تحلیل منابع انسانی توسط متخصصان بسیاری مطرح میشود، به این منظور که بتوانند در کارشان داده محوری بیشتری استفاده کنند و این سوال را مطرح می‌کنند که “تحلیل منابع انسانی چیست؟” در ادامه با معرفی تجزیه و تحلیل منابع انسانی و چگونگی شکل‌گیری شروع کسب و کارها در آینده همراه ما باشید.
تحلیل منابع انسانی چیست؟
تجزیه و تحلیل منابع انسانی، همچنین با عنوان تجزیه و تحلیل افراد، تجزیه و تحلیل نیروی کار یا تجزیه و تحلیل استعداد شناخته میشود که شامل جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و گزارش داده‌های منابع انسانی است. با این روش، میتوان تأثیر طیف وسیعی از معیارهای منابع انسانی را بر عملکرد کلی کسب و کار اندازه‌گیری کرد و مدیران نیز می‌توانند بر اساس داده‌ها تصمیم‌گیری کنند.
به عبارت دیگر، تجزیه و تحلیل منابع انسانی به سمت مدیریت منابع انسانی حرکت می‌کند که از طریق یک رویکرد داده‌محور انجام میشود. ابزاری نسبتا جدید که هنوز تا حد زیادی در تعریف علمی ناشناخته باقی مانده است. به گفته Heuvel & Bondarouk تجزیه و تحلیل منابع انسانی، شناسایی و تعیین کمیت افراد محرک نتایج کسب و کار است (هیوول و بونداروک، 2016) که شناخته‌شده‌ترین تعریف علمی تجزیه و تحلیل منابع انسانی است.
[irp posts=”8586″ name=”آشنایی با مدل‌های مدیریت منابع انسانی در سازمان‌ها”]
در قرن گذشته، تحلیل مدیریت منابع انسانی تغییر زیادی داشته و از یک نظم عملیاتی به یک نظم استراتژیک‌تر تبدیل شده است. (SHRM) به معنای مدیریت استراتژیک منابع انسانی، یکی از محبوب‌ترین عبارات موجود است. رویکرد داده محوری که در تشخیص تجزیه و تحلیل منابع انسانی مطابقت دارد.
دلایل اهمیت تحلیل منابع انسانی
استفاده از این تجزیه و تحلیل، متخصصان را از قضاوت و تکیه بر حس درونی بی‌نیاز کرده و می‌توانند بر اساس داده منابع انسانی تصمیم‌گیری کنند. علاوه‌بر این، آزمایش اثربخشی سیاست‌های منابع انسانی و مداخلات مختلف از دیگر تاثیرات این تجزیه و تحلیل است. شبیه به تجزیه و تحلیل افراد که با تفاوت‌های ظریفی در نحوه استفاده از اصطلاحات تعریف می‌شوند.
استفاده از داده‌ها در منابع انسانی
بخش منابع انسانی (HR) در بین تمام بخش‌های یک سازمان، کمتر شناخته شده است به این دلیل که مانند یک پزشک شما ترجیح می‌دهید کمتر از آن استفاده کنید. برای مثال، وقتی از همکار خود درخواست می‌کنید که به دفتر شما بیاید، احتمالا نشانه خوبی تعبیر نمی‌شود. گاهی همکار، توبیخ شده و یا اخطار می‌گیرد و یا حتی اخراج میشود.
اخبار خوب مانند گرفتن ترفیع، معمولا از سوی مدیر به صورت مستقیم انجام میشود و نه از طریق یک کارمند HR. همچنین بسیاری منابع انسانی را یک سبک قدیمی تصور می‌کنند و باور دارند در HR بسیاری از کارها بر اساس”احساس درونی” است. در کسب درآمدهای کلان یا انجام یک بازی اعداد مانند فروش منابع انسانی جایگاهی ندارد و مانند بازاریابی و امور مالی تلاش می‌کند، کمیت و اندازه‌گیری موفقیت خود را تعیین کند. بسیاری از چالش‌های این موضوع را میتوان با داده‌محور شدن و درک بیشتر در مورد منابع انسانی و تجزیه و تحلیل، توضیح داد.
[irp posts=”11060″ ]
نمونه سوالاتی که در فرآیند تحلیل منابع انسانی مطرح میشود:
سالانه گردش مالی کارکنان شما چقدر است؟ تا چه میزان از جابجایی کارکنان پشیمان شده‌اید؟ آیا می‌توانید پیش‌بینی کنید، کدام کارمندان بیشترین احتمال را دارند که ظرف یک سال شرکت شما را ترک کنند؟ تنها با استفاده از داده‌های منابع انسانی میتوان به این سؤالات پاسخ داد. اولین سوال برای اکثر متخصصان منابع انسانی راحت است، با این حال، به سوال دوم دشوارتر می‌توانند پاسخ دهند.
پاسخ سوال دوم، با دو منبع داده مختلف ترکیب میشود: سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) و سیستم مدیریت عملکرد شما. برای پاسخ دادن به سوال سوم نیاز دارید که داده‌های منابع انسانی بیشتری تهیه کرده و همچنین به طور گسترده آن را تجزیه و تحلیل کنید. حجم زیادی از داده‌ها باید توسط یک متخصص منابع انسانی، جمع‌آوری شود. از داده‌ها برای تجزیه و تحلیل چالش‌های منابع انسانی استفاده کنید و آن‌ها را بدون استفاده باقی نگذارید.
چگونه تجزیه و تحلیل منابع انسانی به مدیریت منابع انسانی کمک می‌کند؟
همان‌طور که بازاریابی با استفاده از تجزیه و تحلیل متحول شده، منابع انسانی نیز توسط تجزیه و تحلیل تغییر می‌کند. به این صورت HR را قادر می‌سازد تا مسیر شغلی HR را برای دستیابی به اهداف حرفه‌ای و شخصی شما بهتر برنامه‌ریزی کند.
استفاده از داده‌ها باعث میشود، در تصمیم‌گیری در مورد یک تجارت عملکرد بهتری داشته باشید و مداخلات منابع انسانی اثربخشی بهتری خواهد داشت. مداخلات را آزمایش کرده و از یک شریک عملیاتی به یک شریک تاکتیکی یا حتی استراتژیک حرکت کنید. امروزه تنها ضبط و ذخیره داده توسط بخش‌های منابع انسانی و اقتصاد مبتنی بر داده و برای افزودن ارزش استراتژیک کافی نیست.
به قول کارلی فیورینا: “هدف تبدیل داده‌ها به اطلاعات و اطلاعات به بینش است”. انجام این کار به منابع انسانی کمک می‌کند تا در سطح استراتژیک، مشارکت بیشتری داشته و تصمیم بهتری بگیرند. برای اهداف گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل افراد، منابع داده‌های انسانی با هم ترکیب و استفاده می‌شوند.
[irp posts=”7692″ name=”راهکارهایی برای تقویت مشارکت کارمندان”]
نمونه‌هایی از تحلیل منابع انسانی
فرآیند تحلیل منابع انسانی با ترکیب داده‌های منابع انسانی از سیستم‌های مختلف انجام میشود. برای اندازه‌گیری تأثیر مشارکت کارکنان بر عملکرد مالی، باید نظرسنجی سالانه مشارکت خود را با داده‌های عملکرد خود ترکیب کنید. به این ترتیب، تأثیر تعامل را بر عملکرد مالی فروشگاه‌ها و بخش‌های مختلف میتوان محاسبه کرد.
کارکردهایی مانند استخدام، مدیریت عملکرد و یادگیری و توسعه در حوزه‌های کلیدی منابع انسانی بر اساس تعریف‌های جدید به دست آمده از تجزیه و تحلیل منابع انسانی تغییر می‌کند.
با محاسبه تأثیر کسب و کار بودجه و توسعه خود میتوان پیش‌بینی کرد که کدام یک از افراد جدید در دو سال بالاترین عملکرد را خواهند داشت. همچنین پیش‌بینی این که کدام یک از افراد جدید در سال اول شرکت شما را ترک خواهند کرد، ساده خواهد بود. دسترسی به این اطلاعات در انتخاب روش‌ها و تصمیمات استخدام کمک خواهد کرد.
کتاب لازلو بوک “قوانین کار” توضیح می‌دهد که چگونه داده‌ها می‌توانند شیوه‌های استخدام را تغییر دهند. لازلو بوک، معاون ارشد عملیات مردمی در گوگل، چگونگی شیوه‌های استخدام در گوگل پس از شروع به تجزیه و تحلیل داده‌های استخدام را توضیح می‌دهد.
رویکرد گام به گام برای تجزیه و تحلیل منابع انسانی:
- مطالعه موردی:محرک‌های کلیدی در عملکرد خرده‌فروشی
- مطالعه موردی:استفاده از تجزیه و تحلیل افراد برای کاهش حوادث محل کار
- مطالعه موردی: چگونگی تعیین سطوح بهینه کارکنان
نحوه شروع تجزیه و تحلیل منابع انسانی
می‌توانید با این سوال ساده شروع کنید که “کدام کارمندان برای پیشرفت و رهبری پتانسیل بیشتری دارند؟” با استفاده از آمار بسیار ساده میتوان به این سوال پاسخ داد. کمیت کردن روابط بین توانایی‌های افراد و نتایج سازمانی از نتایج انجام این کار است و به شما کمک می‌کند تا غیبت، گردش مالی، فرسودگی شغلی، عملکرد و بسیاری موارد دیگر را ردیابی کنید.
شرکت در دوره‌های HR Analytics Leader به یک مدیر کمک می‌کند تا تحلیل مدیریت یک بخش را بر عهده گیرد و با تمام مهارت‌ها و ابزارهای مورد نیاز برای انجام موفقیت‌آمیز این کار آشنا شود. متخصصان منابع انسانی باید با نحوه استفاده از ابزارهای ساده مانند Excel و PowerBI آشنا باشند تا بتوانند در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار بهتر عمل کنند. این اطلاعات به برنامه‌ریزی بلندمدت برای مدیریت جانشین‌پروری کمک می‌کند که به نفع برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار است.
یک سوال تجاری مهم به ارزش تجزیه و تحلیل افراد بسیار کمک می‌کند و در نتیجه، منجر به نتایج تجاری میشود. پس از پرسیدن سوال مناسب، برای ترکیب، پاکسازی و تجزیه و تحلیل باید از سیستم‌های مختلف خود، داده‌های مناسب را انتخاب کنید که منجر به تحلیل و بینش میشود.
هرچند همه بینش‌ها به یک اندازه به نتایج مطلوبی نمی‌رسند، به همین دلیل باید در مورد مواردی که بخش منابع انسانی شما می‌تواند بر آن‌ها تأثیر بگذارد، سؤال مطرح کنید. به‌عنوان مثال، اگر کشور شما در حال حاضر در رکود است، نمی‌توانید روندهای اقتصادی گسترده‌تر را تغییر دهید. با این حال، می‌توانید بر سبک‌های مدیریتی و سطوح تعامل خود تأثیرگذار باشید. بینش عملی از طریق سوالات درست به دست می‌آید.
تجزیه و تحلیل منابع انسانی چگونه کسب و کار را شکل می‌دهد؟
تجزیه و تحلیل داده‌های منابع انسانی می‌تواند ارزش بسیار زیادی برای یک سازمان داشته باشد. در واقع، شرکت‌ها با تجزیه و تحلیل قادر هستند تا تأثیر تجاری سیاست‌های افراد را اندازه‌گیری کنند. پیش‌بینی آینده نیروی کار با اعمال تحلیل‌های آماری پیچیده صورت می‌گیرد و مدیران می‌توانند تأثیر مالی فعالیت‌های منابع انسانی را اندازه‌گیری کنند.
دانستن تحلیل مدیریت منابع انسانی همچنین به منابع انسانی کمک می‌کند تا به یک شریک استراتژیک تبدیل شوند و از تصویر “بی‌طرف” خود خلاص شوند و استراتژی خود را با اهداف تجاری هماهنگ کرده و ارزشی را که به کسب و کار می افزاید، به‌صورت کمیت محاسبه کنند. در نتیجه حدس و گمان را از منابع انسانی از بین می‌برد.
منابع داده رایج برای تجزیه و تحلیل منابع انسانی چیست؟
از داده‌های داخلی رایج میتوان به داده‌های جمعیتی کارکنان، داده‌های حقوق و دستمزد، داده‌های شبکه اجتماعی، داده‌های عملکرد و داده‌های تعامل اشاره کرد. منابع داده‌های خارجی نیز شامل داده‌های بازار کار، داده‌های جمعیت و بسیاری موارد دیگر است. برای هر پروژه خاص میتوان از هر داده مرتبط استفاده کرد.
مهارت‌های لازم برای انجام تجزیه و تحلیل افراد
این مهارت شامل مشاوره تجاری برای شناسایی مسائل مهم، مهارت‌های تحلیلی برای اجرای تجزیه و تحلیل، مدیریت سهامداران برای گرد هم آوردن همه و فعال کردن پروژه تجزیه و تحلیل افراد، و داستان‌سرایی و تجسم به منظور برقراری ارتباط موثر با کسب و کار و به اشتراک‌گذاری نتایج است.
مراحل تحلیل منابع انسانی
در فرآیند تحلیل منابع انسانی، چهار مرحله کلی وجود دارد: شناسایی عرضه فعلی کارکنان، تعیین آینده نیروی کار، ایجاد تعادل بین عرضه و تقاضای نیروی کار و توسعه برنامه‌هایی که از اهداف شرکت پشتیبانی می‌کند. برای رسیدن به هدف نهایی، یعنی ایجاد استراتژی، شرکت باید قادر باشد تا با موفقیت کارکنان واجد شرایط کافی را برای برآورده کردن نیازهای شرکت، با موفقیت جذب و حفظ کند.
تجزیه و تحلیل عرضه نیروی کار
شناسایی منابع انسانی فعلی، اولین مرحله برنامه تجزیه و تحلیل منابع انسانی شرکت است. در این مرحله، بر اساس تعداد کارکنان، مهارت‌ها، شایستگی‌ها، موقعیت‌ها، مزایا و سطوح عملکرد آن‌ها توسط بخش منابع انسانی بررسی میشود.
[irp posts=”10056″ name=”بهترین روشهای ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟”]
پیش‌بینی تقاضای نیروی کار
شرکت در گام دوم باید آینده نیروی کار خود را ترسیم کند. در این‌جا، بخش منابع انسانی می‌تواند هر چیزی که در نیازهای آینده یک شرکت نقش داشته مانند ترفیع، بازنشستگی، اخراج و نقل و انتقالات را در نظر داشته باشد. بخش منابع انسانی همچنین می‌تواند شرایط خارجی تأثیرگذار بر تقاضای نیروی کار را در نظر بگیرد، مانند فناوری جدید که ممکن است نشان‌دهنده نیاز به افزایش یا کاهش نیروی کار باشد.
متعادل کردن تقاضای نیروی کار با عرضه
پیش‌بینی تقاضای اشتغال در مرحله سوم فرآیند تحلیل منابع انسانی قرار می‌گیرد. منابع انسانی با ایجاد یک تجزیه و تحلیل شکاف، نیازهای خاص را برای محدودکردن عرضه نیروی کار شرکت در برابر تقاضای آینده تعیین می‌کند. این تجزیه و تحلیل اغلب با یک سری سؤالات همراه است:
آیا کارکنان نیاز دارند که مهارت‌های جدیدی بیاموزند؟ آیا شرکت به مدیران بیشتری نیاز دارد؟ آیا همه کارکنان در نقش‌های فعلی خود از نقاط قوت خود استفاده می‌کنند؟
تدوین و اجرای طرح
پاسخ به سؤالات، منابع انسانی را قادر می‌سازد تا در مرحله نهایی فرآیند HRP چگونگی ادامه کار را تعیین کند. منابع انسانی اکنون باید گام‌های عملی برای ادغام برنامه خود با بقیه شرکت بردارد. این بخش مستلزم بودجه، توانایی اجرای طرح و تلاش مشترک با همه بخش‌ها برای اجرای آن برنامه است.
مزایا و معایب تحلیل منابع انسانی
پیاده‌سازی سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) ممکن است برای یک کسب و کار کوچک مورد نیاز نباشد، زیرا ممکن است احساس کنند کارکنان کافی برای تضمین آن وجود ندارد. تحلیل بهره‌روی منابع انسانی به یک تجارت در حال رشد کمک می‌کند و باعث میشود، مدیریت انطباق بیشتری با منابع انسانی داشته باشد. اما هر سیستم فناوری جدید، می‌تواند معایبی نیز داشته باشد که باید آن‌ها را در نظر گرفت.
ادغام حقوق و دستمزد به عنوان یک مزیت
یک راه مقرون به صرفه برای اطمینان از دسترسی کارکنان به اسناد حقوق و دستمزد که به صورت فرم‌های کسر و اطلاعات سپرده مستقیم در دسترس هستند. همچنین ارائه پورتالی که کارمندان را قادر می‌سازد تا برگه‌های حقوق و فرم‌های مالیاتی را بازیابی کنند و یک کارمند منابع انسانی مجبور به تولید، توزیع و ارسال برای یک کارمند نیست.
یکی از ابزارهایی که به بهینه تر شدن این فرایند کمک می کند سیستم حضور و غیاب تحت وب است. استفاده از این ابزار باعث تسریع این فرایند می شود.
هزینه HRIS به عنوان نقطه ضعف
مجوز و پیاده‌سازی یک سیستم جدید مانند هر فناوری جدید دیگر، شامل هزینه میشود. میزان این هزینه‌ها به قابلیت‌های هر سیستم HRIS بستگی دارند. شرکت‌های بزرگ با قابلیت‌های مزایای زیاد در مقایسه با شرکت‌های کوچک‌تر میزان کمتری پرداخت می‌کنند و این شامل هزینه‌های پردازشگر حقوق و دستمزد نمی‌شود.
فایل‌های کارمند به عنوان یک مزیت
کارفرمایان می‌توانند با سیستم تجزبه و تحلیل منابع انسانی تمام اسناد، آموزش‌ها و ارزیابی‌های منابع انسانی را ذخیره و پیگیری کنند. از لحظه ورود شخص تا زمان بازنشستگی، کل پرونده او با دسترسی آسان نگه‌داری میشود. مدیران، فایل‌های ارزیابی را آپلود و کارمندان می‌توانند اسناد استخدامی یا مزایا را ردیابی کنند. با انجام این امر دفتر مدیر منابع انسانی دیگر مجبور نیست کار اداری زیادی انجام دهد و می‌تواند بر جذب بهتر و توسعه داخلی کارکنان متمرکز شود.
نقض امنیت به عنوان نقطه ضعف
مانند هر فناوری رایانه‌ای و پایگاه داده، دسترسی هکرها به اطلاعات از خطرات موجود این سیستم به شمار می‌رود که از آن برای اهداف پلید استفاده می‌کنند. یک نقض امنیتی می‌تواند اطلاعات مالی که کارمندان در اختیار کارفرمایان قرار می‌دهند مانند امور مالیاتی و شخصی و تماس‌های اضطراری را آشکار کند.
مدیریت مزایا از نقاط قوت
مدیریت مزایا در پلتفرم‌های HRIS کارفرمایان را قادر می‌سازد تا اطلاعات را ادغام کنند. این بدان معناست که کارکنان می‌توانند به مزایای کارکنان مانند مزایای سلامتی یا برنامه‌های بازنشستگی دسترسی داشته باشند. مدیریت مزایا باعث میشود کار دفتری از بخش‌های منابع انسانی حذف شده تا تمرکز بر توسعه کارمندان بیشتر شود. در نتیجه، کارکنان مجبور نیستند وقت خود را برای تشکیل پرونده و بازیابی فرم‌ها صرف کنند.
اسناد یک مزیت تحلیل منابع انسانی
دسترسی به تمام اسناد مهم شرکت از نقاط مثبت این فرایند است. همه چیز از کتاب‌های راهنمای کارمندان و آیین‌نامه‌های اخلاقی گرفته تا برنامه‌های تخلیه و اضطراری در پلت‌فرم HRIS ذخیره میشود. اگر کسی نیاز به دسترسی به آن دارد، تنها کاری که باید انجام دهد این است که وارد سیستم شده و فایل را گرفته و آن را باز کند.
چالش‌های مربوط به HRP
چالش‌های مربوط به تحلیل منابع انسانی می‌تواند شامل نیروهایی باشد که همیشه در حال تغییر هستند، مانند مریض شدن کارمندان، ارتقاء رتبه یا رفتن به تعطیلات. HRP می‌تواند تضمین کند که بهترین تناسب بین کارگران و مشاغل وجود دارد و از کمبود و مازاد در مجموعه کارکنان جلوگیری می‌کند.
برنامه‌ریزی‌های لازم برای مدیران منابع انسانی برای برآورده ساختن اهداف خود
جذب کارکنان ماهر و انتخاب بهترین نامزدها، آموزش و تشویق کارکنان، کنار آمدن با غیبت‌ها و درگیری‌ها، ارتقا کارمندان و یا گاهی رهاکردن آن‌ها.
از مهم‌ترین تصمیماتی که یک شرکت می‌تواند بگیرد، سرمایه‌گذاری در تحلیل مدیریت منابع انسانی است که برای موفقیت یک شرکت ضروری خواهد بود. اگر یک شرکت بهترین کارمندان و بهترین شیوه‌ها را در اختیار داشته باشد، می‌تواند به معنای تفاوت بین کندی و بهره‌وری به هدایت شرکت به سمت سودآوری کمک کند.
هدف برنامه‌ریزی منابع انسانی داشتن تعداد بهینه پرسنل برای کسب بیشترین درآمد برای شرکت است. از آن‌جا که اهداف و استراتژی‌های یک شرکت در طول زمان تغییر می‌کند، برنامه‌ریزی منابع انسانی یک امر عادی شناخته میشود. علاوه بر این با افزایش جهانی‌سازی، بخش‌های منابع انسانی برای تطبیق با مقررات کار دولتی که از کشوری به کشور دیگر متفاوت است، با اجرای شیوه‌های جدید مواجه خواهند شد.
افزایش استفاده از کارکنان به صورت دورکاری توسط بسیاری از شرکت‌ها نیز بر برنامه‌ریزی منابع انسانی تأثیر می‌گذارد و بخش‌های منابع انسانی را ملزم می‌کند تا از روش‌ها و ابزارهای جدید برای استخدام، آموزش و حفظ نیروی انسانی استفاده کنند.
چرا برنامه‌ریزی منابع انسانی مهم است؟
یک کسب و کار با استفاده از برنامه‌ریزی منابع انسانی (HRP) می‌تواند استعدادهای مناسب را برای به کارگیری بهتر حفظ و هدف قرار دهد. همچنین بهینه سازی عملکرد کارکنان با داشتن مهارت‌های فنی و نرم مناسب کارآمدتر خواهد بود. مدیران نیز می‌توانند مهارت‌های مورد نیاز را میان نیروی کار، آموزش و توسعه دهند.
