف عمل کنند.
حداقل یک بار در هفته میزبان جلسه باشید
تشکیل جلسات تیم از راه دور در مدیریت پرسنل در دورکاری برای پیوند تیم برای رسیدن به هدف بسیار نیاز است. همچنین جهت پیشرفت کار و دریافت افکار نوآورانه در مورد پیشرفت پروژه بسیار مفید است. از تماس‌های ویدیویی به‌طور خاص استفاده کنید. از آن‌جایی که می‌توان زبان بدن و اطلاعاتی را که در طول تماس‌های ویدیویی هست دریافت کرد، این تجربه تماس ویدئویی غنی‌تر است. انجام این کار از طریق تماس‌های صوتی غیرممکن است.
نقاط قوت و ضعف هر کارمند را در نظر بگیرید
هنگام مدیریت صحیح پرسنل در شرایط دورکاری، در نظر بگیرید که کدام افراد بیش از دیگران به نظارت نیاز دارند. این بدان معناست که شما باید کارکنان خود را بشناسید و بدانید که چه کارهایی می‌توانند یا نمی‌توانند انجام دهند، همراه با شناخت مهارت‌ها و شخصیت‌های آنها، کمک شایانی به شما خواهد کرد. اگرچه برخی از کارمندان به نظارت بیشتری نسبت به دیگران نیاز دارند، اما هنوز باید مراقب باشید که مدیریت خرد یا نظارت بیش‌ازحد نداشته باشید.
ساعات کاری را پیگیری کنید
یکی از بهترین راه‌ها برای ردیابی ساعات کار برای دورکارها، استفاده از اپلیکیشن‌های ردیاب ساعت کاری تلفن همراه است. این‌ها را می‌توان هم در داخل و هم در خارج از دفتر برای ضبط زمان کار روی پروژه‌ها استفاده کرد.
سخن نهایی
همه گیری COVID-19 بسیاری از مشاغل را وادار کرد تا به کار مدیریت پرسنل در دورکاری متفاوت نگاه کنند. اکنون، با توجه به این که کارگران بیشتر و بیشتر تصمیم می‌گیرند این گزینه مطلوب است، ارزش آن را دارد که به این گزینه به عنوان راه حلی دائمی برای راضی نگه‌داشتن کارکنان توجه کنید. به‌علاوه، چه کسی می‌داند؟ با برنامه‌ریزی و فناوری مناسب، ممکن است اعضای تیم مجازی فوق ستاره‌ای را بیابید که بسیار خارج از مرزهای جغرافیایی قدیمی شما کار می‌کنند. با اجازه‌دادن به آنها با مدیریت پرسنل در دورکاری می‌توانید به شکوفایی کسب و کار خود کمک کنید.
