تا زمانی که نتایج کارهایتان را اندازهگیری نمیکنید، نمیتوانید میزان موفقیت یا شکست خود را متوجه شوید. امروزه بسیاری از شرکتها برای اندازهگیری موفقیتهای خود از معیارها یا KPI های مختلف استفاده میکنند. با وجود این یکی از سؤالات کارفرماها و مدیران این است که شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی چطور باید محاسبه شوند.
با توجه به اینکه منابع انسانی مانند سایر واحدهای هر سازمان مجموعه فعالیتها و اعداد و آمار مشخصی ندارد، تعداد زیادی از کسب و کارها در مشخصکردن شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی مشکل دارند. در این مطلب قصد داریم درباره شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی صحبت کنیم و ببینیم منابع انسانی چه شاخصهای عملکردی دارند و چطور میتوان آنها را اندازهگیری و آنالیز کرد.
شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی چیست؟
KPI مخفف عبارت Key Performance Indicator و معنای آن سنجش عملکرد است که بهطور مستقیم با اهداف شرکتها یا سازمان ارتباط دارد. شما بهکمک شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی متوجه میشوید آیا واحد منابع انسانی توانسته است اهداف مشخصشده را بهدرستی اجرایی کند یا نه. همچنین بهکمک این شاخصها مشخص میشود در کدام زمینهها باید بهبود انجام شود و در کدام قسمتها اهداف محقق شدهاند. مشخصکردن اهداف بهکمک شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی چهارچوب مشخصی برای تیم منابع انسانی مشخص میکند که بهواسطه آن تصمیمگیری هم هدفمندتر میشود.
شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی معیارهای استراتژیک است، اما وابسته به این است که بتوان همهچیز را در واحد منابع انسانی اندازهگیری کرد. شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی تعیین میکند آن دسته از معیارهایی که در چهارچوب عدد و رقم و اندازهگیری میگنجند و ارتباط مستقیمی با استراتژی و هدف سازمانی دارند، کدام هستند و سپس اندازهگیری و آنالیز آنها را برای شما آسانتر میکنند.
بررسی شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی میتواند سبب رشد و پیشرفت نیروی کاری شما شود و در پایان به موفقیت و پیشرفت سازمان بینجامد. همانطور که میدانید منابع انسانی بزرگترین گنجینه هر سازمان هستند؛ پس باید دقت داشته باشید که توجه زیادی به آنها داشته و با معیارهای مناسب ارزیابی لازم را انجام دهید.
شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی چه ویژگیهایی دارند؟
برای اینکه مطمئن شوید درنهایت به نتایج دقیقتری دست پیدا میکنید، باید از ویژگیهای خاصی در شاخصهای کلیدی عملکرد مدیریت منابع انسانی اطمینان حاصل کنید. در اینجا ویژگیهایی که شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی باید داشته باشند، عنوان شده است.
- پراکندگی
اگر روی شاخصهای کلید عملکرد کمتری در یک زمان تمرکز کنید، آن را قابل مدیریتتر خواهید یافت. این کار سبب میشود بتوانید روی آنچه برای شرکت مفیدتر است، بهتر تمرکز داشته باشید و دیگر شاخصهایی را که میتوانید در آینده اضافه کنید مشخص نمایید.
- قابلیت کنکاش
اگر بتوانید جزئیات بیشتری به شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی خود اضافه کنید، به شما کمک میکند نتایج مشخص بیشتری داشته باشید. اضافهکردن جزئیات بیشتر به منابع انسانی کمک میکند تا بتواند بهسادگی پیشبینیهایی درباره شرکت انجام دهد و مشخص کند شرکت در کدام قسمت میتواند پیشرفت داشته باشد.
- هماهنگی
مطمئنشدن از اینکه شما شاخصهای منابع انسانی خود را بهجای در تضاد بودن با هم هماهنگ کنید، بسیار مفید است. این امر میتواند به نتیجهای ساده منجر شود که در یک گزارش همدیگر را پوشش میدهند.
- قابلیت اقدام
شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی باید قابل اقدام باشند؛ به این معنا که شما میتوانید روی نتیجه تأثیر داشته باشید؛ یعنی زمانی که از شاخصهای کلیدی عملکرد مدیریت منابع انسانی خود نتیجهگیری میکنید، میتوانید برای بهبود آنها اقدام کنید؛ برای مثال اگر بفهمید یکی از شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی نرخ غیبت بالاست، میتوانید راهکارهایی برای کمک به کاهش آن مشخص کنید.
شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی چگونه محاسبه میشود؟
برای محاسبه این شاخصها میتوانید دیتاها را جمعآوری و با هم مقایسه کنید. تمام شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی به اهداف کسب و کار و سازمان وابسته هستند و مدیران یا کارکنان هر بخش باید برای توسعه و بهبود وضعیت شاخصها با مدیران منابع انسانی همکاری داشته باشند؛ برای مثال سازمانی را تصور کنید که میخواهد هزینهها را کمتر بکند. این کاهش هزینهها میتواند در بخش استخدام اعمال شود. هزینههای استخدام مثلاً 100 میلیون تومان است و باید تا 70 میلیون تومان کاهش پیدا کند. در این حالت کاهش هزینههای استخدام به یکی از شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی تبدیل میشود.
حالا واحد منابع انسانی میتواند چندین شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی را تعریف کرده و سعی کند هرکدام را به اهداف کوچکتر تقسیم کند. برای اجراییشدن استراتژی HR بهتر است شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی با هم هماهنگ باشند. با وجود این گاهی آنها با هم تضاد دارند یا موازی با هم پیش میروند.
[irp posts=”10837″ ]
حالا برگردیم به همان مثال قبل. اگر مجبور هستید برای یادگیری و توسعه هزینهها را کمتر کنید، اما از طرفی باید برای نوآوری در شرکت تلاش کنید، انتخاب برای شما بسیار سخت خواهد شد. در این مورد نوآوری ضمن کاهش بودجه شاخص کلیدی شما خواهد شد، اما باید به این نکته هم توجه داشته باشید که گاهی با جستوجو برای معیارهای جدید ممکن است به استراتژیهایی برسید که با استراتژیهای سازمان مطابقت ندارند و برای رسیدن به استراتژیهای سازمانی کمکی نمیکند. نمونهای از این معیارها که ممکن است با آنها مواجه شوید، شامل موارد زیر هستند:
- میانگین درآمد
- میانگین ساعتهای آموزش برای هر کارمند
- میانگین سن بازنشستگی
- تعداد متوسط مرخصی برای هر کارمند
- تعداد متوسط روزهای تعطیل برای هر کارمند
- متوسط طول خدمات
هدف شاخصهای منابع انسانی چیست؟
مهمترین شاخصهای منابع انسانی مشخصکردن روشی برای اندازهگیری موفقیت عملکرد آن است. با مشخصکردن شاخصهایی برای ارزیابی شاخصهای کلیدی عملکرد واحد منابع انسانی میتوانید هم روشهای کیفی و هم کمی را سنجش کنید و آن را بهصورت میزان موفقیت واحد منابع انسانی مشخص کنید. با این کار میتوانید رسیدن به اهداف سازمان را سرعت بدهید.
[irp posts=”11060″ ]
مزیتهای استفاده از شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی
از مزیتهای شاخص یا کیپیآی منابع انسانی میتوان به موارد زیر اشاره کرد که سبب بهبود عملکرد سازمان و بیشترشدن رضایت کارکنان و همچنین استفاده از حمایت مدیران میشود. استفاده از شاخصهای منابع انسانی سبب میشود احساس امنیت شغلی، آرامش، شکوفایی، بهبود عملکرد پرسنل، دستیابی سریعتر به اهداف سازمان و صرفهجویی در هزینه و منابع اتفاق بیفتد.
از دیگر مزایای استفاده از شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی میتوان به لیست زیر اشاره کرد:
- کمک به مدیران برای تصمیمگیریهای جدید و پیشبرد اهداف سازمان
- نگهداری و در اختیار داشتن نیروهای انسانی وفادار
- استفاده از محیط کاری مناسب و پویا
- مطمئنبودن از پذیرش رفتار سازمانی توسط پرسنل
- آموزش به کارکنان برای بهترشدن آنها در مهارتهای مورد نیاز و پیداکردن نقاط ضعف در آنها
- ایجاد سیستم منصفانه به همراه عدالت کاری
- برطرفکردن نقصهای سازمان
- ایجاد انگیزه بین کارکنان و تشویق و پاداش
شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی چه کاربردی دارند؟
کاربردهای شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی را سازمانها و شرکتهایی متوجه میشوند که در پی توسعه و پیشبرد داخل سازمانی با هزینههای پایین هستند. اگر شرکتی برای توسعه منابع انسانی خود انرژی داشته باشد، میتواند با هزینههای کمتر از دیگر روشها به توسعه امور و بیشترکردن رضایت پرسنل سریعتر به اهداف دست پیدا کند. سازمانهای بزرگی که به پیشرفت و توسعه کار خود اهمیت بیشتری میدهند، به شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی هم دقت بیشتری میکنند؛ چراکه مدیریت منابع انسانی سبب بیشترشدن عملکرد کارکنان و درنهایت رسیدن به جایگاه بهتر میشود.
مقایسه شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی گذشته در برابر شاخصهای امروز
نکته دیگری که درباره شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی باید به آن توجه داشت، تفاوتهای شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی گذشته در برابر شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی امروز است. یک شاخص پیشرو به تحولات و علل آینده اشاره میکند. این شاخصها مقدم بر یک رویداد هستند؛ برای مثال استفاده از یک شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی میتواند هزینههایی را به نیروی کار تحمیل کند.
شاخصهای مربوط به گذشته به تحولات و تأثیرات گذشته اشاره دارد و نشاندهنده نتایج گذشته است. در صورتی که استفاده از شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی در منابع انسانی برای هزینه نیروی کار باشد، نرخ بیماری یک شاخص مربوط به گذشته خواهد بود. یک شاخص گذشته جایگزین هزینه نیروی کار برای هر کارمند است.
وقتی هدف کسب و کار حمایت از صلاحیت کارکنان باشد، شاخصهای ارزیابی عملکرد کارکنان پیشرو و گذشته چه خواهد بود؟ برای مثال وقتی صلاحیت ثابت برای ارائه خدمات واجد شرایط لازم باشد، این موضوع مرتبط میشود. در این مورد هدف کسب و کار حمایت از صلاحیت کارکنان است. هرچه کارکنان سریعتر آموزش ببینند، دانش سریعتر اجرایی میشود. این موضوع به بهرهوری و نوآوری در تمام یک سازمان کمک میکند. شاخص مربوط به گذشته میتواند تعداد کارمندانی باشد که دوره صلاحیت را به پایان رساندهاند.
همانطور که احتمالاً تاکنون متوجه شدهاید، شاخصهای آینده دقت پایینتری دارند، اما بینش جالبی درباره عملکرد مداوم شاخصهای کلیدی و عملکرد منابع انسانی ارائه میدهند. شاخصهای گذشته دقیقتر هستند، اما بعد از اتفاق به کار میآیند. در نظر گرفتن انواع مختلف شاخصهای کلیدی عملکرد به ایجاد کارت امتیاز کمک میکند و هم آینده را پیشبینی میکند و هم به موفقیتهای تاریخی توجه داشته و مسیر آنها را در پیش بگیرد.
ایجاد یک کارت امتیازی شاخصهای ارزیابی عملکرد کارکنان: یک مورد تجاری واقعی
همانطور که قبلاً هم گفتیم، همه شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی مرتبط و کارآمد نیستند. همه شاخصها به درک عملکرد منابع انسانی کمک نمیکنند. در این بخش با یک مثال برای بخش استخدام این مورد را توضیح میدهیم. این مثال براساس اطلاعات یک شرکت واقعی که در حوزه دریایی کار میکند، ارائه شده است. بخش دریایی غرب در آبهای ناآرامی واقع شده است. این روزها ساخت کشتیهای باری بزرگتر در شرق آسیا ارزانتر از قدیم انجام میشود. از این روز رقابت با نیروی کار ارزان و صنعت فولاد چین برای شرکتهای کشتیسازی که در ایالت متحده هستند، دشوار شده است.
پس اجرای استراتژی تمایز هزینه ممکن نیست. این شرکت تصمیم گرفت سرمایهگذاری بیشتری در زمینه فناوری و نوآوری داشته باشد؛ چراکه میدانست بیشتر مشتریان فعلی آنها به مهارت کشتیسازی با فناوری پیشرفته با قیمت بالا علاقه دارند. اهداف استراتژی هرگز بهصورت مجزا اتفاق نمیافتند. این سازمان باید هزینهها را کاهش بدهد و در عین حال از طریق استخدام نیروهای هوشمندتر نوآورتر شود.
- آنها باید هزینههای استخدام را کمتر میکردند.
- آنها همچنین میخواهند متخصصان واجد شرایط بیشتری را استخدام کنند.
- در مرحله بعد باید برای هر هدف یک یا چند شاخص کلیدی عملکرد ایجاد کنیم. حالا چطور باید زمان تحویل را اندازهگیری کرد.
- جذابیت خود را بهعنوان یک کارفرما چطور باید اندازهگیری کنید.
- بعد از تعریف شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی برای هر هدف باید امتیاز فعلی و هدف را مشخص کنید.
الگوی شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی
درنهایت الگوی تکمیلشده شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی در دسترس شما خواهد بود. براساس استراتژی ما تعداد شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی را مشخص کردهایم که به ما در رسیدن به اهداف استراتژی منابع انسانی کمک میکنند. ما آنها را اندازهگیری کرده و امتیاز فعلی خود را با تعیین هدف مشخص کردهایم.
ایجاد شاخصهای کلیدی عملکرد واحد منابع انسانی که سازگاری بیشتری با کسب و کار دارند و به آن ارزش میافزایند، فرایندی چالشبرانگیز است. زمانی که این کار بهدرستی انجام شود، منابع انسانی میتوانند به روش اثباتشده و مبتنی بر اطلاعات ارزش بالایی به کسب و کار شما اضافه کنند. تعیین اهداف با استفاده از شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی یک چهارچوب مشخص میکند که به تصمیمگیری بهتر و مدیریت نتایج استراتژی کسب و کار کمک میکند.
بررسی ۴ مورد از شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی
- نرخ غیبت
اولین مورد از شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی که میخواهیم آن را بررسی کنیم، نرخ غیبت است. نرخ غیبت نشاندهنده میزان درگیربودن کارکنان در شرکت است و اینکه چه مقدار در محل کار حاضر میشوند. این شاخصها نشان میدهد هریک از کارکنان چه میزان انگیزه دارند تا وظایف کاری خودشان را کامل انجام دهند. همچنین به هدف کلی شرکت کمک میکند.
احتمال دارد کارکنان زمانی که احساس بیانگیزگی میکنند و از کار خود خسته شدهاند، چند روز مرخصی بگیرند. هرچه تعداد روزهای بیشتری آنها از کار دور باشند، نرخ غیبت هم بالاتر میرود. هدف شرکتها معمولاً داشتن نرخ پایین غیبت برای کمک به رسیدن به اهداف سازمان و ضربالاجل پروژه است؛ برای مثال زمانی که در دپارتمان منابع انسانی کار میکنید و تصمیم دارید شاخص غیبت را اجرا کنید، میتوانید یک هدف تعیین کنید و بعد از رسیدن به آن یک هدف برای این معیار میتواند پایینآوردن نرخ غیبت باشد.
با دادن اجازه کار از منزل به کارکنان میتوانید این نرخ را کاهش بدهید. همچنین میتوانید نظرسنجی ناشناسی درباره محیط کار ایجاد کنید. اگر افراد حس رضایت از محیط کارشان نداشته باشند، راهکارهایی برای بهبود آن بیابید و محیط کار مثبتتری برای تیم ایجاد کنید.
[irp posts=”10061″ ]
- ساعت اضافه کاری
این مورد از شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی میتواند به دپارتمان منابع انسانی کمک کند تا روند افزایش و کاهش کار کارکنان بعد از ساعت کاری معمول را درک کند. دلایل مختلفی برای بیشترشدن ساعت کاری و اضافه کاری میتواند وجود داشته باشد؛ از جمله متعهدبودن کارکنان یا افزایش میزان سفارشها یا نقص در پروسه کاری. همچنین میتواند نشاندهنده این موضوع باشد که نیروی انسانی کافی برای کنترل جریان کاری ندارید و فشار مضاعفی به پرسنل وارد میکنید. در دپارتمان منابع انسانی این معیار میتواند با نرخ غیبت یکراستا باشد؛ چراکه اگر افراد ساعت کاری زیادی را به اضافه کاری سپری کنند، احتمال مرخصیگرفتن هم در آنها بیشتر خواهد شد.
برای مثال اگر این شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی را استفاده کنید و متوجه شوید تعداد متعادلی از کارکنان ساعت اضافه کاری را مشغول به کار هستند، میتواند به این معنا باشد که قابلیت کمی برای بهبود در این زمان وجود دارد. در حالت اگر افراد دائم اضافهکاری داشته باشند، میتوانید اقدامات دیگری را اجرایی کنید.
به تعداد کارکنان نگاهی بیندازید و اگر شرکت نیازمند کارکنان بیشتر برای انجام کارهاست، برای آن تصمیم بگیرید. این موضوع میتواند به این معنا باشد که چالشی در پروسه کاری وجود دارد که باید رسیدگی شود. یک چالش در روند کاری میتواند شامل انتظار کار بیشازاندازه از کارکنان داشتن یا ایجادنکردن منابع کافی برای انجام بهینه کارشان باشد.
- هزینههای آموزش
شاخص مربوط به هزینه آموزش از شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی است که مشخص میکند دپارتمان منابع انسانی تا چه اندازه برای داشتن نیروهای متخصص سرمایهگذاری کرده است. دورههای آموزشی اهمیت زیادی دارند تا بتوان کار را به بهترین شکل انجام داد. این دورهها شامل کلاسهای یادآوری و دورههای آموزشی بهروزشده هستند تا اگر دستگاهها یا فرایندهای جدید وجود داشت، آموزشهای لازم به کارکنان داده شود.
میتوانید این شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی را با نرخ غیبت و ساعات کاری اضافهکاری همراستا کنید. اگر کارکنان آموزش کافی نگرفته باشند، ممکن است بهخاطر فشار کاری بارها مرخصی گرفته یا بهخاطر اینکه زمان بیشتری برای انجام وظایفشان نیاز دارند، وقت بیشتری را به اضافهکاری بپردازند. این شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی به دپارتمان منابع انسانی کمک میکند تا بتواند تصمیم بگیرد چه بودجهای باید به دورههای آموزشی اختصاص داده شود؛ برای مثال میتوانید آزمونهایی برای نیروهای استخدامی جدید تهیه کنید تا بهمحض تمامشدن کلاسهای آموزشی آن را انجام دهند.
این کار کمک میکند تصمیم بگیرید آیا آموزشها به اندازه کافی مؤثر بودهاند یا نه. اگر نمرات پایین باشد، میتوانید با سؤالکردن از افراد که در کدام بخش میتوانند از آموزشهای بیشتر سود ببرند، آموزش را بهبود دهید.این مورد را میتوانید با اعضایی که سالها پیش در دورهها شرکت کرده بودند انجام دهید. میتوانید آزمونی در این خصوص بگیرد که چقدر حس مجهزبودن برای انجام کارشان دارند تا درصورت نیاز تجهیزات و منابع کافی را فراهم کنید.
[irp posts=”8406″ ]
- رضایت متخصصها
از دیگر شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی معیار رضایت افراد متخصص است که مشخص میکند کارکنان حرفهای چه اندازه از حقوق و مزایای شرکت رضایت دارند. کارکنان، حقوق، تعادل بین کار و زندگی، الگوی کار هیبریدی و فرهنگ کاری را در زمان جستوجوی کار در نظر میگیرند.
مهم است این نیازمندیها رعایت شوند؛ چراکه میتواند آنها را به ماندن با شرکت در طولانیمدت بهجای عوضکردن شغل بهخصوص اشتغال در شرکتهای رقیب تشویق کند. اگر کارکنان تمایل بیشتری به ایجاد تعادل بین کار و زندگی داشته باشند، اما هر هفته ساعات کاری متعددی را به اضافه کاری بگذرانند، ممکن است بهدنبال شغل دیگری باشند.
برای مثال بهمنظور کمک به سنجش شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی میتوانید نظرسنجی درباره میزان رضایتمندی کارمندان تهیه کنید. کارکنان میتوانند بهصورت ناشناس به آنها جواب بدهند تا حس خود را درباره کار در شرکت به اشتراک بگذارند. میتوانند بیان کنند کموبیش چه میخواهند و مدیریت برای حفظ منابع انسانی در شرکت چه کاری میتواند انجام دهد.
همچنین برای سنجش این معیار از شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی میتوانید نرخ نگهداشت نیروی انسانی را مشخص کنید تا متوجه شوید چه تعداد از کارکنان بعد از مدتی ترجیح میدهند شرکت را ترک کنند. اگر متوجه شدید تعداد کارکنانی که از کار استعفا میدهند، بیشتر شده است، باید علت را مشخص کرده و ترتیبی بدهید که ماندن کارکنان در شرکت به نفعشان باشد.
جمعبندی
برای درک شاخصهای کلیدی عملکرد منابع انسانی مطالعات زیادی لازم است. بررسی این شاخصها نیاز به درک کامل استراتژی و اهداف سازمان دارد. هر شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی راهی است که منابع انسانی میتواند بهواسطه آن به بهترین شکل ممکن به استراتژیهای کلی شرکت کمک کند.